Come Utilizzare il Servizio Self Service per i Dipendenti: Il Tuo Team HR Ti Ringrazierà

Giorno dopo giorno, i responsabili delle risorse umane sono sommersi di richieste.

Dal rispondere alle stesse domande riguardanti il tempo di vacanza al fornire gli ultimi aggiornamenti relativi alle dichiarazioni fiscali, può richiedere molto tempo ed energia assicurarsi che tutti i dipendenti abbiano accesso alle stesse informazioni.

Se questo suona familiare, potrebbe essere il momento di assicurarsi che il vostro team HR smetta di essere l'intermediario mentre la vostra organizzazione sposta tutto in digitale sotto forma di self service per i dipendenti.

Tipicamente, l'ESS può essere trovato all'interno dei portali HR e dei sistemi di gestione della forza lavoro come una funzionalità a cui i dipendenti hanno accesso. Da informazioni su buste paga, orari e benefici, i dipendenti possono aggiornare le proprie informazioni ogni volta che è necessario.

Elementi comuni dei portali di self service per i dipendenti

Il team all'interno del dipartimento delle risorse umane della vostra azienda ha una lunga lista di compiti da svolgere giorno dopo giorno, e diventa solo più lunga se devono costantemente apportare piccole modifiche ai dettagli dei dipendenti. Fortunatamente, i portali di self service per i dipendenti possono liberare la loro giornata poiché possono consentire al dipendente di apportare le modifiche nel proprio tempo.

Un tipico HRMS contiene una lunga lista di dati e informazioni sui vostri dipendenti. Ciò che i vostri dipendenti possono fare nel sistema ESS dipenderà da ciò che il software consente, ma alcuni dei dettagli comuni che i dipendenti possono cambiare con un portale ESS includono:

• Informazioni personali: Questo include informazioni di contatto come l'indirizzo di casa, il numero di telefono, i contatti di emergenza e il nome.
• Dati della busta paga: Qualsiasi cosa relativa alle loro buste paga, deposito diretto, dettagli di ritenuta fiscale, sicurezza sociale, informazioni bancarie e altro.
• Politiche aziendali: Politiche, procedure o qualsiasi cosa relativa al manuale aziendale.
• Rilevamento del tempo e pianificazione: Se i vostri dipendenti tengono traccia delle ore lavorate, possono farlo qui. Alcuni portali consentono anche ai dipendenti di lasciare una richiesta di PTO e tenere traccia dei giorni di malattia qui. Possono anche vedere il tempo di vacanza accumulato.
• Spese di viaggio e rimborso: Quando un dipendente porta un cliente a cena o ha viaggiato per una conferenza fuori stato, i portali ESS rendono facile per loro inviare tutti i dettagli e le ricevute in modo che possano essere facilmente rimborsati.
• Dettagli sui benefici: Ogni volta che un dipendente vuole iscriversi a un tipo di programma di benefici, iscrizione aperta o polizza assicurativa sanitaria, può farlo direttamente all'interno del portale.

Molti dei dettagli elencati sopra possono essere considerati informazioni altamente sensibili. Per questo motivo, la sicurezza è un elemento cruciale di un portale di self service per i dipendenti, poiché non si vuole che chiunque possa visualizzare, modificare e gestire questi dettagli. Fortunatamente, molti sistemi ESS sono progettati tenendo conto di questo e vengono forniti con elementi di privacy e sicurezza integrati.

Ad esempio, prima che possano essere apportate modifiche, un dipendente deve superare una pagina di accesso con firewall. Molti portali ESS utilizzano anche l'autenticazione a due o più fattori, oltre a un ID utente, per una maggiore sicurezza.

Vantaggi del self service per i dipendenti

Ti stai chiedendo cosa può portare un portale di self service per i dipendenti alla tua organizzazione? Scopri i vantaggi che possono portare al tuo dipartimento HR e ai dipendenti.

Efficienza migliorata

Dal registrare le ore di lavoro al richiedere il tempo libero, tutto in un unico posto, i portali di self service per i dipendenti rendono i dipendenti più efficienti. Non c'è più bisogno di inviare email multiple a persone diverse chiedendo l'approvazione o di girare per l'ufficio cercando di trovare la persona giusta per firmare un modulo.

Inoltre, quando l'HR ha bisogno di raccogliere informazioni, può essere fatto rapidamente e senza la necessità di promemoria multipli nelle riunioni del lunedì mattina.

Quando un portale ESS viene utilizzato, sia i dipendenti che i professionisti HR trascorrono meno tempo su compiti banali e più tempo a lavorare su attività che fanno crescere meglio l'azienda. Questo ridurrà anche il carico di lavoro dei professionisti HR, poiché qualsiasi cosa che i dipendenti possono fare da soli aiuta a ridurre il lavoro di routine.

Informazioni sui dipendenti aggiornate

Qualcuno del tuo staff ha cambiato nome, si è trasferito in un'altra città o ha aggiornato il numero di telefono? È probabile che accada prima o poi. E se il tuo ufficio è composto da centinaia di persone, questo potrebbe potenzialmente portare a numerosi colli di bottiglia quando si cerca di contattare la persona giusta.

Quando la tua azienda utilizza i portali ESS, non solo il tuo team HR non dovrà trascorrere innumerevoli ore assicurandosi che queste informazioni siano accurate, ma il dipendente può aggiornare le proprie informazioni personali all'interno della directory del personale nel proprio tempo, assicurandosi che siano sempre corrette. Se c'è un errore, possono aggiornarlo in tempo reale invece di dover inviare un messaggio o un'email all'HR per correggerlo per loro conto.

Trasparenza su tutte le informazioni

In qualsiasi momento, un dipendente può accedere al portale di self service per i dipendenti, esaminare le informazioni archiviate e confermare che sono autentiche. Documenti relativi ai propri benefici, revisioni del salario o del titolo, aggiornamenti delle politiche aziendali e altro, possono essere tutti archiviati in un unico posto, rendendoli facili da visualizzare in un attimo.

Inoltre, le informazioni riguardanti i registri delle assenze e delle presenze sono accessibili a tutti i dipendenti, il che significa che non dovranno rintracciare qualcuno del tuo team HR con infinite domande su se il loro tempo libero è stato approvato o se una determinata persona è fuori ufficio.

“Dal lato dell'HR, ci aiuta a essere trasparenti documentando tutte le nostre politiche e processi. Inoltre, riduce significativamente il tempo amministrativo per noi."

Dave Faulk
Direttore dello Sviluppo del Talento e dell'Organizzazione presso G2

Dave Faulk ha continuato a condividere i suoi pensieri sul self service per i dipendenti aggiungendo: "Dal lato del dipendente, elimina la confusione e li autorizza a ottenere ciò che vogliono quando ne hanno bisogno, senza dover aspettare che un rappresentante HR risponda alla loro richiesta o domanda."

Inoltre, condividere e evidenziare i cambiamenti delle politiche aziendali è più facile che mai. Poiché può essere difficile avvisare manualmente tutti i dipendenti dei cambiamenti, e i volantini finiscono di solito nella spazzatura, un ESS può rendere l'avviso di tutti di un cambiamento facile come inviare un messaggio o un avviso all'interno del portale.

Miglioramento del morale dei dipendenti

Oltre ai moduli per il tempo libero e ai dettagli sui programmi di benessere della tua azienda, un portale di self service per i dipendenti può anche ospitare una directory dei dipendenti con un calendario per compleanni, anniversari di lavoro e altri traguardi. Possono anche servire come un luogo dove i dipendenti e i membri del team possono comunicare e condividere idee e lavorare insieme su progetti simili.

Un portale di self service per i dipendenti può essere un luogo tutto-in-uno per i dipendenti per interagire tra loro e migliorare le relazioni.

Svantaggi del self service per i dipendenti

Non si può negare tutti i vantaggi che l'ESS può portare alla tua organizzazione, ma dovresti essere consapevole anche di alcuni dei potenziali svantaggi.

Formazione aggiuntiva

Quando la tua azienda implementa per la prima volta un ESS, rappresenta un'altra soluzione software su cui i tuoi dipendenti dovranno essere formati. Ci possono essere molti aspetti diversi, moduli e sezioni del sistema, il che significa che la formazione può richiedere più tempo di quanto sei abituato con altri strumenti. Inoltre, chiunque all'interno di HR e IT avrà bisogno di una formazione aggiuntiva sul nuovo sistema per aiutare a risolvere i problemi quando si presentano o quando i membri del team hanno domande.

Errore umano

Come qualsiasi cosa che viene aggiornata da un essere umano invece che da una macchina, c'è la possibilità di errore. Questi errori potrebbero verificarsi quando le informazioni vengono aggiornate all'interno dei file del personale, ma anche se l'utente non ha familiarità con il sistema e non ha ricevuto una formazione adeguata.

Costo

Un portale di self service per i dipendenti, proprio come ogni altra applicazione che la tua azienda utilizza, costerà (di solito) denaro. Dai un'occhiata al budget software della tua azienda e restringi la fascia di prezzo di un ESS che semplificherà i tuoi processi senza rompere la banca.

Impostare il self service per i dipendenti

Una volta deciso uno strumento di gestione della forza lavoro che comprende il self service per i dipendenti, è il momento di impostare i tuoi dipendenti. Farlo è relativamente semplice dopo aver deciso un'applicazione.

Per prima cosa, il team HR dovrebbe aggiungere documenti al portale ESS che si desidera che tutti i dipendenti abbiano accesso. Una volta che sono tutti i moduli relativi a politiche e procedure, creerai quindi un account per ciascun dipendente. Puoi creare password generali per loro conto e poi sottolineare che spetta a loro impostare una password più sicura che possano ricordare.

Una volta che sono connessi, assicurati che ogni dipendente prenda il tempo per controllare l'accuratezza delle proprie informazioni. Che sia in una riunione, un'email o un documento istruttivo, spiega ai tuoi dipendenti cosa possono fare all'interno dei loro account ESS, cosa potranno cambiare e quali documenti possono trovare a loro disposizione.

Assicurati di fare riferimento a questo portale ogni volta che i dipendenti pongono domande relative a HR e buste paga, in modo che possano familiarizzare con il portale e vederlo come la loro unica fonte di verità. Tutti i responsabili HR e i manager di altri dipartimenti devono lavorare insieme per rendere l'utilizzo del portale da parte dei dipendenti il più comune e diffuso possibile.

Più tempo per ciò che conta

Quando utilizzati correttamente, i sistemi di self service per i dipendenti possono rendere il ruolo quotidiano di un professionista HR più snello. Non saranno più l'intermediario e non saranno sommersi di numerose richieste di aggiornamento delle informazioni personali o di essere chiesti la stessa domanda numerose volte riguardo alle richieste di tempo libero.

Vuoi rendere il tuo ufficio ancora più efficiente? Scopri i dettagli della pianificazione della forza lavoro e come puoi mantenere i tuoi dipendenti in linea con i cambiamenti aziendali, gli obiettivi e le missioni.