Fonctionnalités de OpenText Content Management

Gestion des fichiers (17)

Synchronisation des appareils: Fournit une fonctionnalité qui gère la synchronisation des fichiers entre les PC et les appareils mobiles pour s’assurer que les fichiers sont à jour, quel que soit le fournisseur ou l’appareil sur lequel ils sont mis à jour
Interface Web: Possibilité d’accéder à des documents via une interface Web sans qu’un client ne soit installé sur un appareil
Prise en charge des types de fichiers: Prend en charge tous les types de fichiers requis, y compris, mais sans s’y limiter: Google Docs, MS Office, images, vidéos, etc.
Rechercher: Peut facilement trouver des fichiers via une recherche simple et/ou avancée
Applications mobiles: Les applications iOS, Android et Windows Phone offrent des fonctionnalités qui permettent à l’utilisateur d’exécuter les mêmes fonctions que sur un PC
Prise en charge des types de fichiers: Prend en charge tous les types de fichiers requis, y compris, mais sans s’y limiter: Google Docs, MS Office, images, vidéos, etc.
Métadonnées: Ajoute automatiquement des métadonnées descriptives telles que la taille du fichier et la date de téléchargement, possède des champs de métadonnées standard tels que des mots-clés et permet la définition de champs et de vocabulaire personnalisés.
Numérisation OCR: Peut structurer des données non structurées via la reconnaissance optique de caractères ou d’autres processus automatisés de classement/marquage pour les documents numérisés.
Versioning: Effectuez le suivi des versions incrémentielles du même fichier.
Collaboration: Plusieurs utilisateurs peuvent collaborer à la création, à l’annotation et à la révision de documents.
Assemblage de documents: Générez automatiquement des documents basés sur des modèles et l’envoi de formulaires.
Création de formulaire: Capable de créer et de gérer des formulaires utilisateur à soumettre.
Portails et sites: Capable de créer des portails utilisateur et des sites.
Disposition: Archiver, supprimer ou révoquer automatiquement l’accès aux fichiers qui ont atteint la fin de leur cycle de vie.
Rechercher: Peut facilement trouver des fichiers via une recherche simple et / ou avancée.
Interface Web: Possibilité d’accéder aux documents via une interface Web sans qu’un client ne soit installé sur un appareil.
Applications mobiles: Les applications iOS, Android et Windows Phone offrent des fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs d’exécuter les mêmes fonctions que sur un PC.

Collaboration (4)

Dossier suivant: Permet aux utilisateurs de recevoir des mises à jour lorsque des fichiers ont été mis à jour, ajoutés, supprimés ou déplacés.
Partage de fichiers: Permet aux utilisateurs de partager des fichiers/dossiers individuels avec des personnes extérieures ou internes à l’organisation. Possibilité d’attribuer des privilèges de modification ou d’affichage uniquement.
Édition simultanée: Les utilisateurs peuvent travailler simultanément sur des fichiers.
Suivi des modifications / Journaux d’audit: Fournit un journal d’audit des modifications et permet aux utilisateurs de revenir à une version spécifique

Administration (6)

Gestion des utilisateurs et des rôles: Permet à l’administrateur de fournir un accès segmenté à l’outil en fonction du rôle. Facile à créer de nouveaux utilisateurs et à supprimer des utilisateurs.
Politiques et contrôles: Possibilité de contrôler par l’accès aux fichiers / dossiers utilisateur / groupe, les autorisations de partage externes, les politiques d’édition, les restrictions d’emplacement des appareils, le partage par appareil, etc.
Gestion des appareils: Les administrateurs peuvent restreindre l’accès aux fichiers par appareil en cas de perte ou de vol d’appareils ainsi que d’utilisateurs qui ne travaillent plus pour l’organisation. Peut également fournir la possibilité d’effacer les fichiers des appareils à distance.
Limites de stockage: Administrer les limites de stockage par utilisateur ou groupe
Zones de stockage: Choisissez le centre de données dans lequel vos fichiers doivent être stockés
Sécurité: Stocke et transfère des fichiers dans un environnement sécurisé

Plate-forme (9)

Performance et fiabilité: Le logiciel est toujours disponible (temps de disponibilité) et permet aux utilisateurs d’effectuer des tâches rapidement car ils n’attendent pas que le logiciel réponde à une action qu’ils ont entreprise.
Rapports et audit: Accédez à des rapports prédéfinis et personnalisés pour surveiller l’activité et le stockage des utilisateurs
Système d’intégration des enregistrements: Intègre aux systèmes d’autres systèmes d’enregistrement tels que CRM, ERP, Outlook, Sharepoint
Apis: Permet une intégration personnalisée aux systèmes externes
Internationalisation: Permet aux organisations multinationales d’utiliser efficacement l’outil dans plusieurs langues et devises.
Performance et fiabilité: Le logiciel est toujours disponible (temps de disponibilité) et permet aux utilisateurs d’effectuer des tâches rapidement car ils n’attendent pas que le logiciel réponde à une action qu’ils ont entreprise.
Rapports et audit: Accédez à des rapports prédéfinis et personnalisés pour surveiller l’activité et le stockage des utilisateurs.
Système d’intégration des enregistrements: S’intègre à d’autres systèmes d’enregistrement tels que CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.
Apis: Permet une intégration personnalisée aux systèmes externes.

Workflow (5)

Automatisation des processus: La spécification d’une série de conditions et d’actions peut automatiser les processus internes, est personnalisable en fonction des complexités des besoins de l’organisation et facile à configurer et à exécuter.
Conditions: Le moteur de workflow fournit des conditions pertinentes et personnalisables sur lesquelles exécuter des règles.
Activités: Toute action qu’un utilisateur peut effectuer dans le système peut être spécifiée comme une action automatisée.
Gestion des enregistrements: Le système fournit les outils et la fonctionnalité nécessaires pour maintenir la preuve des activités commerciales et se conformer aux exigences gouvernementales ou aux normes de l’industrie.
Gestion de cas: Le système fournit des fonctionnalités spécialisées pour regrouper le contenu structuré et non structuré, automatiser les processus adaptatifs multi-personnes et fixer des délais pour les cas ouverts. En outre, les cas peuvent être complétés et fermés avec les informations associées stockées et vérifiables.