Un guide complet des demandes de prix pour les acheteurs et les vendeurs

Si vous avez réussi à faire avancer un prospect dans votre entonnoir de vente au point où il souhaite commencer à parler prix, c'est un bon signe.

Cela signifie que toutes vos conversations précédentes concernant les avantages que votre solution peut offrir les ont suffisamment intrigués pour envisager de l'acheter. Dans le marché concurrentiel d'aujourd'hui, les produits sont configurés, tarifés et cotés pour produire la combinaison idéale de fonctionnalités pour chaque client. Et avec des produits personnalisés viennent des prix personnalisés.

Votre site Web peut donner aux clients potentiels une estimation de ce que votre solution pourrait coûter, mais s'ils sont sérieux au sujet de l'achat, ils enverront une demande de devis pour obtenir une image plus précise.

Le processus de demande de devis est nécessaire pour les entreprises qui achètent et vendent des produits hautement spécialisés. Une taille unique ne correspond plus à la réalité dans les ventes B2B SaaS. En tant qu'entité commerciale, vous porterez le chapeau à la fois de l'acheteur et du vendeur à un moment ou à un autre - votre entreprise doit également acheter des solutions.

Cela signifie que vous ferez l'expérience de l'envoi et de la réception de demandes de devis. La leçon la plus importante pour les deux côtés du processus de demande de devis et de l'ensemble du processus d'approvisionnement est d'être aussi précis que possible.

Du côté de l'achat, s'assurer que le fournisseur sait exactement ce que vous voulez est le meilleur moyen d'obtenir un devis précis. En ce qui concerne la vente, être précis est crucial car une fois acceptés, ces devis peuvent être utilisés comme documentation juridiquement contraignante pour la transaction.

RFI vs. RFQ vs. RFP

Les demandes de devis ne sont que rarement isolées dans le processus d'achat d'un client. Avec une demande de devis vient souvent une demande d'information (RFI) et une demande de proposition (RFP). Ces trois éléments peuvent être utilisés indépendamment ou conjointement.

Bien qu'ils soient différents formulaires de demande, les RFI, RFQ et RFP servent tous le même objectif global : s'assurer que les deux parties disposent de toutes les informations pertinentes nécessaires pour avancer dans l'accord. Pour les acheteurs, c'est le coût et les capacités de la solution. Pour les vendeurs, ce sont les attentes de l'acheteur.

La meilleure façon d'expliquer les RFQ est d'examiner de plus près chacune de ces demandes pour mieux comprendre pourquoi les entreprises les utilisent, ce qu'elles incluent généralement et l'ordre qu'elles suivent.

Demande d'information (RFI)

Une RFI est une demande d'information. C'est la méthode formelle pour que les acheteurs potentiels demandent aux vendeurs plus d'informations concernant leur solution. Parmi les RFI, RFQ et RFP, les RFI sont envoyées le plus tôt, car elles agissent comme une source d'informations préliminaires importantes pour les clients.

Les RFI poseront des questions ouvertes aux vendeurs pour avoir une bonne idée des avantages, des fonctionnalités et des capacités que leur solution peut offrir. L'avantage d'envoyer une RFI est que tous les détails que vous recherchez seront ancrés dans le cerveau du représentant commercial, ce qui signifie que vous obtiendrez vos réponses plus rapidement que d'autres types de demandes.

La sollicitation d'une RFI ne promet pas qu'un achat sera effectué, mais montre simplement l'intérêt de l'acheteur pour ce qu'il sait déjà et une curiosité d'en savoir plus. Les vendeurs ne publieront que tant de choses sur leur site Web, donc les acheteurs qui s'intéressent de plus en plus à la solution utiliseront une RFI dans le cadre de leur processus de prise de décision.

Bien que recevoir une RFI d'un client soit un bon signe qu'il est au moins un peu intéressé par votre produit, il est probable qu'il en collecte auprès de plusieurs vendeurs. Mais vous ne pouvez pas les blâmer. Pour prendre une décision d'achat éclairée, ils doivent examiner toutes leurs options.

En tant qu'acheteur, votre RFI devrait finalement vous donner une bonne idée du niveau d'expertise du vendeur. Donnez-leur quelques informations de base sur votre entreprise et faites-leur savoir ce que vous essayez d'accomplir avec leur produit.

En tant que vendeur, rédigez votre réponse en fonction de toutes les informations contenues dans la RFI, ainsi que de quelques autres recherches que vous avez effectuées sur le prospect. Leur demande devrait vous donner une bonne idée de leur point de douleur, alors assurez-vous d'en parler dans votre réponse.

Demande de devis (RFQ)

Après avoir obtenu une RFI et reçu une réponse, le client considérera les informations et déterminera si le vendeur peut fournir une solution précieuse dont son entreprise a besoin. Si tel est le cas, la prochaine préoccupation est le prix. Les clients obtiendront cette information en envoyant une demande de devis, ou une RFQ.

Une RFQ est une demande de devis concernant une solution très spécifique qu'un acheteur enverra à un vendeur potentiel. Ces demandes incluront une liste d'exigences que le client recherche dans un produit.

À ce stade du processus d'achat, le client sait exactement ce qu'il veut et où il peut l'obtenir. Le but d'une RFQ est de s'assurer que la solution peut être achetée dans leur budget.

Les clients potentiels enverront également plusieurs RFQ à de nombreux vendeurs. Cependant, si vous en recevez une, cela montre que le niveau d'intérêt de l'acheteur a augmenté depuis qu'il a reçu votre réponse à sa RFI.

En tant qu'acheteur, assurez-vous que votre RFQ inclut une liste détaillée de toutes les fonctionnalités, capacités et fonctionnalités que vous recherchez. Donnez au vendeur une idée de la durée prévue de votre utilisation de leur solution, de la date à laquelle vous souhaitez commencer à l'utiliser et de toutes les conditions de paiement pertinentes pour votre entreprise. Tous ces détails sont incroyablement importants pour recevoir une réponse aussi détaillée que possible.

En tant que vendeur, lorsque vous répondez avec un devis, assurez-vous que tous les détails de tarification sont exactement comme vous le souhaitez. Si un client signe le devis que vous répondez, il pourrait devenir un document juridiquement contraignant dans le processus de vente. Assurez-vous donc que tout ce que vous répondez, vous êtes à l'aise de vous y tenir.

Demande de proposition (RFP)

Une demande de proposition est une méthode que les clients utiliseront pour obtenir des informations spécifiques des vendeurs, y compris le prix d'une solution. Les prospects cherchant un nouveau produit enverront des RFP pour offrir plus de détails concernant le problème auquel ils sont confrontés dans l'espoir que le vendeur réponde avec quelques résolutions suggérées.

Un objectif clé de l'envoi d'une RFP est d'obtenir un aperçu des solutions spécifiques à votre problème que vous n'avez peut-être pas envisagées lors de vos recherches. Les personnes au sein de l'entreprise ont plus d'expérience avec leur produit et devraient être utilisées comme ressource pour configurer la meilleure solution et le meilleur plan d'action possible.

Lors de l'envoi d'une RFP, vous devez être aussi précis que possible. Donnez au vendeur des détails concernant vos processus, vos besoins et vos objectifs finaux pour l'investissement. À ce stade, vous devriez être prêt à effectuer un achat. Ce n'est pas tant une phase d'exploration, mais plutôt une phase de "construisons un plan d'action concret pour mon entreprise".

Les RFP incluront également des questions concernant le flux de travail de la collaboration, si un achat est effectué. Par exemple, l'acheteur posera des questions sur les processus de mise en œuvre, les méthodes pour contrôler les coûts et toute préoccupation prévisible que le vendeur pourrait avoir concernant le calendrier.

Les clients peuvent demander des études de cas, des références ou des avis clients. Si c'est le cas, réclamez votre profil sur G2 et laissez vos anciens clients parler pour vous.

Voici un récapitulatif rapide :

Le processus de demande de devis

Votre entreprise enverra et recevra de nombreuses demandes de devis au cours de sa vie, et le résultat final du document ne sera presque jamais le même. Cependant, le processus commercial suivra généralement les mêmes six étapes.

Expliquons-le du point de vue de l'acheteur, car il subit chaque phase du processus. Quant aux vendeurs, il y a encore beaucoup à apprendre de ce côté des choses.

1. Préparation du document

Au cours de la phase de sensibilisation du parcours de l'acheteur, le client commencera à identifier et à définir le point de douleur que son entreprise rencontre et cherche à résoudre. Cette étape d'exploration intérieure peut en fait être extrêmement utile lorsque vous commencez à rédiger une demande de devis, car vous pouvez facilement mettre en évidence les besoins que vous souhaitez satisfaire.

Lors de la préparation d'une demande de devis, commencez par une brève introduction de votre entreprise et du problème que vous espérez que le fournisseur pourra résoudre. Cela mettra la balle en mouvement pour le vendeur, l'aidant à commencer à réfléchir à ce dont votre entreprise a besoin.

En plus de vos informations de base, voici une liste de choses que vous devez inclure dans votre demande de devis :

• Produit ou service qui vous intéresse
• Méthodes de livraison
• Quantité de la solution
• Conditions de paiement
• Méthode d'évaluation
• Calendrier pour l'examen et la prise de décision
• Conditions générales du contrat
• Exigences pour soumettre le devis

Cela pourrait ressembler à quelque chose comme ce modèle :

Vous voulez télécharger ce modèle ? Cliquez ici.

2. Définir la liste des fournisseurs

Ensuite, l'acheteur établira une liste de prestataires de services potentiels. Le marché évolue constamment, et de nouvelles entreprises entrent avec des innovations inédites. Votre demande de devis doit être ouverte à plus d'un soumissionnaire. Il est possible que quelqu'un propose une solution spécialement configurée dont vous n'êtes pas au courant.

Bien que votre demande de devis montre de l'intérêt pour l'entreprise de quelqu'un, ce n'est pas un contrat contraignant. C'est la beauté de la chose - vous pouvez obtenir une description détaillée de plus d'une solution potentielle et envisager toutes vos options avant de faire un achat.

3. Envoyer la demande de devis

Envoyez une demande de devis à chaque fournisseur potentiel de votre liste. Avant de faire cela, cependant, assurez-vous d'avoir inclus tous les détails nécessaires concernant votre entreprise. Pour trouver la meilleure solution pour votre entreprise, le vendeur doit comprendre les tenants et aboutissants, le processus, les stratégies et, peut-être plus important encore, les objectifs.

Gardez également à l'esprit les délais et les dates que vous avez mentionnés pour la soumission. Avant de vous envoyer un devis réel, le vendeur pourrait vous contacter avec quelques questions de clarification, alors gardez cela à l'esprit.

4. Analyser les réponses

Ensuite, il est temps d'analyser les réponses que vous avez reçues. Gardez à l'esprit votre date limite à ce stade. Si vous avez fixé une date limite pour les offres, attendez d'avoir atteint cette date, puis examinez-les toutes par la suite.

Faites attention aux caractéristiques importantes du produit, au prix, à la durée et à tout autre détail qui pourrait aider ou nuire à votre relation avec le vendeur ou à la résolution du point de douleur.

5. Prendre une décision

La façon la plus évidente de prendre votre décision est de sélectionner le vendeur qui offre la solution la plus précieuse au prix le plus bas. Bien que ce soit une stratégie solide pour choisir d'acheter chez quelqu'un, il y a d'autres choses à considérer également.

Comment se sont déroulées vos conversations avec le représentant commercial avant d'envoyer la demande de devis ? Ont-ils vraiment eu votre meilleur intérêt à cœur ? Sont-ils fiables ? Sont-ils quelqu'un cherchant à être dans une relation d'affaires mutuellement bénéfique et respectueuse ? Les réponses à ces questions devraient également entrer en ligne de compte dans votre prise de décision.

Après avoir choisi un vendeur, faites-lui savoir la bonne nouvelle.

6. Alerter les autres

Les autres vendeurs s'attendront à une réponse à leur devis, et il est impoli de les laisser en suspens. N'oubliez pas de notifier les autres entreprises qui ont reçu votre demande de devis que vous avez décidé de poursuivre avec une autre entreprise. C'est une courtoisie commune, et vous ne voulez pas brûler de ponts.

Respectez le processus

Le processus d'achat est appelé un processus pour une raison. Vos actions, votre langage et vos demandes en tant qu'acheteur envoient des signaux importants qui informent les vendeurs de votre volonté d'acheter.

Envoyer une demande de devis et obtenir un devis pourrait être l'une des dernières choses que vous faites avant de conclure une vente ou de prendre une décision d'achat. Soyez clair, concis, et n'ayez pas peur de leur dire exactement ce que vous voulez.

Une fois que vous avez pris votre décision d'achat ou de vente, assurez-vous de tenir l'accord à jour dans le logiciel de gestion des contrats de votre entreprise.