Il existe une variété d'avantages associés à l'utilisation des systèmes d'information des étudiants pour les parents et les étudiants ainsi que pour les établissements d'enseignement et leur personnel. Les solutions de cette catégorie fournissent des canaux de communication entre les responsables scolaires et les étudiants, agissent comme une source unique d'informations liées aux étudiants, rationalisent les processus de facturation, et plus encore.
Stockage d'informations — Le logiciel SIS abrite de nombreux types d'informations sur les étudiants, consolidant tous les dossiers en un seul endroit afin qu'ils puissent être facilement accessibles par les responsables scolaires, les parents et les étudiants eux-mêmes. Dans un seul système, un responsable scolaire peut voir la présence des étudiants, le statut d'aide financière, les listes de classes, l'inscription des étudiants, et plus encore. De l'autre côté, les étudiants peuvent voir des relevés de notes non officiels, s'inscrire à des cours, vérifier les frais de scolarité et accéder à un planificateur d'emploi du temps. Garder toutes les informations des étudiants dans un système unique permet aux utilisateurs de faire et de suivre les changements, ainsi que de maintenir une vue d'ensemble à la fois des étudiants individuels et de l'ensemble du corps étudiant. Les informations dans un SIS ne sont pas cloisonnées dans des systèmes disparates, ce qui facilite l'organisation dans l'ensemble.
Faciliter la communication entre les parents et les enseignants — Cet avantage s'applique principalement aux logiciels SIS K-12, car ces systèmes offrent des portails pour les parents et des canaux de communication entre les parents et les enseignants. Ce portail permet aux parents d'avoir un aperçu de la performance de leurs enfants à l'école ainsi que des informations détaillées sur le comportement en classe, la présence, la planification académique, et plus encore. Les parents peuvent utiliser le portail comme un canal pour communiquer rapidement et facilement avec les enseignants de leurs enfants, ce qui est particulièrement utile en cas de question urgente ou de comportement en classe nécessitant une intervention parentale.
Faciliter la communication entre les étudiants et le corps professoral — Le portail étudiant est une partie vitale d'un SIS de qualité, en particulier au niveau universitaire. Comme les classes universitaires ont tendance à être plus grandes et que les professeurs sont généralement moins accessibles, donner aux étudiants une ligne directe de communication avec leur professeur est d'une importance accrue. Les étudiants peuvent communiquer avec leurs enseignants et l'administration en un seul endroit, ainsi que conserver des traces de ces conversations. Si un étudiant hésite à poser une question sur un sujet ou un devoir en classe, il peut la poser via le portail et recevoir des éclaircissements.
Faciliter la communication inter-départementale — Les départements au sein d'un établissement d'enseignement peuvent être extrêmement cloisonnés et peu communicatifs entre eux. Les systèmes SIS ont la capacité de briser les barrières de communication et de permettre aux départements de travailler comme une unité unique, plutôt que comme des forces disparates. Unifier l'accès à l'information et donner à tout le monde un accès égal est la clé pour rassembler les départements et potentiellement l'ensemble de l'institution.
Gérer les admissions des étudiants — Le processus d'admission est complexe et multifacette, ce qui le rend difficile à gérer en tant qu'administrateur. Le logiciel SIS peut aider en permettant au responsable de suivre les étudiants potentiels pendant le processus d'admission ; le logiciel met également à jour les profils des étudiants avec les changements au fur et à mesure qu'ils se produisent. Le logiciel SIS peut souvent gérer l'ensemble du processus d'admission, de la première demande à l'acceptation et à l'inscription. Le résultat est une transition fluide de l'individu d'un étudiant potentiel à un membre inscrit de l'université. Toutes les informations pertinentes se trouvent dans un seul système plutôt que dans plusieurs logiciels distincts qui peuvent s'avérer difficiles à intégrer.
Améliorer la sécurité — La majorité des logiciels SIS aujourd'hui sont basés sur le cloud, ce qui est une meilleure option que les systèmes hérités sur site pour diverses raisons. Les systèmes basés sur le cloud offrent une installation plus facile, un accès universel, un support technique immédiat, une sécurité des données améliorée et une capacité accrue à s'adapter aux changements du marché et à mettre à jour le produit avec un minimum de tracas.
Facturation et traitement des paiements — Les solutions SIS offrent des fonctionnalités de traitement des paiements de scolarité afin que les étudiants puissent gérer tous leurs problèmes de facturation en un seul endroit. Les capacités d'enseignement supérieur permettent de facturer les étudiants et les étudiants ou les parents peuvent payer ces frais directement via l'application.
Rapports — Les responsables scolaires peuvent utiliser les données recueillies par le SIS pour créer des rapports basés sur les données sur les progrès des étudiants, tant pour les individus que pour l'ensemble du corps étudiant. Du point de vue d'un responsable scolaire désigné, le SIS offre un moyen facile de gérer la gestion des informations des étudiants. Les responsables peuvent utiliser le logiciel pour créer des rapports sur tout, depuis le nombre d'étudiants ayant un statut de non-immigrant jusqu'à la moyenne des notes dans une classe donnée.
