Qu'est-ce que le QMS ? Un guide sur le système de gestion de la qualité

De la création de listes de tâches au début de la journée de travail à l'élaboration d'un plan d'action pour rencontrer des amis, une bonne planification et des processus efficaces sont très utiles.

Créer un système formalisé de processus d'affaires est l'un des meilleurs moyens de réduire le gaspillage, de diminuer les coûts et d'améliorer les conditions de travail de votre personnel.

En disposant d'une documentation standardisée pour un large éventail de pratiques commerciales, les entreprises peuvent identifier les tendances de production. Vous pouvez également commercialiser plus efficacement et améliorer la performance de vos employés.

Comment organiser efficacement toute la documentation importante en un seul endroit alors qu'elle peut se trouver dans un nombre quelconque de systèmes à travers votre entreprise ? La réponse réside dans le logiciel de système de gestion de la qualité (QMS).

Mettre en œuvre un QMS est l'un des meilleurs moyens de documenter tous les processus, procédures et responsabilités de l'entreprise en un seul endroit central. Les utilisateurs doivent considérer un QMS comme un guichet unique pour ces ressources.

Le QMS offre également des solutions automatisées accessibles de n'importe où, facilitant ainsi la collaboration à distance. Il favorise l'amélioration continue et permet à l'organisation de prendre des décisions éclairées et d'agir sur les domaines qui peuvent nécessiter une optimisation.

Différence entre QMS et assurance qualité

Bien que les concepts puissent sembler similaires, il existe une différence entre le QMS et l'assurance qualité. Le QMS est un concept plus large qui inclut les quatre composantes de la gestion de la qualité - la planification de la qualité, le contrôle de la qualité, l'assurance qualité et l'amélioration de la qualité. En comparaison, l'assurance qualité fait partie ou est une composante de ce concept plus large.

Composantes du QMS

Un système de gestion de la qualité (QMS) rationalise la chaîne d'approvisionnement en maintenant les quatre principales composantes de la gestion de la qualité : la planification de la qualité, le contrôle de la qualité, l'assurance qualité et l'amélioration de la qualité. Ils se réfèrent aux plans créés pour fournir des produits et services de qualité aux clients ; les étapes prises pour garantir les normes de qualité.

Le QMS englobe les processus ci-dessus et crée un cadre pour une approche structurée. Il assure l'assurance qualité grâce à une procédure standardisée pour le contrôle de la qualité. Il aide également à améliorer la fonctionnalité et garantit que les processus fonctionnent bien ensemble.

Planification de la qualité

La planification de la qualité identifie les normes de qualité et planifie comment les satisfaire. Par exemple, une entreprise automobile fabrique des pièces de voiture. Tout au long de ce processus de fabrication, l'entreprise doit définir des normes pour le matériau et décrire le processus de production pour les travailleurs. Toute cette documentation peut être stockée dans un système de gestion de la qualité.

Parfois, un nouveau plan de qualité peut émerger en réponse à une demande client. Comme chaque client est différent, il est important de planifier comment satisfaire ces besoins. En planifiant des étapes concrètes, les entreprises assurent une bonne expérience client.

Assurance qualité et contrôle de la qualité

L'assurance qualité et le contrôle de la qualité sont essentiels à la mise en œuvre de votre plan. Au cours de ce processus, les entreprises doivent tenir compte des actions correctives et préventives (CAPA). Les CAPA se produisent lorsque vous devez modifier votre processus de production en réponse à des demandes. Un QMS aide à gérer et à suivre les CAPA en acheminant automatiquement les actions correctives et préventives vers les responsables qualité. Ils peuvent alors rapidement identifier la cause principale du problème. Au fil du temps, les données collectées peuvent être analysées pour déterminer les domaines d'amélioration des processus, tels que les changements d'équipement ou de matériaux, la refonte des processus ou les initiatives de sécurité.

Amélioration de la qualité

L'amélioration de la qualité implique l'analyse des données collectées à partir du QMS et l'identification des domaines à améliorer. Cela permet aux entreprises d'identifier les obstacles et de fournir des solutions. Un système de gestion de la qualité tourne autour de l'amélioration continue et du changement. Il sera toujours en train de changer pour refléter de nouvelles procédures améliorées.

Types de QMS

Il existe plusieurs types de systèmes de gestion de la qualité parmi lesquels choisir. Chaque industrie a son propre ensemble de normes ; selon votre organisation, les normes QMS varieraient donc. Le système de gestion de la qualité le plus reconnu et mis en œuvre à l'international est l'ISO 9001. L'organisation internationale de normalisation (ISO) a publié pour la première fois l'ISO 9001 en 1987 et il est largement utilisé dans les industries pour améliorer la communication à tous les niveaux de la chaîne d'approvisionnement, garantissant la satisfaction du client.

L'ISO 9001 a servi de modèle pour d'autres normes ISO qui s'adressent à une industrie spécifique, y compris la série ISO, telle que l'ISO 13485 pour les fabricants de dispositifs médicaux, l'ISO 4000 pour les systèmes de gestion environnementale, l'ISO 19011 pour les systèmes de gestion d'audit, et l'IATF 16949 pour les produits liés à l'automobile.

Voici quelques autres exemples courants de systèmes de gestion de la qualité :

• FDA 21 CFR Part 820 (dispositifs médicaux)
• ISO 17025
• ICH Q10
• GxP (dispositifs médicaux)
• EU MDR & EU IVDR (dispositifs médicaux)

Il existe certaines approches non standardisées du QMS. Elles sont :

• Amélioration continue de la qualité (CQI) : Se concentre sur l'amélioration continue.
• Gestion totale de la qualité (TQM) : Se concentre sur la gestion de la qualité dans toute l'organisation.
• Six Sigma : Se concentre sur l'amélioration de la qualité en minimisant les défauts.

Avantages du système de gestion de la qualité

L'implémentation d'un QMS affecte tous les aspects de la performance d'une organisation. Sans suivi de la satisfaction client, il est difficile de savoir quel domaine de la chaîne d'approvisionnement améliorer ou quels domaines nécessitent une rationalisation.

Les systèmes de gestion de la qualité ont plusieurs avantages ; ils améliorent le processus de documentation global, assurent une procédure unifiée et améliorent la qualité des produits et services d'une entreprise.

Examinons certains avantages.

• Conformité aux normes de qualité
• Qualité améliorée
• Augmentation de la satisfaction client
• Efficacité améliorée
• Réduction des coûts
• Amélioration de la collaboration et de la communication
• Politiques standardisées cohérentes
• Facilité de formation des futurs employés
• Prévention des risques
• Documentation améliorée
• Maintien de relations solides avec les clients
• Gestion des fournisseurs

QMS par industrie

L'Organisation internationale de normalisation (ISO) définit les paramètres des systèmes de gestion de la qualité dans divers secteurs. Ces systèmes de gestion de la qualité maintiennent un haut niveau de réglementation et l'intégrité des biens et services. Nous allons explorer comment les industries utilisent les systèmes de gestion de la qualité dans leurs opérations quotidiennes et assurent la gestion des actifs.

Alimentation

Un QMS alimentaire efficace permet aux entreprises alimentaires et de boissons de communiquer à leurs clients qu'elles fournissent un produit de haute qualité et maintiennent la conformité. Une façon de le faire est par la documentation des exigences des fournisseurs. Dans un QMS, les utilisateurs peuvent conserver un document contenant une liste de contrôle complète de ce qu'il faut rechercher lors de l'évaluation du risque d'un nouveau fournisseur. Un processus étape par étape pour auditer un nouveau fournisseur permet aux entreprises d'éviter de manquer des problèmes potentiels.

Le QMS aide également l'industrie alimentaire en aidant à inspecter les matériaux entrants. Cela permet aux entreprises de développer un système d'enregistrement des inspections et de suivre des informations telles que la date de réception et la quantité de marchandises. Dans le QMS, les entreprises peuvent suivre la qualité des biens des fournisseurs. Ces rapports aident les entreprises à voir comment améliorer leur sécurité alimentaire.

Industrie automobile

La gestion des garanties et la réduction du gaspillage de matériaux automobiles ne sont que quelques-unes des façons dont un QMS peut aider l'industrie automobile. Ces demandes évoluent à mesure que les fabricants de voitures se concentrent sur la responsabilité sociale des entreprises et sur la façon dont leurs pratiques de fabrication affectent l'environnement.

Au-delà de cela, la sécurité des voitures est la demande la plus importante des clients des fabricants automobiles. Un QMS peut aider les fabricants de voitures à améliorer cela en fournissant un processus standardisé étape par étape pour les tests de sécurité. Un QMS dispose de fonctionnalités d'audit intégrées qui permettent aux utilisateurs de planifier des audits de sécurité et d'alerter les travailleurs appropriés. Il stocke ensuite ces formulaires d'audit et crée des rapports pour analyser les données. Cela garantit que des tests de sécurité appropriés sont effectués, avec une documentation pour le prouver. Cela instille plus de confiance chez les clients et se traduit par de meilleures évaluations de sécurité et moins d'accidents de voiture mortels.

Santé

L'ISO 13485 est le QMS standardisé pour les dispositifs médicaux. Il démontre que tous les dispositifs médicaux répondent constamment aux exigences des clients et des réglementations. Être certifié avec l'ISO 13485 permet aux prestataires de soins de santé d'améliorer les opérations chirurgicales et de communiquer un niveau d'engagement à la fois à leurs clients et aux régulateurs.

Visez les étoiles (5/5)

Une amélioration des processus, des produits et des services de la chaîne d'approvisionnement dans son ensemble, qui ne veut pas cela ? Opter pour le bon logiciel de système de gestion de la qualité peut réduire considérablement les coûts, augmenter l'efficacité et accroître la satisfaction des clients. Viser à obtenir ces avis 5 étoiles est la voie à suivre.

Vous pouvez également améliorer l'efficacité opérationnelle en choisissant la bonne disposition d'entrepôt qui fonctionne pour votre entreprise.

Cet article a été publié à l'origine en 2019. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.