Come abbiamo fatto funzionare la condivisione della conoscenza (dopo aver fallito due volte)

Dicono che la conoscenza è potere.

Sapendo questo, volevamo creare qualcosa che permettesse ai nostri dipendenti di condividere le loro aree di competenza con il team. Il nostro team ha molte parti in movimento con persone che si concentrano sulla scrittura di contenuti di qualità e altri che sono esperti di SEO, ma come tutti sappiamo, essere un marketer a tutto tondo è cruciale nel mondo di oggi.

Non eravamo soli nel pensare che dovevamo iniziare a condividere all'interno del nostro team. Infatti, l'85% dei dipendenti concorda sul fatto che preservare e condividere conoscenze uniche sul posto di lavoro è fondamentale per aumentare la produttività.

Quindi abbiamo provato (e fallito) due volte a creare un processo efficace di condivisione della conoscenza, ma la terza volta è stata quella giusta. Continua a leggere per scoprire cosa abbiamo sbagliato e cosa stiamo facendo bene attualmente.

Ma prima, copriamo alcune delle basi per coloro di voi che stanno appena realizzando il potere della condivisione della conoscenza.

Perché la condivisione della conoscenza è importante

La condivisione inefficiente della conoscenza costa alle grandi aziende 47 milioni di dollari all'anno. Oltre a far risparmiare denaro alle aziende, la condivisione della conoscenza anche:

• Colma le lacune di conoscenza: Se qualcuno non è sicuro di qualcosa ma ha troppa paura di chiedere, una condivisione della conoscenza può insegnargli tutto ciò che deve sapere.
• Crea esperti: Spesso le persone si sottovalutano, ma se vengono spinte a condividere, diventeranno l'esperto in quell'area per i loro compagni di squadra, il che aumenta la loro fiducia.
• Nutre una cultura dell'apprendimento: Lo sviluppo della carriera è cruciale per la fidelizzazione dei dipendenti e la crescita dell'azienda. Quando i dipendenti sanno che dai priorità al loro apprendimento, si creerà un effetto domino positivo.
• Fornisce una base di conoscenza interna: È quasi impossibile imparare una competenza da zero, quindi se qualcuno ha un particolare set di competenze, assicurati che la sua conoscenza sia documentata in un luogo facilmente accessibile.

Ora per la parte divertente. Ora sai perché le condivisioni di conoscenza sono importanti, quindi immergiamoci in come abbiamo fallito nei nostri sforzi di condivisione della conoscenza due volte.

Come abbiamo fallito

Abbiamo un team di individui estremamente talentuosi. Ognuno ha una nicchia di cui è particolarmente appassionato e in cui è esperto, ma non sapevamo come diffondere quella conoscenza agli altri.

Non volevamo costringere le persone a prendere tempo dalle loro giornate impegnate per condividere e ascoltare. Ma non volevamo nemmeno che le persone perdessero i benefici delle condivisioni di conoscenza.

Quindi abbiamo provato alcune cose che non hanno funzionato.

Pranzi e apprendimento

In teoria, i pranzi e apprendimento sono fantastici. E sono sicuro che alcuni di voi che leggono hanno avuto successo con essi. Noi, tuttavia, no.

I pranzi e apprendimento sono presentazioni che avvengono durante l'ora di pranzo. L'idea è che le persone usino le loro pause pranzo per essere produttive e imparare.

I nostri pranzi e apprendimento erano sporadici e fatti su base necessaria. Ad esempio, se stavamo creando una nuova strategia di mappatura delle parole chiave, venivano inviati inviti al calendario durante il pranzo del venerdì al team. Poi, il leader del progetto presentava il suo lavoro e chiedeva domande sull'argomento.

Abbiamo pensato che questa idea fosse fantastica perché era solo 'quando necessario' e non tagliava la giornata lavorativa.

Abbiamo pensato male.

Le persone volevano che le condivisioni di conoscenza fossero standardizzate – non casuali. Inoltre, non amavano sacrificare il loro tempo di pranzo per imparare. Invece, i dipendenti volevano vedere che la leadership di G2 valutava la condivisione della conoscenza abbastanza da prendere tempo dalla giornata lavorativa effettiva.

I dipendenti hanno smesso di partecipare. Gli esperti hanno smesso di condividere. C'è stato un lento svanire, e i pranzi e apprendimento semplicemente hanno smesso di accadere.

Ore d'ufficio

Un paio di mesi dopo, i dipendenti hanno espresso il desiderio di condividere aspetti dei loro progetti di nicchia, ma non volevamo una ripetizione dei pranzi e apprendimento. Quindi abbiamo ideato ore d'ufficio che sarebbero state il venerdì pomeriggio dove le persone potevano discutere liberamente idee con esperti di argomenti.

La speranza era che il tempo stabilito e la mancanza di struttura all'interno del tempo permettessero ai dipendenti di parlare di ciò su cui stavano lavorando e di elaborare modi per migliorare le loro idee. I venerdì pomeriggio erano già meno produttivi di altri momenti, quindi i dipendenti potevano usarlo per parlare di aree di interesse e miglioramento.

Alcune di queste sessioni sono state un successo perché le persone sono venute desiderose di imparare e condividere. Ma il venerdì pomeriggio è un momento difficile per concentrarsi, e tutti, incluso me, hanno spostato l'attenzione dalla condivisione della conoscenza lavorativa alla condivisione di quali fossero i loro piani per il fine settimana.

Invece di lasciare che questa idea svanisse, abbiamo deciso attivamente che avevamo bisogno di un sistema più nuovo e migliore per la condivisione della conoscenza. In precedenza, questo compito era stato sullo sfondo di molti piatti delle persone, senza un responsabile del progetto stabilito. Quindi mi è stato chiesto di formalizzare il processo e sviluppare un metodo che funzionasse davvero.

La nostra ricetta per un sistema di condivisione della conoscenza che funziona

Abbiamo imparato dai nostri errori precedenti e finalmente creato un processo di condivisione della conoscenza che avvantaggia sia il team che l'esperto/i.

Il nostro terzo tentativo di condivisione della conoscenza è stato soprannominato CSO in the Know, CSO che sta per "Content, SEO, and Offsite," un termine che usiamo per descrivere il nostro team, e "in the know" come obiettivo delle condivisioni di conoscenza: mantenere tutti informati su argomenti specifici. Questo titolo ha formalizzato le nostre condivisioni di conoscenza e le ha rese uniche per il nostro team.

Ci sono tre componenti delle nostre condivisioni di conoscenza che aiutano a rendere il sistema un successo: coerenza, rilevanza e trasparenza.

Coerenza

Prima, abbiamo presentato il concetto nella nostra riunione settimanale del team. Poi, abbiamo chiesto ai membri del team di offrirsi volontari per condividere.

Lo stesso giorno in cui questo concetto è stato lanciato, abbiamo riempito i primi sei mesi di condivisioni di conoscenza con volontari disposti ed entusiasti. Ero scioccato! Ad essere onesto, pensavo che avremmo ricevuto solo silenzio dal team e temevo che anche questo sarebbe fallito.

Ma con la coerenza dello stile di presentazione, le persone erano più disposte a farsi avanti e condividere.

Abbiamo creato un documento e un modello che spiegano le aspettative, rendendo facile per il volontario inserire la propria conoscenza senza lavoro extra. Permette anche al nostro team di capire cosa aspettarsi in ogni condivisione di conoscenza.

Inoltre, CSO in the Know è programmato all'inizio della settimana alla fine di ogni mese per 30 minuti. Quindi non ci sono sorprese, ed è un piccolo impegno di tempo. Inoltre, i presentatori sono costretti a consolidare e condividere solo le informazioni più importanti.

La settimana prima della condivisione della conoscenza, i presentatori hanno una riunione con me per passare attraverso una presentazione simulata. In questo modo, posso dare suggerimenti di formattazione, feedback sulla presentazione e consigli per coinvolgere il pubblico. Il nostro team non ha molte opportunità di presentazione formale, quindi queste condivisioni di conoscenza li aiutano a migliorare quella competenza cruciale.

La nostra prima condivisione di conoscenza è stata sulla potatura dei contenuti, seguita da presentazioni su grammatica, design grafico e migliori pratiche sui social media. Abbiamo avuto il 100% di partecipazione a tutte queste presentazioni.

Rilevanza

Le persone smetteranno di partecipare se gli argomenti non sono interessanti. Semplice come quello. Assicurati di non cercare solo di riempire il tempo della condivisione della conoscenza. Invece, concentrati davvero su ciò che porterebbe valore al team.

Non aver paura di spingere qualcuno oltre sulla sua proposta di argomento. Se c'è qualcosa di attuale che sta accadendo, trova un modo per integrarlo nella prossima condivisione di conoscenza. Nessuno vuole far parte di qualcosa di noioso e stantio.

Se sai che qualcuno nel tuo team sta lavorando su qualcosa di innovativo e coinvolgente, chiedigli se sarebbe disposto a presentare. Va bene essere proattivi invece di aspettare che le persone vengano da te.

L'unico modo in cui una condivisione di conoscenza può durare è se è rilevante per i dipendenti. Quindi assicurati di sottolineare l'importanza della rilevanza quando parli ai tuoi dipendenti del processo di condivisione della conoscenza.

Trasparenza

Dopo che la presentazione finisce, il lavoro non si ferma. Crea uno spazio utilizzando software di gestione della conoscenza per consentire ai dipendenti di accedere alle diapositive dopo la presentazione. È facile da fare, ma spesso dimenticato fino a quando non è troppo tardi.

In questo modo, se hanno bisogno di un ripasso, non devono aspettare qualcun altro per le informazioni. Possono facilmente cliccare sul link per riapprendere informazioni pertinenti.

Ecco il grafico estremamente semplice, ma efficace che usiamo all'interno della nostra piattaforma di gestione della conoscenza:

Un altro motivo per cui documentare le condivisioni di conoscenza in un unico posto è importante è perché le persone in tutta l'azienda possono accedere alle informazioni. Quindi, se qualcuno sta cercando di imparare cosa sta facendo il tuo particolare team e ha bisogno di aggiungere quel set di competenze al proprio team, può insegnare a se stesso utilizzando le diapositive collegate nello strumento di gestione della conoscenza.

L'ultimo vantaggio di avere una documentazione trasparente del processo e della conoscenza condivisa è per i dipendenti che sono assenti durante la presentazione o per le persone che sono nuove nel team.

Più sai, meglio è

Sei un passo più vicino a creare un sistema di condivisione della conoscenza che funziona. Non aver paura di fallire un paio di volte prima, ma tieni sempre a mente coerenza, rilevanza e trasparenza quando crei la tua strategia personale.

Ci sono altri modi per migliorare la produttività e le prestazioni al lavoro. Un modo è costruire una cultura più collaborativa al lavoro.