Fonctionnalités de M-Files
Gestion des fichiers (17)
Synchronisation des appareils
Fournit une fonctionnalité qui gère la synchronisation des fichiers entre les PC et les appareils mobiles pour s’assurer que les fichiers sont à jour, quel que soit le fournisseur ou l’appareil sur lequel ils sont mis à jour
Interface Web
Possibilité d’accéder à des documents via une interface Web sans qu’un client ne soit installé sur un appareil
Prise en charge des types de fichiers
Prend en charge tous les types de fichiers requis, y compris, mais sans s’y limiter: Google Docs, MS Office, images, vidéos, etc.
Rechercher
Peut facilement trouver des fichiers via une recherche simple et/ou avancée
Applications mobiles
Les applications iOS, Android et Windows Phone offrent des fonctionnalités qui permettent à l’utilisateur d’exécuter les mêmes fonctions que sur un PC
Prise en charge des types de fichiers
Prend en charge tous les types de fichiers requis, y compris, mais sans s’y limiter: Google Docs, MS Office, images, vidéos, etc.
Métadonnées
Ajoute automatiquement des métadonnées descriptives telles que la taille du fichier et la date de téléchargement, possède des champs de métadonnées standard tels que des mots-clés et permet la définition de champs et de vocabulaire personnalisés.
Numérisation OCR
Peut structurer des données non structurées via la reconnaissance optique de caractères ou d’autres processus automatisés de classement/marquage pour les documents numérisés.
Versioning
Effectuez le suivi des versions incrémentielles du même fichier.
Collaboration
Plusieurs utilisateurs peuvent collaborer à la création, à l’annotation et à la révision de documents.
Assemblage de documents
Générez automatiquement des documents basés sur des modèles et l’envoi de formulaires.
Création de formulaire
Capable de créer et de gérer des formulaires utilisateur à soumettre.
Portails et sites
Capable de créer des portails utilisateur et des sites.
Disposition
Archiver, supprimer ou révoquer automatiquement l’accès aux fichiers qui ont atteint la fin de leur cycle de vie.
Rechercher
Peut facilement trouver des fichiers via une recherche simple et / ou avancée.
Interface Web
Possibilité d’accéder aux documents via une interface Web sans qu’un client ne soit installé sur un appareil.
Applications mobiles
Les applications iOS, Android et Windows Phone offrent des fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs d’exécuter les mêmes fonctions que sur un PC.
Collaboration (8)
Dossier suivant
Permet aux utilisateurs de recevoir des mises à jour lorsque des fichiers ont été mis à jour, ajoutés, supprimés ou déplacés.
Partage de fichiers
Permet aux utilisateurs de partager des fichiers/dossiers individuels avec des personnes extérieures ou internes à l’organisation. Possibilité d’attribuer des privilèges de modification ou d’affichage uniquement.
Édition simultanée
Les utilisateurs peuvent travailler simultanément sur des fichiers.
Suivi des modifications / Journaux d’audit
Fournit un journal d’audit des modifications et permet aux utilisateurs de revenir à une version spécifique
Suivi des modifications
Fournit un journal d’audit des modifications et permet aux utilisateurs de revenir à une version spécifique
Accès simultané
Permet aux utilisateurs de travailler simultanément sur des fichiers.
Partage de fichiers
Permet aux utilisateurs de partager des fichiers/dossiers individuels avec des personnes extérieures ou internes à l’organisation de manière sécurisée
Commentaires sur les documents
Permet l’ajout numérique de commentaires au document et facilite le maintien d’une piste d’audit des commentaires dans le système
Administration (6)
Gestion des utilisateurs et des rôles
Permet à l’administrateur de fournir un accès segmenté à l’outil en fonction du rôle. Facile à créer de nouveaux utilisateurs et à supprimer des utilisateurs.
Politiques et contrôles
Possibilité de contrôler par l’accès aux fichiers / dossiers utilisateur / groupe, les autorisations de partage externes, les politiques d’édition, les restrictions d’emplacement des appareils, le partage par appareil, etc.
Gestion des appareils
Les administrateurs peuvent restreindre l’accès aux fichiers par appareil en cas de perte ou de vol d’appareils ainsi que d’utilisateurs qui ne travaillent plus pour l’organisation. Peut également fournir la possibilité d’effacer les fichiers des appareils à distance.
Limites de stockage
Administrer les limites de stockage par utilisateur ou groupe
Zones de stockage
Choisissez le centre de données dans lequel vos fichiers doivent être stockés
Sécurité
Stocke et transfère des fichiers dans un environnement sécurisé
Plate-forme (9)
Performance et fiabilité
Le logiciel est toujours disponible (temps de disponibilité) et permet aux utilisateurs d’effectuer des tâches rapidement car ils n’attendent pas que le logiciel réponde à une action qu’ils ont entreprise.
Rapports et audit
Accédez à des rapports prédéfinis et personnalisés pour surveiller l’activité et le stockage des utilisateurs
Système d’intégration des enregistrements
Intègre aux systèmes d’autres systèmes d’enregistrement tels que CRM, ERP, Outlook, Sharepoint
Apis
Permet une intégration personnalisée aux systèmes externes
Internationalisation
Permet aux organisations multinationales d’utiliser efficacement l’outil dans plusieurs langues et devises.
Performance et fiabilité
Le logiciel est toujours disponible (temps de disponibilité) et permet aux utilisateurs d’effectuer des tâches rapidement car ils n’attendent pas que le logiciel réponde à une action qu’ils ont entreprise.
Rapports et audit
Accédez à des rapports prédéfinis et personnalisés pour surveiller l’activité et le stockage des utilisateurs.
Système d’intégration des enregistrements
S’intègre à d’autres systèmes d’enregistrement tels que CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.
Apis
Permet une intégration personnalisée aux systèmes externes.
Workflow (5)
Automatisation des processus
La spécification d’une série de conditions et d’actions peut automatiser les processus internes, est personnalisable en fonction des complexités des besoins de l’organisation et facile à configurer et à exécuter.
Conditions
Le moteur de workflow fournit des conditions pertinentes et personnalisables sur lesquelles exécuter des règles.
Activités
Toute action qu’un utilisateur peut effectuer dans le système peut être spécifiée comme une action automatisée.
Gestion des enregistrements
Le système fournit les outils et la fonctionnalité nécessaires pour maintenir la preuve des activités commerciales et se conformer aux exigences gouvernementales ou aux normes de l’industrie.
Gestion de cas
Le système fournit des fonctionnalités spécialisées pour regrouper le contenu structuré et non structuré, automatiser les processus adaptatifs multi-personnes et fixer des délais pour les cas ouverts. En outre, les cas peuvent être complétés et fermés avec les informations associées stockées et vérifiables.
Configuration (4)
Activités
Fournir des activités et des tâches standard qui peuvent être personnalisées par les utilisateurs
Flux
Les utilisateurs peuvent facilement créer des flux à l’aide des fonctionnalités de glisser-déposer
Dépendances
Définir et gérer les dépendances entre les tâches et les workflows
Notifications
Inclure des modifications pouvant être utilisées avec des workflows
management (3)
Updates
Possibilité de mettre à jour plusieurs flux de travail en même temps
Piste d'audit
Conserver un historique de toutes les modifications apportées au flux de travail
Intégration
Intégration avec un logiciel ERP ou de gestion de projet
Gestion des données (3)
Identification des documents
Permet une identification facile des documents à l’aide d’un numéro de document unique, d’une référence de version ou d’autres fonctionnalités.
Workflows
Inclut les workflows et définit les rôles des utilisateurs qui doivent créer, réviser et approuver chaque type de documents.
Contrôle de version
Effectue le suivi des versions et des modifications d’un projet, les stocke et les surveille en ligne.
Tableaux (4)
Rapports basés sur les ressources
Génère des rapports basés sur les ressources sur le temps prévu et réel consacré aux documents afin de mettre en évidence les incohérences.
Visualisation et analyse des données
Permet des capacités de visualisation et d’analyse des données
Rapports basés sur la qualité
Génère des rapports basés sur la qualité sur les documents pour diagnostiquer les problèmes, prendre des mesures correctives et / ou éviter les complications futures
Tableaux de bord automatisés
Génère des tableaux de bord et des rapports automatisés sur les informations du document et la progression du flux de travail
Sécurité (3)
autorisation
Contrôle l’accès aux informations en permettant uniquement aux utilisateurs autorisés de rechercher, d’afficher et de récupérer des documents d’ingénierie
Code QR
Facilite la vérification de l’authenticité des documents grâce à la fonction de numérisation de code QR
Mises à jour sur les dossiers
Génère des notifications automatisées pour informer les utilisateurs lors d’événements spécifiés, de problèmes potentiels ou à l’approche des dates et heures d’escalade automatique.
IA générative (1)
Génération de texte
Permet aux utilisateurs de générer du texte à partir d’une invite texte.
Gestion et Découverte - Documentation Informatique (3)
Recherche et indexation
Fournit un filtrage puissant, un étiquetage et un indexage pour localiser rapidement les documents pertinents dans des environnements informatiques complexes.
Contrôle de version
Conserve un historique des modifications et permet aux administrateurs de revenir à une version précédente de la documentation.
Accès et permissions
que seul le personnel autorisé puisse voir ou modifier le contenu.
Opérations - Documentation informatique (3)
Intégrations
Se connecte parfaitement avec les plateformes existantes de gestion des services informatiques et de surveillance, rationalisant la résolution des tickets et garantissant des mises à jour en temps réel.
Automatisation
Offre des modèles prêts à l'emploi et des flux de travail automatisés, standardisant la création de documentation et accélérant les procédures de routine.
Rapport
Tableaux de bord et rapports pour suivre la qualité de la documentation, la conformité réglementaire et l'alignement avec les politiques internes.
Agentic AI - Gestion de Contenu d'Entreprise (ECM) (3)
Exécution autonome des tâches
Capacité à effectuer des tâches complexes sans intervention humaine constante
Interaction en Langage Naturel
Engage dans une conversation semblable à celle des humains pour la délégation de tâches
Prise de décision
Faites des choix éclairés en fonction des données disponibles et des objectifs
Agentic AI - Collaboration de contenu dans le cloud (3)
Exécution autonome des tâches
Capacité à effectuer des tâches complexes sans intervention humaine constante
Intégration inter-systèmes
Fonctionne avec plusieurs systèmes logiciels ou bases de données
Interaction en Langage Naturel
S'engage dans une conversation semblable à celle des humains pour la délégation de tâches
Agentic AI - Gestion des flux de travail (7)
Exécution autonome des tâches
Capacité à effectuer des tâches complexes sans intervention humaine constante
Planification en plusieurs étapes
Capacité à décomposer et planifier des processus en plusieurs étapes
Intégration inter-systèmes
Fonctionne sur plusieurs systèmes logiciels ou bases de données
Apprentissage adaptatif
Améliore la performance en fonction des retours et de l'expérience
Interaction en Langage Naturel
S'engage dans une conversation semblable à celle des humains pour la délégation de tâches
Assistance proactive
Anticipe les besoins et offre des suggestions sans être sollicité
Prise de décision
Faites des choix éclairés en fonction des données disponibles et des objectifs





