Communication verbale : Vous dites plus que vous ne le pensez

Les mots sont difficiles à ignorer.

Il est difficile de garder la bouche fermée lorsque nous ressentons fortement un problème et impossible de fermer nos oreilles lorsque nous entendons quelque chose de désagréable. À cause de cela, la communication verbale a le pouvoir de nous faire reculer et de nous faire avancer dans les affaires.

Tous les types de communication impliquent un message voyageant d'un expéditeur à un récepteur. L'expéditeur a l'information et ensuite, en utilisant un canal de communication, la transmet au récepteur.

La communication verbale peut être délicate car le temps entre l'expéditeur et le récepteur est presque nul. Les formes de communication écrite peuvent rester non lues ou être négligées par erreur, mais la communication verbale laisse tout sur la table.

La communication verbale dans les affaires

Peu importe le secteur dans lequel vous travaillez ou la taille de votre entreprise, la communication verbale est une compétence nécessaire. Elle est utilisée tous les jours avec ou sans réflexion et si une réponse est nécessaire, elle est attendue immédiatement.

La communication verbale se produit dans un certain nombre de situations différentes sur le lieu de travail. Toute interaction impliquant deux personnes ou plus, parlant et écoutant est considérée comme une communication verbale. La forte dépendance aux réunions en personne, aux appels téléphoniques et aux vidéoconférences dans les affaires nécessite donc son utilisation régulière.

4 types de communication verbale

Les différents aspects de la communication verbale sont statiques, tandis que la façon dont ils sont exécutés est dynamique. Cela rend les combinaisons de types de messages infinies et l'interprétation correcte de ceux-ci encore plus importante. Mal comprendre le message de quelqu'un ou les parties de la communication verbale utilisées peut conduire à une réponse insensée ou à faire confiance à des informations peu fiables. Voici les quatre parties de la communication verbale et pourquoi elles sont importantes pour comprendre ou présenter pleinement un message.

1. Préparation

La préparation est l'acte de se préparer pour un certain événement. Dans la communication verbale, les messages partagés peuvent être aussi répétés qu'un discours d'acceptation écrit aux Oscars, ou aussi irréfléchis qu'une réaction vocale à une piqûre d'abeille.

Dans les affaires, la quantité de préparation nécessaire pour une interaction verbale dépend de quelques éléments. Voici quelques questions que vous devriez vous poser avant d'entrer dans une situation où la communication verbale dominera.

Avec qui communiquez-vous ?

Considérez votre public. Si vous passez au bureau d'un collègue pour clarifier quelque chose, ayez simplement votre question prête. Si vous vous adressez à toute une équipe, vous pourriez vouloir avoir une liste rapide de sujets prêts à l'emploi. Cependant, si vous rencontrez votre patron et vous demandez comment demander une augmentation, vous voudrez vous préparer, et peut-être même répéter.

Quel est le sujet de la discussion ?

Réfléchissez au sujet en question. Les sujets typiques discutés lors d'une réunion hebdomadaire avec votre manager peuvent venir naturellement et nécessiter peu ou pas de préparation. En revanche, des sujets sensibles tels que le salaire, les promotions et les controverses sur le lieu de travail pourraient nécessiter plus de temps de préparation.

Que doit-on accomplir à la fin de la discussion ?

Fixez un objectif pour les sujets à aborder. Une communication verbale non structurée peut conduire à des digressions. Même si des conversations non liées peuvent interrompre des sujets plus sérieux et agir comme une pause agréable, le temps de chacun est précieux et ne doit pas être gaspillé. Un ensemble préparé de sujets aidera à garder la réunion sur la bonne voie, et si le temps le permet, une brève mention de la nouvelle machine à cappuccino dans la cuisine, alors tant mieux.

Bien que se préparer puisse être une corvée, c'est un excellent moyen d'être plus efficace lors de la communication verbale.

2. Choix des mots

Le choix des mots est exactement ce que cela semble être : le choix des mots. Passer du temps supplémentaire à considérer le processus de communication peut sembler ridicule. La plupart du temps, lorsque nous parlons, nous ne réfléchissons pas aux mots que nous utilisons. Ils sortent simplement. Cependant, la théorie de la communication nous montre que le processus de parole a en fait beaucoup de choses. Dans les affaires, plonger un peu plus profondément dans le processus de communication vaut votre temps, surtout avec le choix des mots.

Tout d'abord, et surtout, le public doit être pris en compte. Si votre utilisation de la communication verbale est d'intégrer des employés débutants, il pourrait être utile soit de réduire les termes industriels compliqués, soit de prendre une seconde supplémentaire pour expliquer ce qu'ils signifient. D'un autre côté, lorsque vous parlez avec des vétérans, il n'est pas nécessaire de perdre leur temps avec des définitions.

Le choix des mots est également situationnel. Lorsqu'un certain événement nécessite une interaction utilisant la communication verbale, les mots choisis donneront aux récepteurs du message une compréhension de la façon dont ils doivent interpréter le message. Certains mots sont plus positifs et indulgents tandis que d'autres sont négatifs et distribuent le blâme. Cela est connu comme la connotation du mot. Regardons un exemple.

Disons que vous êtes sur le point de confronter votre patron au sujet de la commande d'une nouvelle imprimante. Elle prétend continuellement qu'elles sont trop chères et que l'imprimante actuelle fonctionne parfaitement bien. Parce que vous n'êtes pas d'accord, vous décidez de vous battre un peu plus fort cette fois-ci. Considérez les options suivantes.

« Vous êtes radine. »

« J'apprécie que vous soyez économe. »

Les phrases ci-dessus signifient techniquement la même chose : votre patronne est économique et prudente avec l'argent. Cependant, économe a une connotation beaucoup plus positive que radine, changeant complètement l'interprétation. Puisque votre objectif était de flatter votre patronne pour obtenir une nouvelle imprimante, la dernière option pourrait être votre meilleur choix.

Bien que les mots aient tendance à sortir de notre bouche sans beaucoup de réflexion, il y a des moments où cela vaut la peine de faire un effort supplémentaire pour choisir les bons mots lors de l'utilisation de la communication verbale.

3. Ton

Dans la communication verbale, le ton est connu comme l'attitude derrière les mots. Interpréter correctement le ton de quelqu'un est tout aussi important que de comprendre les mots qu'il dit.

L'un des facteurs les plus significatifs du ton d'un message est l'accent. Le contenu d'une phrase ou d'une expression peut rester complètement inchangé, mais si l'accent se déplace d'un mot à un autre, quelque chose de différent peut être impliqué. Voici un exemple rapide de la façon dont l'accent peut ajuster le contexte. Considérez ces deux phrases et mettez l'accent sur les mots en italique.

« J'ai soumis mon rapport de ventes à temps. »

« J'ai soumis mon rapport de ventes à temps. »

Ces déclarations ont exactement les mêmes mots. Cependant, lorsque le « J'ai » est accentué, cela suggère que même si vous avez terminé votre rapport de ventes à temps, peut-être que quelqu'un d'autre ne l'a pas fait. Lorsque l'accent est mis sur « rapport de ventes », cela implique que même si leur rapport de ventes a été terminé à temps, peut-être qu'un autre type de rapport était en retard.

Comme les autres parties de la communication verbale, votre public et votre objectif détermineront votre ton de voix. Parler à un groupe d'amis de votre nouveau film préféré aura un ton beaucoup plus détendu que de présenter vos chiffres de trafic de site web au PDG, ce qui sera plus professionnel. N'oubliez pas d'adopter le ton approprié dans une conversation.

Il n'est pas rare que les gens réagissent plus au ton d'un orateur qu'à ses mots réels. Faites attention à la situation et ajustez votre ton en conséquence.

4. Écoute et rétroaction

L'une des beautés de la communication verbale est la possibilité de rétroaction. Le récepteur n'est pas là juste pour absorber le message, mais pour enrichir la conversation avec des questions, des phrases reformulées, et parfois même des critiques.

Pour contribuer à une rétroaction pertinente, l'écoute est nécessaire. Ou mieux encore, l'écoute active. Lorsque le récepteur prend en compte le ton, l'accent et le choix des mots pour la signification globale du message, il écoute activement.

Ce n'est amusant pour personne lorsqu'une conversation est complètement unilatérale, alors écoutez et contribuez.

Exprimez-vous !

La communication verbale est cruciale pour le succès d'une entreprise. Non seulement c'est un outil clé pour présenter des informations professionnelles, mais les bavardages de bureau aident à créer un environnement où les gens se sentent à l'aise et heureux de travailler. Améliorez vos compétences en communication verbale pour créer une équipe productive et satisfaite.