Come Condurre un'Analisi dell'Impatto Aziendale in 8 Semplici Passi

Le aziende non operano senza rischi.

Ma è possibile evitare le conseguenze distruttive con una preparazione adeguata.

Gli stakeholder devono essere vigili nel controllare le interruzioni aziendali. Queste possono variare da una pandemia globale che cambia il mercato a una nuova tecnologia che rende inutili i prodotti esistenti, come il passaggio ai servizi di streaming dai DVD.

Condurre un'analisi dell'impatto aziendale (BIA), chiamata anche valutazione dell'impatto aziendale, prepara le organizzazioni per gli scenari peggiori.

Molte aziende utilizzano software di gestione della continuità aziendale per identificare e affrontare potenziali interruzioni nelle operazioni.

La BIA affronta anche il tempismo di un'interruzione. Ad esempio, se il tuo sito di e-commerce viene hackerato proprio prima del Black Friday, la perdita sarà molto più alta rispetto a se accadesse la settimana prima del Ringraziamento.

Pertanto, la BIA fornisce alle aziende gli strumenti necessari per sostenere potenziali interruzioni e consente loro di allocare risorse in base al potenziale impatto.

Qual è lo scopo dell'analisi dell'impatto aziendale?

La BIA è un processo continuo che garantisce la resilienza operativa e la continuità durante e dopo un'interruzione aziendale. Prevede come si verificherà un disastro e identifica le possibili conseguenze. La BIA quantifica l'impatto delle interruzioni sotto forma di elementi di gestione del rischio come il tempo massimo di inattività tollerabile (MTD), obiettivi di tempo di recupero (RTO), e obiettivi di punto di recupero (RPO).

MTD è la durata massima in cui la tua azienda può rimanere inattiva senza subire perdite irreparabili. RTO è quanto tempo pensi di poter gestire l'interruzione considerando tutte le funzioni e le interdipendenze. Gli RPO indicano la massima perdita di dati che la tua azienda può sopportare. Più è difficile recuperare i dati, più breve dovrebbe essere l'RPO.

In una parola, il risultato della BIA riguarda la priorità delle funzioni aziendali che ripristineranno l'ordine delle operazioni il più rapidamente possibile. Identificare MTD, RTO e RPO consente alle aziende di allocare risorse esattamente dove necessario.

L'analisi dell'impatto aziendale si basa su due ipotesi. Primo, ogni componente aziendale dipende dalla continuità operativa di altri componenti. E secondo, alcuni componenti sono più importanti per l'efficienza organizzativa di altri, richiedendo più risorse durante i periodi di turbolenza.

Analisi dell'impatto aziendale vs. valutazione del rischio

Sebbene entrambe analizzino e valutino il rischio aziendale, c'è una leggera differenza tra BIA e valutazione del rischio.

La valutazione del rischio valuta i fattori interni ed esterni per calcolare la probabilità di potenziali rischi aziendali. Si concentra sullo sviluppo di misure e strategie per ridurre l'occorrenza di potenziali disastri.

D'altra parte, l'analisi dell'impatto aziendale si concentra su quando potrebbe verificarsi un evento dirompente e quanto a lungo un'azienda può sopportare l'impatto. Identifica le dipendenze delle risorse e fornisce soluzioni per la continuità aziendale garantendo la sopravvivenza e il recupero dai disastri.

Elementi dell'analisi dell'impatto aziendale

Prima di condurre una BIA, devi sapere cosa serve per eseguire con successo i tuoi sforzi.

Cinque elementi compongono un'analisi dell'impatto aziendale.

• Supporto della gestione garantisce una comunicazione chiara dall'alto verso il basso. Far ripartire tutti i dipartimenti è molto più facile con il supporto dei dirigenti e dei leader senior.
• Processi e decisioni che causeranno un danno immenso a un'azienda se non eseguiti devono essere identificati come parte della BIA. Usa piattaforme di gestione delle decisioni per acquisire competenze analitiche e capire come meglio dare priorità alle operazioni.
• Strumenti BIA includono questionari, interviste, diagrammi di flusso dei dati, strutture organizzative e software di continuità aziendale.
• Risorse e personale sono necessari per eseguire ogni funzione aziendale critica. È anche importante controllare le dipendenze interne ed esterne.
• Risultati della BIA devono essere condivisi con i manager dei dipartimenti per certificare l'accuratezza. Una volta che la direzione senior conferma e approva tali informazioni, la leadership costruisce strategie di recupero robuste.

Quali sono i passaggi dell'analisi dell'impatto aziendale?

Il processo di analisi dell'impatto aziendale varierà a seconda dell'azienda, del processo e delle esigenze. Tuttavia, ecco una linea guida generale per condurre la BIA.

1. Definisci obiettivi, scopi e ambito

Le aziende devono essere chiare sui loro motivi per condurre un'analisi dell'impatto. Pensala come qualsiasi altro progetto che richiede pianificazione e allocazione delle risorse.

Creare un piano ben definito aiuterà a capire quali stakeholder sono necessari, oltre a determinare l'ambito e gli obiettivi dell'analisi del rischio. Questo è anche un ottimo momento per cercare l'approvazione della gestione per mantenere le cose in movimento senza intoppi in futuro.

2. Assembla un team

Una volta che hai accertato gli obiettivi e l'ambito del progetto, è il momento di assemblare il team dei sogni. Le persone che lavorano con te dovrebbero essere abbastanza esperte da assumersi le responsabilità del tuo processo BIA.

Nel caso in cui la tua azienda non abbia le persone giuste, considera l'outsourcing di questo lavoro per trovare un team con le competenze adeguate.

3. Dai priorità ai processi aziendali

Con i tuoi obiettivi e il team in atto, il passo successivo è scegliere e dare priorità ai processi aziendali. Identifica i dipartimenti che svolgono funzioni essenziali e ad alto rischio di cui la tua azienda non può fare a meno.

4. Raccogli dati tramite questionari

Un questionario è uno strumento BIA standard per raccogliere informazioni dai principali stakeholder. Garantisce coerenza e crea un consenso chiaro per i tuoi elementi d'azione. Puoi anche raccogliere informazioni tramite interviste.

5. Rivedi i dati raccolti

Una volta che i risultati del questionario sono disponibili, documenta e rivedi i dati raccolti prima di analizzarli. Puoi farlo manualmente o tramite un sistema automatizzato, a seconda di ciò che funziona più efficacemente per il tuo team.

Il tuo compito qui è identificare le risposte e i modelli più comuni per creare un elenco prioritario di processi e successivamente trovare le risorse per mantenere il loro livello ottimale. Valuta le aree di preoccupazione effettive e stabilisci un periodo di recupero.

6. Crea un rapporto BIA

Devi creare un rapporto BIA per comunicare i tuoi risultati dal questionario alla direzione superiore. Il rapporto BIA consente alla leadership di stabilire strategie di recupero basate sui dati.

7. Sviluppa piani di recupero e continuità

A questo punto, hai visto l'input necessario da tutti i dipartimenti e hai analizzato i risultati tramite il rapporto BIA. Il prossimo ordine del giorno è utilizzare il rapporto BIA per sviluppare un piano di recupero dei processi e di continuità aziendale.

Il tuo piano dovrebbe includere punti chiave come delegare la responsabilità durante il processo di recupero, determinare i canali di comunicazione, allocare risorse e condurre formazione dei dipendenti e audit per misurare l'efficacia.

8. Modifica secondo necessità

Nel tempo, man mano che la tua azienda introduce nuovi processi, i risultati della tua BIA sono destinati a cambiare. Possono emergere rischi sconosciuti mentre quelli più vecchi si attenuano. Quindi, monitorare e rivedere il tuo rapporto di analisi dell'impatto aziendale è fondamentale. Apporta modifiche periodicamente per garantire che il flusso di lavoro aziendale sia ottimale.

Modello di analisi dell'impatto aziendale

Il modello per un'analisi dell'impatto aziendale dipende dalle esigenze della tua azienda, ma questa panoramica dettaglia i componenti standard.

Identificazione della criticità del processo

Quando inizi la tua analisi dell'impatto aziendale, studia i tuoi processi e riconosci i sistemi essenziali e critici.

Rilevamento dell'impatto delle interruzioni

Comprendi quali categorie sono più soggette all'impatto delle interruzioni e scopri quanto potrebbe essere grave l'impatto. Il costo è un esempio comune di categoria di impatto.

Esempio di suddivisione del valore dell'impatto

• Grave: Danni fino a 1 milione di dollari
• Moderato: Multe, penali e responsabilità fino a 550.000 dollari
• Minimo: Danni inferiori a 75.000 dollari

Stima del tempo di inattività

Le aziende devono valutare il tempo di inattività che potrebbe verificarsi a causa di un evento turbolento. Questo include il calcolo di MTD, RTO e RPO per i processi aziendali.

Nota: Usa intervalli di tempo specifici come valori di input.

Elenco dei requisiti di risorse

Elenca le risorse necessarie per eseguire i processi identificati sopra. Queste risorse includono hardware, software e file di dati.

Impostazione delle priorità di recupero

Questa tabella ordina il recupero delle risorse e prevede il tempo di rifornimento previsto dopo uno scenario peggiore.

Vantaggi dell'analisi dell'impatto aziendale

Completare un'analisi dell'impatto aziendale comporta la valutazione con successo di tutte le potenziali minacce che la tua azienda dovrebbe essere preparata a superare. La BIA porta anche molti altri vantaggi alla tua azienda come:

• Fornire chiarezza sulla pianificazione della continuità aziendale. La BIA pone le basi di un piano di continuità garantendo che le risorse siano in atto per ridurre l'impatto dei disastri. Le aziende possono strategizzare proattivamente e allocare fondi individuando le conseguenze operative e finanziarie di un disastro.
• Fornire risultati predittivi. Gli strumenti della BIA offrono l'intuizione per fare previsioni sui potenziali rischi e supportare operazioni fluide nel mezzo di una crisi.
• Avere un impatto scalabile. Le aziende che conducono periodicamente analisi dell'impatto imparano dalle esperienze passate. Di conseguenza, la BIA ha un'alta scalabilità e redditività a lungo termine.
• Rilevare aree problematiche e fallimenti. Dalla stima dei rischi alla redazione di piani di recupero, l'analisi dell'impatto può fare molto per un'azienda. Catturando problemi e possibili perdite mentre o prima che accadano, la BIA guida gli stakeholder nella giusta direzione e limita i danni da disastri.
• Identificare gli obblighi. Molte aziende non riescono a comprendere appieno i loro impegni legali, contrattuali e normativi. La BIA garantisce che tu riconosca e rispetti gli obblighi e recuperi dai disastri in modo etico.

Le sfide dell'analisi dell'impatto aziendale

L'impatto di qualsiasi potenziale perdita dovrebbe essere misurato per determinare il tipo di piano di recupero dai disastri di cui ha bisogno, ma non è sempre un processo semplice. Alcune sfide comuni che le aziende incontrano quando conducono l'analisi dell'impatto sono:

• Richiedere troppo tempo. Raccogliere dati per la BIA tramite interviste e questionari può richiedere tempo. Per molte aziende, potrebbe non conciliarsi con le loro priorità. Inoltre, il processo deve essere rivisitato frequentemente per ottenere benefici duraturi.
• Cambiare la proprietà del processo. Qualsiasi cambiamento nella proprietà del processo o aziendale crea ritardi nell'analisi dell'impatto. Cambia le priorità aziendali e risulta in una mancanza di iniziativa per le metodologie esistenti.
• Mantenersi aggiornati con i fattori esterni. Molti fattori interni ed esterni causano vulnerabilità aziendali. Poiché le aziende non possono controllare i fattori esterni, tenere il passo con tali cambiamenti richiede approcci multipli per sistemi e progetti multipli.
• Contrattare con una gestione non motivata. La pianificazione della continuità aziendale può avvenire solo con il supporto della gestione e della leadership di alto livello. Se sono demotivati o non coinvolti nel processo, il piano BIA non avrà un'esecuzione solida.
• Resistere ai cambiamenti organizzativi. Se un sistema è in atto da molto tempo, è naturale che gli stakeholder resistano alle modifiche nonostante le inefficienze. Non tutti accoglieranno con favore l'apprendimento di nuovi sistemi e processi.

Le migliori pratiche per l'analisi dell'impatto aziendale

La BIA è uno strumento prezioso per affrontare le interruzioni e gestire i tempi di inattività attraverso strategie di recupero dai disastri quando eseguita correttamente. Alcune delle migliori pratiche da tenere a mente sono semplici ma efficaci.

• Credi nel processo. La BIA non può essere affrettata. Prenditi il tempo per comprendere i diversi processi, condurre interviste e stabilire una data di completamento raggiungibile.
• Documenta tutto. Registra tutto per riferimento futuro, che si tratti di raccolta dati tramite interviste o qualsiasi input da parte dei proprietari dei processi. Il tuo rapporto BIA dovrebbe includere ogni dettaglio che incontri per presentarlo agli stakeholder.
• Pensa oltre le finanze. Mentre la BIA si concentra sull'impatto finanziario delle interruzioni, devi anche considerare altri fattori. Perdere la soddisfazione del cliente, il morale dei dipendenti e la reputazione dell'azienda danneggiano tutte le operazioni.
• Rivedi il rapporto BIA. Le aziende operano in un ambiente dinamico, il che significa che l'intensità delle interruzioni cambierà anche nel tempo. Di conseguenza, devi tornare a aggiornare regolarmente il tuo rapporto BIA.
• Fidati degli obiettivi rispetto alle opinioni. Quando identifichi le funzioni o i dipartimenti essenziali di un'azienda, devi stabilire un criterio da seguire. Semplicemente affidarsi alle opinioni manageriali può risultare inadeguato poiché potrebbero non avere sempre una visione imparziale delle operazioni.

Costruisci resilienza; i risultati seguiranno.

Se grandi nazioni possono declinare e recuperare, anche la tua azienda può farlo. L'analisi dell'impatto aziendale consente alle aziende di pianificare possibili disastri e mitigare i loro danni alle operazioni quotidiane.

Una BIA approfondita chiarisce alle aziende quali rischi sono più probabili che incontrino, risultando in un'allocazione mirata delle risorse e pianificazione. Conducendo una BIA approfondita, le aziende imparano a praticare decisioni informate supportate da dati provenienti da esperti di processo, migliorando le loro possibilità di un rapido recupero.

Crea i piani di recupero più efficaci per ripristinare i tuoi sistemi e infrastrutture aziendali al loro stato originale con le migliori soluzioni software di recupero dai disastri.