Gestion de la conformité des politiques

Qu'est-ce que la gestion des politiques et de la conformité ?

La gestion des politiques et de la conformité est une approche visant à gérer de manière centralisée les normes, les politiques et les processus de contrôle interne, en les croisant avec les normes réglementaires externes. Elle sert de point d'intégration pour l'importation de cadres de conformité réglementaire.

Les entreprises adoptent des logiciels de gestion des politiques et de la conformité pour obtenir un flux de travail structuré pour l'identification, l'évaluation et la surveillance continue des activités de contrôle. Les entreprises opérant à l'échelle mondiale ou dans une région spécifique doivent se conformer aux exigences réglementaires spécifiques à leur localisation et à leur activité. Les solutions de gestion des politiques et de la conformité rassemblent tous les contrôles pour s'assurer que les organisations ne manquent pas de se conformer à plusieurs normes en raison de légères différences.

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Avantages de la gestion des politiques et de la conformité

Une gestion efficace des politiques et de la conformité atténue le risque associé à la gestion de plusieurs exigences de conformité et à l'établissement de contrôles internes pour répondre à ces exigences.

• Minimise les risques commerciaux : La gestion des politiques et de la conformité intègre plusieurs processus commerciaux à l'aide d'une solution logicielle unifiée. Elle sert de référentiel central pour gérer les informations et applications critiques d'une entreprise, permettant aux professionnels de la sécurité de détecter les menaces et de réduire les risques commerciaux s'ils trouvent des anomalies ou des violations de conformité.

• Assure la sécurité : Les solutions de gestion des politiques et de la conformité sont dotées de protocoles d'authentification solides, garantissant la sécurité des actifs vitaux et les protégeant des pirates malveillants.

• Évalue le risque dans plusieurs domaines : La gestion des politiques et de la conformité permet aux équipes de mener une évaluation appropriée des risques dans tous les domaines fonctionnels de gouvernance, de risque et de conformité (GRC). L'approche facilite les audits internes, l'assurance qualité, la compétence et maintient les registres des risques, la conformité réglementaire et la réputation.

• Mappe les exigences avec les contrôles : Avec la gestion des politiques et de la conformité, chaque changement d'exigence peut être croisé avec les contrôles qui répondent à ces exigences. Lorsque les exigences changent, le contrôle le reflète dans un processus efficace de gestion des politiques et de la conformité. Cela aide à assurer une gestion fluide de diverses normes réglementaires, aidant les responsables de la conformité à prioriser les fonctions plus critiques pour l'entreprise.

Éléments essentiels de la gestion des politiques et de la conformité

Le processus de gestion des politiques et de la conformité contient quelques composants importants conçus pour rendre les tâches administratives d'une organisation plus gérables.

• Programme de conformité : Les entreprises doivent avoir un programme de conformité bien défini pour répondre à chaque exigence légale essentielle pour faire des affaires dans une région spécifique. La gestion des politiques et de la conformité implique des politiques et des processus et comprend la formation, la surveillance et la mise en œuvre d'actions correctives pour fournir un programme de conformité efficace.

• Référentiel centralisé des politiques et des conformités : Maintenir un système centralisé pour identifier, évaluer et surveiller les politiques et conformités internes sert de source unique de vérité pour les entreprises pour gérer leurs politiques et prouver leur conformité.

• Contrôle de version des révisions et approbations des politiques : Pour chaque changement de politique, les entreprises doivent informer leurs employés et être transparentes à ce sujet. La gestion des politiques et de la conformité permet aux entreprises de communiquer efficacement chaque révision. Elle prend également en charge le processus d'approbation de tout changement de politique avant leur publication.

• Suivi et rapport : Un processus de gestion des politiques et de la conformité inclut le suivi de chaque révision de politique avec des détails sur qui a reçu, examiné et attesté tout changement de politique. Cela prouve la conformité et réduit la responsabilité.

• Maturité de la conformité : Tout changement dans les exigences de conformité nécessite que les entreprises modifient leurs objectifs de contrôle pour se conformer à la révision. Avec les solutions de gestion des politiques et de la conformité, les entreprises peuvent modifier efficacement les entités qui prouvent la conformité à travers des modèles d'indicateurs, des modèles de test et des attestations pour démontrer le niveau de conformité.

Meilleures pratiques de gestion des politiques et de la conformité

Les organisations peuvent adopter les meilleures pratiques suivantes pour assurer une gestion efficace des politiques et de la conformité :

• Exploitez les logiciels de gestion des politiques et de la conformité pour automatiser les processus dans les programmes de gestion avancés.
• Soyez proactif, et non réactif, en examinant les changements de politique et en effectuant les mises à jour nécessaires avant que des problèmes ne surviennent.
• Établissez une procédure standard pour créer et distribuer de nouvelles politiques aux employés et obtenir leur attestation.
• Faites de la gestion des politiques et de la conformité une responsabilité transversale et impliquez différents départements dans les examens des politiques.
• Limitez l'autorité de décision à la direction, avec le conseil d'administration jouant un rôle consultatif. Les organisations peuvent faire des exceptions dans la prise de décisions impliquant des risques plus élevés ou le code de conduite.
• Établissez une politique d'escalade pour clarifier les détails de ce qui peut être escaladé, à qui, et le délai associé.
• Au lieu de se précipiter directement vers les exigences de conformité, les entreprises devraient travailler à rebours à partir des résultats finaux attendus. Cela implique d'examiner les objectifs, d'identifier des objectifs précis et de définir des indicateurs clairs pour suivre l'efficacité de la conformité.
• Comprenez clairement les réglementations de conformité et surveillez les contrôles internes.
• Établissez une base des efforts de conformité actuels de l'entreprise et effectuez des audits pour vérifier l'efficacité du programme de gestion des politiques et de la conformité de l'organisation.
• Développez un programme de formation continue à la conformité au lieu d'un atelier d'une journée. Les entreprises doivent former leurs employés à chaque changement de politique, et une formation continue à la conformité aide à l'accommoder.
• Assurez-vous que les examens des politiques et de la conformité se produisent régulièrement. Programmez des rappels pour effectuer ces examens périodiquement plutôt qu'en réponse à des violations.