La Lista di Controllo Definitiva per la Pianificazione di Eventi (+Guida Gratuita alla Pianificazione Definitiva)

Il marketing degli eventi riguarda tutti i dettagli.

Per avere successo, devi avere una mente per la gestione dei progetti e la capacità di tenere d'occhio le piccole cose.

Che tu sia nuovo nel marketing degli eventi o un professionista esperto, non sottovalutare mai il potere di una checklist per la pianificazione degli eventi.

In sintesi, i 15 dettagli principali coperti in questa checklist di gestione degli eventi includono:

Questa è una panoramica molto basilare. Tra poco esamineremo i dettagli di questi elementi, inclusa una timeline per la pianificazione degli eventi.

Con così tanti compiti che ti passano per la mente, una checklist ti offre un modo tangibile per assicurarti che nulla venga dimenticato. Questo è particolarmente utile durante i giorni finali prima del tuo evento o quando si presentano problemi inaspettati. 

Consiglio vivamente di stampare la checklist "cassetta degli attrezzi del giorno dell'evento" e di spuntare fisicamente ogni elemento. È troppo facile scorrere un elemento e perderlo sullo schermo del computer. Un bel "tick" è un modo sicuro per assicurarti di avere tutto ciò di cui hai bisogno il giorno dell'evento.

I dettagli di base su questa checklist devono essere completati il prima possibile, idealmente da quattro a sei mesi in anticipo. Tuttavia, se stai iniziando a pianificare un evento che è solo uno o due mesi lontano, è ancora possibile eseguire un evento di successo! L'ho fatto io stesso più volte; potresti solo aver bisogno di un po' di caffeina in più. ;)

Usa questa checklist come guida per la pianificazione degli eventi e abbi fiducia che la tua strategia di marketing per eventi sarà un successo!

I primi passi

Queste sono le prime azioni che devi intraprendere quando sei pronto a pianificare un evento. Inizia decidendo l'obiettivo del tuo evento. Qual è lo scopo e quale budget hai per realizzarlo?

Quindi, prima di poter creare il sito web del tuo evento o promuoverlo, avrai bisogno di alcuni dettagli di base come la data, l'ora e la posizione.

I primi passi per pianificare un evento sono:

• Decidere gli obiettivi del tuo evento.
• Determinare il budget.
• Brainstorming di un tema per l'evento.
• Ricercare relatori e intrattenimento; contattare coloro che si adattano ai tuoi obiettivi. Questa guida di BigSpeak è una grande risorsa su come prenotare un relatore celebre.

• Trovare location per eventi, ricercare i prezzi e visitare le potenziali location.

1. Controllare eventuali requisiti contrattuali – hanno un minimo di cibo e bevande?
2. Assicurarsi che la location abbia le licenze necessarie per l'alcol, se necessario.
3. Essere consapevoli delle sistemazioni per chi ha disabilità.
4. Esaminare le opzioni di parcheggio e trasporto pubblico.

• Stabilire i livelli e i pacchetti degli sponsor.
• Compilare un elenco di potenziali sponsor; consolidare e inviare la tua proposta agli sponsor.
• Bloccare la data del tuo evento. (Assicurati che non ci siano eventi simili nel settore lo stesso giorno!)
• Decidere se assumerai una società di gestione eventi per assisterti. 

Da tre a sei mesi prima dell'evento

Ora che hai messo in atto i pezzi fondamentali del puzzle, è il momento di continuare a comunicare con i partner dell'evento, i relatori e gli sponsor. Gli altri passi principali includono la costruzione del sito web del tuo evento (così gli ospiti possono registrarsi) e l'inizio della promozione del tuo evento.

La tempistica per iniziare questo processo sarà influenzata dalla dimensione del tuo evento. Una grande conferenza che dura diversi giorni avrà un costo più elevato per i partecipanti. Ciò significa che dovresti iniziare a promuovere il tuo evento con mesi di anticipo. Se il tuo evento è una sessione con un solo relatore, non avrai bisogno di tanto tempo di anticipo per la promozione del tuo evento.

I passi da eseguire da tre a sei mesi prima del tuo evento includono:

• Stabilire chi nel tuo team sarà responsabile di cosa.
• Definire il tuo programma di marketing e pubblicità.
• Confermare i relatori e l'intrattenimento, e continuare a cercare se necessario.
• Ottenere le foto e le biografie dei relatori per il tuo sito web.
• Bloccare gli sponsor e continuare a contattarne altri se necessario.
• Inviare contratti agli sponsor e tenere un file dettagliato dei contratti firmati e dei benefici che stai fornendo loro.
• Incontrare eventuali partner o co-organizzatori dell'evento.
• Per un grande evento, decidere se utilizzerai un'app per eventi. In tal caso, inizia a compilare i contenuti per la tua app, inclusi:

1. Loghi degli sponsor
2. Foto e biografie dei relatori
3. Domande per i sondaggi
4. Sondaggi live durante le sessioni
5. Location dell'evento e alloggi
6. Prezzi e registrazione
7. FAQ
8. Mappe della sala espositiva

• Finalizzare il branding e il design dell'evento – tema, loghi, colori, ecc.
• Prenotare l'evento su tutti i calendari interni dei dipendenti.
• Confermare la tariffa del biglietto che addebiterai.
• Acquisire eventuali permessi o licenze richiesti.
• Stabilire l'agenda. Includere tempo per:

1. Registrazione
2. Presentazione(i) o intrattenimento
3. Domande e risposte
4. Pausa
5. Networking e rinfreschi

• Pianificare il layout della location, inclusi spazi per:

1. Presentazioni
2. Catering
3. Stanze per i relatori
4. Stand degli sponsor
5. Registrazione

• Decidere se farai pubblicità a pagamento, come retargeting o annunci display.
• Brainstorming e pianificazione delle decorazioni per l'evento.
• Ricercare eventuali fornitori di eventi richiesti. Questo include stampatori, catering, fotografi, audio/visivi o videografi.

1. Chiedere raccomandazioni ai contatti. Leggere le recensioni dei clienti dei fornitori per garantire la qualità del loro servizio clienti.
2. Esaminare i prezzi: si adattano al tuo budget? I fornitori più costosi offrono più valore?
3. Fai la tua lista ristretta e controlla la disponibilità dei fornitori.

• Costruire eventuali documenti condivisi per il tuo team, come:

1. Adempimento degli sponsor dell'evento: qui terrà traccia di quali benefici riceverà ogni sponsor durante la promozione dell'evento e il giorno dell'evento. Assicurati di includere le informazioni di contatto.
2. Informazioni sui relatori: questa è la fonte per tutti i dettagli sui relatori, incluse le informazioni di contatto, gli argomenti delle presentazioni, il permesso di condividere le loro diapositive e discorsi, requisiti speciali e qualsiasi altro dettaglio.

• Negoziare un accordo su un blocco di hotel per gli ospiti fuori città.
• Creare il sito web del tuo evento e il processo di registrazione dei biglietti.
• Annunciare e promuovere il tuo evento.

Creare il sito web del tuo evento e la registrazione

Una volta che hai la tua location e almeno alcuni dei tuoi relatori o intrattenimento confermati, è il momento di imparare come creare un sito web per il tuo evento.

Qui è dove gli ospiti possono trovare ulteriori informazioni e registrarsi. A meno che tu non stia lavorando con un'agenzia di gestione eventi che gestisce le tue registrazioni, questo comporterà due fasi.

1. Innanzitutto, imposta il tuo evento su una piattaforma di registrazione e biglietteria per eventi.
2. Quindi, crea una landing page sul sito web della tua azienda.

Impostare il processo di registrazione

• Scegli la tua piattaforma di biglietteria e registrazione per eventi.
• Crea un account con quella piattaforma.
• Aggiungi il tuo logo, i dettagli dell'evento, i numeri di capacità e i prezzi.
• Controlla eventuali impostazioni automatiche all'interno della piattaforma. Ad esempio, verrà inviata automaticamente un'email ai registranti dell'evento? In tal caso, devi modificare il testo?

Creare la tua landing page per l'evento

• Scrivi la descrizione del tuo evento.
• Includi la data, l'ora e la location.
• Carica le foto e le biografie dei tuoi relatori o intrattenitori.
• Assicurati di avere una forte call-to-action (CTA) per registrarti.
• Con il tuo CTA, includi un link, un pulsante o un modulo per registrarti tramite il tuo software di registrazione per eventi.

Annunciare e promuovere il tuo evento

Una volta pubblicato il tuo sito web, è il momento di annunciare e promuovere il tuo evento. Assicurati di includere un link per registrarti ogni volta che condividi l'evento e su tutti i canali.

Il marketing del tuo evento include i seguenti passaggi. Per un evento di qualsiasi dimensione, dovresti inviare un'email al tuo database e condividerlo sui social media. Per un evento più piccolo, come una presentazione con un solo relatore, non hai bisogno di un comunicato stampa e probabilmente non investirai in pubblicità a pagamento.

I passaggi di base per annunciare e promuovere il tuo evento sono:

• Scrivere e distribuire un comunicato stampa per l'evento. Impara come scrivere un comunicato stampa per chi è alle prime armi.
• Inviare un'email al tuo database. Considera di offrire prezzi anticipati.
• Condividere l'evento su tutti i canali social media rilevanti:

1. Twitter
2. LinkedIn
3. Facebook
4. Instagram

• Chiedere ai relatori di condividere l'evento con i loro follower. Dare loro codici sconto personalizzati.
• Iniziare qualsiasi pubblicità a pagamento.

Da uno a tre mesi prima dell'evento

In questo momento, stai guadagnando slancio. Qualunque siano i tuoi altri compiti di marketing, la preparazione dell'evento sta occupando sempre più tempo ogni giorno. 

Alcuni dei passaggi più importanti a questo punto includono assicurarsi che i tuoi sponsor, relatori e fornitori di eventi siano confermati al 100%.

E, naturalmente, questo è il momento ideale per continuare la promozione dell'evento!

Da uno a tre mesi prima dell'evento, i tuoi compiti sono:

• Controllare regolarmente i numeri di registrazione sulla tua piattaforma di registrazione per eventi:

1. Stai avvicinandoti alla capacità massima?
2. Se no, hai bisogno di investire più tempo nella promozione?
3. Quanto reddito sta entrando?
4. Sono state inviate richieste speciali tramite la piattaforma di registrazione?

• Prenotare voli e hotel per il personale; registrare tutte le informazioni di viaggio in un documento condiviso.
• Confermare e registrare voli e alloggi per i tuoi relatori.
• Tenere riunioni regolari con il tuo team di pianificazione eventi.
• Contattare i volontari dell'evento.
• Eseguire i dettagli dell'app per eventi:

1. Finalizzare e aggiungere contenuti all'app.
2. Testare la tua app per eventi su dispositivi Apple e Android.
3. Pubblicare l'app e promuoverla ai partecipanti all'evento.

• Inviare promemoria mensili dell'evento al tuo database; ricordare loro eventuali promozioni sui prezzi che stanno per terminare.
• Continuare ad annunciare eventuali nuovi relatori o intrattenitori principali al tuo evento.

1. Aggiungere nuovi presentatori al sito web dell'evento.
2. Creare comunicati stampa e inviare email ai titolari di influenza.

• Continuare a condividere il tuo evento su tutti i canali social media.
• Fornire ai dipendenti della tua azienda e ai relatori contenuti regolari sui social media da condividere.
• Ordinare eventuali gadget per eventi desiderati.
• Ottenere l'approvazione degli sponsor su eventuali articoli brandizzati. Ad esempio, un'azienda potrebbe essere l'unico sponsor della borsa gadget o del taccuino ufficiale dell'evento. Assicurati che approvino l'uso del loro logo.
• Continuare a coltivare e prenotare potenziali sponsor che non hanno firmato.
• Aggiungere eventuali nuovi sponsor al sito web dell'evento e al tuo foglio di adempimento degli sponsor.
• Ordinare le decorazioni per l'evento.
• Confermare i dettagli di carico con la location. Fornire agli sponsor eventuali dettagli di spedizione.
• Scrivere il testo per eventuali materiali collaterali dell'evento, come la segnaletica e il programma dell'evento.
• Finalizzare e confermare i fornitori dell'evento, inclusi:

1. Catering
2. Fotografo
3. Audio-visivo
4. Videografo
5. Stampatore
6. Noleggio attrezzature (eventuali tavoli, sedie, tovaglie, palchi temporanei, ecc.)

• Lavorare con il team di design su eventuali materiali stampati:

1. Mappa della location e indicazioni
2. Altra segnaletica e banner dell'evento
3. Agenda e programma
4. Schema dei posti a sedere
5. Menu
6. Badge con nome

• Continuare a controllare i numeri di registrazione.

Il mese prima dell'evento

Questo è il momento cruciale per comunicare con i tuoi partner dell'evento. Quando lavori con così tante altre persone (come relatori, sponsor e fornitori) per eseguire il tuo evento, è facile che qualcuno dimentichi un dettaglio di cui hai discusso durante le fasi iniziali. 

 Continua ad avere riunioni regolari con il tuo team e con eventuali partner dell'evento. Il tempo volerà; non aspettare fino all'ultimo minuto per ricordare agli sponsor cosa ti serve da loro o per ordinare materiali.

Le attività da eseguire il mese prima del tuo evento sono:

• Controllare l'adempimento contrattuale dei requisiti degli sponsor:

1. Hai la conferma degli articoli per la borsa gadget dagli sponsor?
2. Il logo di ogni sponsor è su tutti i materiali stampati e digitali dell'evento?
3. I dettagli degli stand degli sponsor e le richieste speciali sono confermati?

• Confermare che ci saranno abbastanza prese e stazioni di ricarica.
• Inviare email ai partecipanti per i requisiti dietetici.
• Discutere gli argomenti dei relatori e finalizzare eventuali dettagli.
• Finalizzare il menu del catering.
• Assicurarsi che i pasti per i volontari e i dipendenti siano ordinati.
• Creare e inviare un brief di produzione al tuo videografo o società di produzione.
• Inviare email agli sponsor con eventuali nuove istruzioni e informazioni sull'agenda.
• Confermare le capacità Wi-Fi della location dell'evento e assicurarsi che eventuali password siano visibili ai partecipanti.
• Delegare i compiti del giorno dell'evento ai dipendenti.
• Invitare i membri del consiglio e i VIP a presentare i relatori e condurre le domande e risposte.
• Finalizzare, correggere e ordinare i materiali stampati.

Da una a due settimane prima dell'evento

Ormai, qualsiasi cosa non correlata all'evento sarà caduta in fondo alla tua lista di cose da fare. Non è una cosa negativa; è così che funziona nel marketing degli eventi!

Affondare i tacchi e lavorare sodo ora garantirà uno stress minimo nei giorni finali prima del tuo evento.

In questo periodo impegnato, i tuoi compiti sono:

• Scrivere i copioni per eventuali introduzioni o discorsi.
• Creare diapositive di attesa e presentazione.
• Spedire eventuali materiali necessari alla location dell'evento.
• Ottenere e registrare eventuali nomi di partecipanti sconosciuti:

1. Se i tuoi sponsor hanno ricevuto biglietti per l'evento, confermare e registrare i dipendenti che parteciperanno.
2. Se hai avuto registranti di gruppo o "tavoli da 10", ottenere i dettagli di registrazione per quegli individui.

• Registrare i relatori – anche loro hanno bisogno di badge con nome!
• Preparare le borse gadget.
• Assegnare compiti ai volontari:

1. Scansione dei badge con nome.
2. Accogliere gli ospiti e condurre la registrazione.
3. Tenere cartelli per avvisare i relatori di "cinque minuti rimanenti" durante le loro presentazioni.
4. Indirizzare gli ospiti su dove andare.
5. Monitorare le stanze.
6. Distribuire gadget.

• Inviare email di promemoria e eventuali materiali di formazione ai volontari e al personale dell'evento.

La settimana prima dell'evento

Il momento cruciale è ufficialmente arrivato! Le giornate sono lunghe e le notti sono brevi, ma si spera che tu abbia abbastanza entusiasmo e adrenalina per continuare.

Questa settimana sarà piena di dettagli finali dell'evento. Di solito, un evento coinvolge così tante parti in movimento che non puoi eseguire compiti come creare il tuo foglio di marcia o i badge con nome prima di questo periodo. Altrimenti, i dettagli cambieranno e dovrai rifarlo due volte!

Gli elementi da attivare questa settimana sono:

• Creare e inviare il tuo foglio di marcia dell'evento (noto anche come programma di produzione) a:

1. I dipendenti della tua azienda
2. Relatori
3. Volontari o personale temporaneo

• Testare la dimensione e la compatibilità delle tue diapositive di attesa e presentazione:

1. I tuoi font sono compatibili con altri dispositivi? Il tuo PowerPoint potrebbe apparire completamente diverso su un computer che non ha il tuo font installato. Se possibile, salva il tuo PowerPoint come PDF per superare questo problema.
2. Il tuo documento PowerPoint ha le stesse dimensioni dello schermo di presentazione? Controlla per assicurarti che siano entrambi 4:3 o 16:9.

• Contattare e inviare promemoria a tutti i fornitori dell'evento. Invia loro il foglio di marcia e conferma le indicazioni e l'orario di arrivo.
• Inviare i numeri finali dei partecipanti al tuo catering e alla location.
• Assicurarsi di avere tutte le diapositive PowerPoint dei relatori; testarle per la compatibilità.
• Inviare un'email di promemoria dell'evento agli ospiti. Includere indicazioni e l'agenda.
• Creare e stampare badge con nome.
• Inviare eventuali requisiti dietetici alla location del tuo evento.
• Finalizzare eventuali formazioni in loco per il personale e i volontari del booth fieristico.
• Stampare copie cartacee dei tuoi documenti:

1. Menzioni "da fare"
2. Gli handle degli sponsor e dei relatori
3. Hashtag rilevanti
4. Ordine del giorno
5. Foglio di contatto
6. Elenco dei partecipanti
7. Checklist dei social media:
8. Qualsiasi altra agenda interna e documentazione.

• Mettere le diapositive di attesa e presentazione su una chiavetta USB.
• Inviare al tuo fotografo una lista di scatti necessari.
• Confezionare i regali per i relatori.
• Effettuare il check-in per i voli, se necessario.
• Preparare la tua cassetta degli attrezzi per l'evento. (Continua a leggere per una checklist degli elementi da includere!)

Il giorno dell'evento

Il giorno è finalmente arrivato! Adoro la sensazione di attesa quando entro nella location dell'evento. È presto e ho dormito poco, ma sono pronto ed entusiasta per la giornata.

Entra nella location del tuo evento con un sorriso sul volto e la fiducia di essere preparato. E, anche se non è sulla lista, non dimenticare un orologio e scarpe comode!

Il tuo kit per il giorno dell'evento

Consiglio sempre di portare stampe alla location dell'evento. Non sai mai quando potresti avere problemi di connessione a Internet o una batteria scarica! Nessuna tecnologia può ostacolare un vero pezzo di carta. (A meno che la tua stampante non funzioni, ovviamente!)

Leggendo questa checklist, ti renderai rapidamente conto di un motto che i pianificatori di eventi condividono con i boy scout: Essere sempre preparati!

Gli elementi per la tua cassetta degli attrezzi del giorno dell'evento sono:

• Elenco stampato dei partecipanti
• Stampe del tuo ordine del giorno
• Etichettatrice o stampante portatile per badge con nome
• Batterie per etichettatrici o caricabatterie per una stampante portatile
• Nastro extra per etichettatrice
• I tuoi badge alfabetizzati per tutti gli ospiti e i relatori
• Etichette/nome vuoti da stampare all'evento
• Porta badge con nome extra
• Sharpies
• Eventuali banner o altra segnaletica dell'evento
• Portatile
• Caricabatterie per portatile
• Caricabatterie per telefono
• USB di backup con diapositive di attesa
• Post-it
• Nastro adesivo e gomma adesiva
• Forbici o taglierino
• Carta e penne
• Fotocamera
• Advil o Tylenol
• Parete mediatica
• Cartelli "Riservato" (Usali per far sedere gli ospiti VIP davanti. Oppure, mettili sulle sedie in fondo, così i ritardatari avranno un posto dove sedersi.)
• Pellicola trasparente e contenitori per il cibo avanzato
• Checklist per la condivisione sui social media stampata
• Mentine o gomme da masticare
• Spille di sicurezza
• Cerotti o kit di pronto soccorso
• Regali per i relatori

Con il tuo kit per il giorno dell'evento pronto e preparato, sarai pronto per ciascuno dei seguenti:  

Quando arrivi

• Arriva presto per un giro di ricognizione della location.
• Contatta il tuo punto di riferimento della location dell'evento.
• Rispondi a eventuali domande o problemi sul posto degli sponsor.
• Allestire eventuali banner e la tua parete mediatica.
• Controllare il catering; assicurarsi che i requisiti dietetici siano soddisfatti.
• Caricare e testare le diapositive di attesa.
• Testare l'attrezzatura audio, inclusi i microfoni Lavalier individuali.
• Mettere su eventuali segnaletiche dell'evento per indirizzare i partecipanti.
• Allestire il tavolo di registrazione e i badge con nome.
• Eseguire un controllo finale audio/visivo.

Durante la giornata

• Assistere i relatori e gli sponsor secondo necessità.
• Accogliere gli ospiti, specialmente i VIP.
• Guidare i presentatori dalla stanza dei relatori alle loro stanze di presentazione.
• Microfonare i relatori.
• Condividere immagini e citazioni dell'evento sui social media.
• Scattare foto dell'evento o assicurarsi che il tuo fotografo stia eseguendo la lista di scatti richiesta.
• Assicurarsi che i bicchieri d'acqua dei relatori siano pieni.
• Guidare gli ospiti a tornare nelle stanze di presentazione dopo le pause.
• Assegnare te stesso o un altro leader per essere pronto a risolvere i problemi.
• Ricordati di mangiare!

Post-evento 

L'evento è finito. Si spera che tu abbia avuto un weekend per riposarti e recuperare il sonno. Poi, è di nuovo al lavoro! Anche se la pressione del tempo è finita, è essenziale eseguire i processi post-evento il prima possibile.

I sondaggi dovrebbero essere inviati e condotti mentre sono freschi nella mente dei tuoi partecipanti, e i ringraziamenti tempestivi sono apprezzati.

In totale, i tuoi compiti post-evento sono:

• Ringraziare i relatori e gli sponsor.
• Lavorare con una società di produzione/videografo su modifiche post-produzione.
• Aggiornare i contatti nel tuo software CRM.
• Pagare eventuali fatture in sospeso.
• Scrivere e inviare il tuo sondaggio post-evento ai partecipanti. Ricorda di:

1. Analizzare i risultati del sondaggio post-evento.
2. Inviare agli sponsor dell'evento un sondaggio separato per dare feedback sulle loro esperienze.
3. Compilare dati per gli sponsor, il tuo CEO e il consiglio di amministrazione.
4. Scegliere testimonianze da condividere con questi decisori.

• Aggiornare il sito web dell'evento:

1. Cambiare l'evento in "evento passato" invece di "prossimo".
2. Caricare le foto dell'evento.
3. Aggiornare il testo per essere al passato.
4. Aggiungere eventuali presentazioni e video dei relatori.

• Pagare eventuali fatture in sospeso.
• Debriefing del team: discutere e documentare cosa ha funzionato e cosa no.
• Se un sondaggio è stato incentivato, selezionare e notificare i vincitori.
• Compilare e inviare riepiloghi esecutivi (noti anche come rapporti per gli sponsor).
• Riconciliare eventuali documenti contabili – hai realizzato un profitto?

Ecco fatto: la checklist definitiva per la pianificazione degli eventi.

Evviva, hai ora completato tutti i compiti per eseguire il tuo evento!

Sì, la lista è lunga. Sì, sembra travolgente. Ma in realtà, il fatto che sia lunga è ciò che ti dà tranquillità! Utilizzare questa lista ti assicura di non aver lasciato nulla di intentato.

Dato quanto siano impegnati tutti nella gestione degli eventi, assicurati di controllare la guida di G2 Crowd alla produttività e alla gestione del tempo. Oppure, per imparare come ottenere tutti quei lead che ottieni al tuo evento, leggi la guida completa al marketing B2B.

E, se hai notato qualcosa che mi è sfuggito, trovami su Twitter. Man mano che la tecnologia cambia, anche gli eventi cambiano, e sono sempre pronto ad aggiornare questa checklist.

Scopri di più sul marketing degli eventi e padroneggia l'arte di coinvolgere il tuo pubblico e raggiungere i tuoi obiettivi aziendali con eventi straordinari.