Guide d'achat de logiciels HRMS et HCM 2024 | G2

Qu'est-ce que les logiciels HRMS et HCM ?

Les systèmes de gestion des ressources humaines (HRMS) et les logiciels de gestion du capital humain (HCM) sont des plateformes technologiques RH composées de plusieurs modules connectés qui gèrent une gamme de fonctions RH. Ils aident les entreprises à gérer des tâches administratives et stratégiques clés, notamment le stockage et l'organisation des données des employés, le recrutement de nouveaux talents, l'évaluation des performances des employés et la gestion des programmes de formation. Ces grandes suites RH combinent des fonctions administratives plus tactiques avec une gestion des talents à long terme et une planification de la main-d'œuvre. Combiner toutes ces fonctions en un seul système facilite le transfert fluide de données entre les modules et offre des opportunités d'automatisation pour aider les employés à fournir des services RH plus efficacement.

Que signifie HRMS ?

HRMS signifie systèmes de gestion des ressources humaines. En plus de HRMS, les acheteurs peuvent également voir d'autres acronymes utilisés pour décrire les suites logicielles RH. Ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable pour désigner des suites RH avec plusieurs modules, et différentes entreprises de logiciels offrant des produits avec des fonctionnalités similaires peuvent utiliser des termes différents. Mais il peut y avoir des différences, comme celles ci-dessous :

• HRIS signifie système d'information des ressources humaines. Ce sont généralement des plateformes qui gèrent les informations sur le personnel, les politiques et les procédures d'une organisation. Elles incluent un module RH de base pour collecter et stocker les données des employés et peuvent également inclure des modules pour les plateformes de paie, les plateformes d'avantages sociaux et les portails de conformité, entre autres fonctions.
• HCM signifie gestion du capital humain. Ce sont des plateformes qui intègrent généralement les fonctions d'un HRIS, mais ajoutent des fonctionnalités pour la gestion des talents et la planification de la main-d'œuvre. Cela pourrait inclure la gestion des performances, l'engagement des employés, la planification de carrière, le suivi du temps et de la présence, la prévision des besoins en main-d'œuvre et la planification de la succession.
• HRMS ou systèmes de gestion des ressources humaines offrent des modules qui peuvent gérer l'ensemble du cycle de vie des employés, du recrutement à la planification de la succession.

Aux fins de ce guide, HRMS désigne des systèmes multi-modules qui gèrent une gamme de fonctions RH.

Quels types de systèmes de gestion des ressources humaines et de gestion du capital humain existent ?

Suite RH groupée

Certains produits HRMS sont vendus sous forme de bundle unique, ce qui signifie que le système comprend plusieurs modules pour différentes fonctions RH et que les modules doivent être achetés ensemble dans une seule plateforme.

Suite RH modulaire

Dans ce modèle, un produit HRMS comprend plusieurs modules qui peuvent être achetés dans certaines combinaisons ou niveaux de package, ou individuellement, selon les fonctions dont l'acheteur a besoin.

HRMS et HCM pour les petites et moyennes entreprises

Alors qu'une suite RH complète n'était autrefois accessible qu'aux grandes entreprises, il existe un nombre croissant de produits HRMS sur le marché qui s'adressent spécifiquement aux petites ou moyennes entreprises. Ceux-ci offrent de nombreux avantages des produits conçus pour les grandes entreprises, mais ils sont conçus pour servir des entreprises avec des effectifs de dizaines ou de centaines d'employés plutôt que des milliers.

HRMS et HCM pour les entreprises

Un HRMS conçu pour les entreprises de niveau entreprise (celles avec plus de 1 000 employés) offrira des modules similaires à ceux conçus pour les petites entreprises. Cependant, les produits d'entreprise doivent être capables de s'adapter pour desservir des milliers d'employés, ce que tous les produits HRMS ne sont pas conçus pour faire. Ils peuvent offrir plus de personnalisation pour les besoins de paie et de conformité qui changent parce que l'entreprise est dans plusieurs juridictions. Les acheteurs d'entreprise ont également besoin d'outils pour soutenir des structures organisationnelles complexes et des analyses avancées pour donner un sens à de grands volumes de données.

HRMS et HCM pour les entreprises multinationales

Les entreprises qui s'étendent sur plusieurs pays ont besoin d'un HRMS qui peut aider l'entreprise à rester en conformité avec différentes lois et réglementations. Ces plateformes peuvent gérer le recrutement, les avantages sociaux, la paie et d'autres domaines avec des flux de travail personnalisés en fonction des besoins de l'entreprise et des pays dans lesquels elles exercent leurs activités.

Quelles sont les fonctionnalités communes des logiciels HRMS et HCM ?

Les HCM & HRMS sont souvent de grandes suites, parfois composées de plus d'une douzaine de modules. Les fonctionnalités de ces produits varient en fonction des types de modules disponibles. Chaque module est comme un produit individuel à part entière, avec un ensemble de fonctionnalités distinctes.

Chaque HCM & HRMS inclura une combinaison de ces modules :

• RH de base : Une partie essentielle de tout logiciel HRMS ou HCM est sa base de données centrale d'informations sur les employés, également connue sous le nom de RH de base. Ces modules stockent les dossiers des employés, y compris les informations personnelles, les avantages sociaux, la classification des emplois, l'historique de l'emploi et les informations sur la rémunération. Les plateformes incluent souvent une fonctionnalité d'auto-service pour que les employés puissent consulter et mettre à jour leurs informations si nécessaire.
• Administration des avantages sociaux : De la définition des packages d'avantages sociaux à la simplification des inscriptions aux avantages, les modules de gestion des avantages dans un HCM ou HRMS aident les professionnels des RH à simplifier les processus d'avantages pour eux-mêmes ainsi que pour les employés. Ces modules permettent aux spécialistes des RH de personnaliser les offres d'avantages de leur entreprise, y compris la création de règles pour différents groupes d'employés ou utilisateurs spécifiques. Les employés peuvent ensuite accéder à un portail en libre-service où ils peuvent s'inscrire aux avantages au moment approprié, consulter leurs choix existants et apporter des modifications si nécessaire.
• Paie : Le traitement de la paie avec l'aide du module de paie dans un HRMS aide les professionnels des RH à garantir que leurs calculs sont précis et que les paiements sont efficaces. Les modules de paie permettent aux administrateurs de configurer des processus de paie, d'automatiser les calculs et d'envoyer des paiements aux employés.
• Recrutement : Selon le produit, un HCM ou HRMS peut avoir des fonctionnalités de recrutement de base ou une gamme d'outils pour aider les utilisateurs à sourcer, attirer, interviewer et finalement embaucher des candidats pour des postes vacants. La plupart des systèmes auront au moins un système de suivi des candidats pour organiser les informations des candidats et gérer les flux de travail pendant le processus d'embauche. Certains systèmes ajoutent des fonctions supplémentaires telles que des capacités de marketing de recrutement, des pages de carrière, des sourcings automatisés et des fonctionnalités de communication pour entrer en contact avec les candidats.
• Intégration : Le module d'intégration dans un HRMS aide les équipes RH à rationaliser le processus de formation des employés pour préparer les nouvelles recrues à être productives dans leurs rôles. Ces modules suivent les tâches que les nouveaux employés doivent accomplir, organisent les documents et facilitent la communication entre l'entreprise et le nouvel employé avant leur premier jour de travail.
• Gestion des performances : Une partie clé des outils de gestion des talents dans un HCM ou HRMS, les modules de gestion des performances gèrent les processus d'évaluation et de développement des employés. Les fonctions de base incluent la réalisation d'évaluations de performance, la fourniture de retours d'information aux employés et la gestion des objectifs.
• Gestion de l'apprentissage : De nombreux produits HCM et HRMS ont un système de gestion de l'apprentissage d'entreprise intégré, qui peut rationaliser la livraison de matériel de formation en ligne et de cours. Les fonctions de base dans un LMS incluent la mise à disposition de matériel de cours en ligne, l'offre d'un outil de création de contenu ou l'intégration avec un, et le suivi des progrès des apprenants. Un LMS conserve également des enregistrements des formations que les employés ont complétées à des fins de conformité. Les modules LMS plus robustes peuvent également inclure des capacités avancées de création de cours, une bibliothèque de contenu à la demande, la capacité de gérer des formations en personne et la compatibilité avec les appareils mobiles.
• Gestion de la main-d'œuvre : De la gestion des horaires des employés à la prévision des besoins en main-d'œuvre, les produits HCM & HRMS offrent une gamme de fonctions pour la gestion quotidienne de la main-d'œuvre ainsi que pour la planification stratégique de la main-d'œuvre. Les fonctions de temps et de présence aident les entreprises à calculer automatiquement les heures de travail des employés, à gérer les absences des employés, à planifier les vacances des employés et à gérer les heures supplémentaires. Les entreprises utilisent également ces outils pour créer des horaires d'employés, permettre aux employés de s'inscrire à des quarts de travail et gérer les conflits et les changements d'horaires. Les outils d'analyse suivent diverses métriques de la main-d'œuvre pour donner aux gestionnaires un aperçu des performances de la main-d'œuvre au fil du temps. Certaines plateformes ont également des capacités prédictives pour que les entreprises puissent prévoir les futures demandes de main-d'œuvre et planifier en conséquence.
• Gestion de la rémunération : Également sous l'égide de la gestion des talents, les modules de gestion de la rémunération des employés sont souvent inclus dans un HRMS. Les outils de rémunération aident les organisations à définir des budgets de rémunération, à consulter les niveaux de rémunération existants, à examiner les augmentations au mérite et à générer des rapports qui fournissent une vue de la rémunération à travers l'entreprise. Parce que ces modules sont intégrés au reste du HRMS, ils facilitent le transfert fluide des données de rémunération mises à jour vers d'autres parties du système, y compris la paie et les RH de base.
• Conformité RH : Une responsabilité clé des départements RH est de maintenir la conformité avec les lois et réglementations applicables. Les modules de gestion de la conformité aident les entreprises à se tenir au courant des réglementations changeantes dans des domaines tels que l'éligibilité au travail, les soins de santé et la déclaration de données et à s'assurer que les politiques de l'entreprise respectent la conformité réglementaire. Ces modules gèrent la documentation telle que les formulaires de reconnaissance du manuel de l'employé ou les documents de la Loi sur le congé familial et médical. Avoir toutes les informations de conformité hébergées dans un système unique qui s'intègre au reste des données RH d'une organisation aide les organisations à rester conformes aux réglementations de leur juridiction.
• Analytique RH : Un avantage majeur d'un système HRMS ou HCM est de pouvoir collecter et stocker de grandes quantités de données organisationnelles centralisées dans un système connecté. Mais en plus de collecter les données, les produits HRMS aident les organisations à les convertir en informations exploitables en générant des rapports analytiques ou des tableaux de bord. Ces rapports peuvent analyser une variété de métriques, telles que le roulement du personnel, les niveaux de rémunération, les tendances de la main-d'œuvre, les données démographiques des employés et l'utilisation de la technologie RH. Les dirigeants peuvent utiliser ces données pour prendre des décisions qui ont un impact sur la rétention des employés ou la croissance de l'entreprise.

Quels sont les avantages des logiciels HRMS et HCM ?

• Consolider les données RH : Utiliser une plateforme HRMS ou HCM qui inclut des modules pour gérer toutes les fonctions RH d'une entreprise signifie également que les données collectées par ces modules sont stockées dans une base de données unique. L'un des avantages de cette approche est une réduction des erreurs de données, car le système HRMS central fournit une source unique de vérité, ce qui signifie que plusieurs modules peuvent s'appuyer sur les mêmes données. Cela signifie que les données des employés n'ont besoin d'être saisies qu'une seule fois et peuvent ensuite être accessibles par tous les modules interconnectés ou les logiciels qui s'intègrent au HRMS. La réduction de la saisie de données permet aux professionnels des RH de gagner du temps et réduit également le potentiel d'erreurs humaines. Le logiciel HCM vous permet également d'obtenir les données que vous souhaitez à la demande.
• Améliorer l'efficacité du personnel RH : Avoir un système unique qui contient tous ou la majorité des processus RH d'une entreprise signifie moins de changements entre les applications pour accomplir une tâche et une surveillance des employés facile. Par exemple, lors de l'intégration d'un nouvel employé, un professionnel des RH pourrait rapidement passer entre les modules de recrutement, d'intégration, de RH de base et d'administration des avantages dans le HRMS, plutôt que d'avoir à utiliser quatre applications différentes pour ces tâches. La centralisation des données simplifie également le travail que les employés RH doivent faire pour garantir la conformité avec les lois et réglementations applicables, car ils doivent s'appuyer sur un système unique plutôt que de surveiller et de rassembler des informations à partir de plusieurs systèmes. Une autre caractéristique du logiciel HCM est l'automatisation des processus RH existants.
• Optimiser les opérations commerciales avec l'analytique : La centralisation des processus dans un HRMS facilite des rapports et des tableaux de bord analytiques plus avancés, donnant aux dirigeants d'entreprise des informations qui n'auraient peut-être pas été disponibles si les données de plusieurs sources n'étaient pas intégrées dans un système unique. Les produits HRMS ont souvent un nombre substantiel de rapports préconstruits pour que les entreprises puissent mieux comprendre différents aspects de leurs opérations, tels que le roulement du personnel, l'adoption des initiatives de formation ou les besoins en main-d'œuvre. Les utilisateurs peuvent également personnaliser ces rapports et tableaux de bord pour analyser des métriques spécifiques qui les intéressent. De nombreux produits HRMS & HCM s'intègrent également à des logiciels tiers, donc si une entreprise souhaite ajouter un nouvel outil à sa pile logicielle, elle pourra partager des données entre les systèmes.
• Rationaliser le recrutement : Recruter de nouveaux talents pour une organisation peut être une entreprise complexe, les recruteurs devant gérer le sourcing des candidats, organiser des entretiens et mener des évaluations, tout en étant en concurrence avec d'autres organisations cherchant à pourvoir des rôles similaires. Les HCM & HRMS centralisent plusieurs fonctions de recrutement pour que le processus se déroule sans heurts, tant pour les candidats que pour le personnel de recrutement.
• Améliorer l'expérience des employés : Les modules de gestion des talents robustes sont devenus une offre plus courante dans les produits HCM & HRMS modernes, donnant aux gestionnaires RH un nouvel ensemble d'outils pour offrir une expérience supérieure aux employés. Cela inclut la conduite de conversations de performance efficaces, la fourniture d'expériences d'apprentissage significatives, la fourniture d'une rémunération équitable et l'aide aux employés à planifier leurs trajectoires de carrière. Avec ces fonctionnalités viennent souvent des rapports analytiques qui aident les gestionnaires à identifier les problèmes qui peuvent conduire à un roulement du personnel et à prendre des mesures pour empêcher les employés de partir.

Qui utilise les logiciels HRMS et HCM ?

Les départements RH, le personnel et les membres de l'équipe de toutes les tailles d'entreprises, des petites entreprises aux entreprises de taille entreprise, utilisent les logiciels HRMS & HCM pour maintenir les fonctions RH de base et stratégiques. Les petites entreprises et les startups ont souvent une personne ou une petite équipe RH dédiée à la gestion des processus RH. Les grandes entreprises ont probablement des départements RH qui utilisent un HRMS pour gérer les processus à travers l'organisation, peut-être même dans plusieurs pays. Les employés et les gestionnaires au sein d'une entreprise peuvent également utiliser certains aspects d'un HRMS, comme son système de gestion des performances ou son système de gestion de l'apprentissage, tandis que d'autres, comme le module de paie, seraient principalement utilisés par l'équipe RH.

Quelles sont les alternatives aux systèmes de gestion des ressources humaines ?

Dans certains cas, les acheteurs peuvent constater qu'un certain module dans un logiciel HRMS ou HCM n'offre pas la même fonctionnalité robuste qu'une version autonome du même logiciel offrirait. Dans ce cas, l'entreprise pourrait vouloir acheter le produit autonome pour obtenir les fonctions dont son organisation a besoin et l'intégrer à son HRMS.

Les petites entreprises peuvent également ne pas avoir besoin de tous les modules d'un HRMS et peuvent opter à la place pour un logiciel RH de base avec un ensemble de fonctionnalités plus limité.

Défis avec les systèmes de gestion des ressources humaines

Bien que les HCM & HRMS puissent bénéficier aux équipes RH, ils présentent également leurs propres défis :

• Manque d'intégrations : Une partie de l'attrait d'un HRMS est que les modules qui font partie du système s'intègrent automatiquement les uns aux autres. Mais parfois, une entreprise souhaite ajouter un produit logiciel fabriqué par un autre fournisseur parce que le module dans le HRMS ne répond pas aux besoins de l'entreprise. Par exemple, un HRMS peut inclure un système de suivi des candidats de base dans ses fonctions de recrutement, mais l'utilisateur peut vouloir acheter une plateforme d'automatisation du recrutement séparée pour ajouter des capacités de sourcing de candidats plus avancées. Cependant, le HRMS peut manquer de la capacité à s'intégrer de manière transparente avec ce nouveau produit. Les acheteurs devraient envisager de choisir un HRMS qui s'intègre à une variété de systèmes tiers afin qu'il partage efficacement les données avec la pile technologique existante de l'acheteur ainsi qu'avec les produits qu'ils pourraient acheter à l'avenir.
• Manque de personnalisation : Les suites logicielles de ressources humaines sont souvent commercialisées comme des produits "tout-en-un" qui couvrent toutes les fonctions dont le département RH a besoin. Mais les acheteurs doivent s'assurer que "tout-en-un" ne signifie pas "taille unique". La capacité de personnaliser un système HRMS ou HCM pour s'adapter aux processus existants d'une entreprise est un facteur crucial pour savoir si la nouvelle technologie RH sera largement adoptée par l'organisation et utilisée avec succès par ses employés. Par exemple, le module de paie dans un HRMS devrait pouvoir être personnalisé en fonction des pratiques de paie spécifiques de cette entreprise. Sans la capacité de personnaliser les modules dans un HRMS, les utilisateurs pourraient se retrouver à chercher des produits supplémentaires pour combler ces lacunes en matière de fonctionnalité.
• Coût : Un HCM ou HRMS de niveau entreprise sur site est probablement trop cher pour s'inscrire dans les budgets des petites entreprises. Pour servir les clients plus petits, de nombreux fournisseurs proposent leurs plateformes en éditions par niveaux, souvent dans un modèle SaaS dans lequel les acheteurs paient mensuellement pour un logiciel RH basé sur le cloud. Cela peut réduire l'investissement initial requis pour obtenir une licence pour un système sur site hérité. Cependant, le prix peut être un obstacle à l'entrée pour certaines entreprises.
• Implémentation : Un HRMS est un investissement important pour toute entreprise, tant en termes d'argent que de temps. L'implémentation d'un tout nouveau système RH prend des mois, voire des années, selon la taille de l'organisation. Les acheteurs devraient envisager quel type de support le vendeur HRMS fournit pour garantir que l'implémentation est efficace et efficiente et s'il est judicieux d'engager une société de conseil tierce pour aider à l'implémentation.

Comment acheter des systèmes de gestion des ressources humaines

Collecte des exigences (RFI/RFP) pour les systèmes de gestion des ressources humaines

Lors de la collecte des exigences pour un HRMS, les acheteurs devraient considérer l'ensemble des processus RH à travers l'organisation et comment un nouveau HRMS les aiderait idéalement à mieux gérer ces processus. Ce processus devrait impliquer les parties prenantes qui supervisent différentes tâches liées aux RH, telles que la paie, l'apprentissage et le développement, et l'évaluation des employés. Les acheteurs doivent évaluer quels modules HRMS (et fonctionnalités au sein de ces modules) sont essentiels et lesquels sont agréables à avoir. Par exemple, une entreprise pourrait vouloir un HRMS avec de solides capacités RH en libre-service mais prévoit de conserver son LMS existant, donc trouver un HRMS avec une gestion de l'apprentissage robuste n'est pas aussi important.

Comparer les produits de systèmes de gestion des ressources humaines

Créer une liste longue

Il existe des centaines de produits de type HRMS sur le marché, donc les premières étapes de la comparaison des produits HRMS nécessiteront de créer une liste initiale de solutions qui répondent aux exigences de fonctionnalités de base de l'entreprise. Cela devrait inclure des modules indispensables comme la paie et les RH de base, mais pourrait également inclure des modules importants pour l'entreprise tels que les modules de gestion des talents. À ce stade, considérez également la réputation de l'entreprise et l'expérience d'autres acheteurs qui sont dans des entreprises similaires en lisant des avis d'utilisateurs réels sur G2.com.

Créer une liste courte

Après avoir créé une liste longue, il est temps d'examiner chaque produit en détail pour déterminer s'il répondra aux besoins de l'entreprise et mérite d'être mis sur leur liste courte. Cela devrait inclure l'évaluation des fonctionnalités supplémentaires de chaque produit au-delà de celles identifiées comme essentielles pour déterminer si cette fonctionnalité supplémentaire bénéficierait à l'organisation. À ce stade, les acheteurs devraient également considérer comment chaque HRMS s'intègre avec des logiciels tiers, et envisager d'éliminer les produits qui ne s'intégreraient pas bien avec d'autres logiciels que l'acheteur a l'intention de continuer à utiliser. Les acheteurs peuvent utiliser la fonction de comparaison sur G2.com pour évaluer les différences entre leurs produits présélectionnés.

Conduire des démonstrations

Au moment où l'entreprise est prête à conduire des démonstrations, les acheteurs devraient avoir une idée des fonctionnalités que les produits sur la liste courte offrent et être prêts à évaluer dans quelle mesure ces fonctionnalités répondent aux besoins de l'organisation. Les vendeurs devraient guider les acheteurs à travers le fonctionnement de chaque module HRMS et comment les modules fonctionnent ensemble pour créer une excellente expérience utilisateur. Considérez la facilité d'utilisation de l'interface et la rapidité avec laquelle les employés pourraient l'intégrer dans leur flux de travail quotidien. Les acheteurs devraient également poser des questions sur la capacité de personnaliser certains modules pour répondre aux besoins spécifiques de leur entreprise.

Sélection des systèmes de gestion des ressources humaines

Choisir une équipe de sélection

L'équipe de sélection devrait inclure plusieurs parties prenantes de l'équipe RH, qui sera le plus grand utilisateur du système. Il pourrait également être prudent de solliciter des retours d'autres parties de l'organisation, car les employés et les gestionnaires dans d'autres parties de l'entreprise utiliseront probablement certains des modules HRMS.

Négociation

Après s'être concentré sur un produit préféré, il est temps de négocier un package de prix. Les acheteurs doivent considérer le modèle de tarification du logiciel, comme si le vendeur facture des frais de licence uniques pour le logiciel ou des frais mensuels basés sur le nombre d'employés qui utiliseront le produit. Les vendeurs HRMS regroupent souvent les modules en différents packages, donc une entreprise doit considérer quel package de fonctionnalités répondra le mieux à ses besoins. Il pourrait y avoir de la place pour négocier pour ajouter certaines fonctions d'un package supérieur sans augmenter le prix du contrat. Les engagements pluriannuels créent également de la place pour négocier des réductions.

Décision finale

Parce qu'un HRMS touche tant d'aspects des opérations d'une entreprise, la décision finale devrait être examinée par la direction de l'entreprise, en consultation avec l'équipe RH et d'autres parties prenantes pertinentes.

Combien coûtent les systèmes HRMS et HCM ?

La façon dont les systèmes HRMS et HCM sont tarifés varie en fonction du vendeur. Certains vendeurs proposent leur logiciel dans un modèle de licence perpétuelle - payer des frais initiaux et obtenir les droits d'installer le logiciel, soit sur les serveurs d'une entreprise, soit avec un fournisseur d'hébergement. Récemment, de nombreux fournisseurs HRMS sont passés à un modèle SaaS, dans lequel les acheteurs paient des frais mensuels qui varient en fonction du nombre d'utilisateurs ou d'employés que l'entreprise a et des modules HRMS que l'entreprise souhaite dans son package.

Retour sur investissement (ROI)

Lors du calcul du ROI, les acheteurs devraient considérer si leur logiciel HRMS ou HCM contribuera à augmenter la productivité ou l'efficacité de leur équipe RH, économisant du temps et de l'argent par rapport à leurs méthodes précédentes pour effectuer des processus RH essentiels. Ces améliorations d'efficacité devront être mises en balance avec les coûts initiaux et continus du HRMS et si d'autres solutions sur le marché pourraient atteindre les mêmes objectifs.