Comment effectuer une vérification des antécédents professionnels correctement

Il y a quelque chose à dire sur le fait de trouver le candidat parfait pour un emploi.

Après tout le travail acharné pour créer une description de poste et interviewer les candidats, il est presque temps de faire une offre. Mais avant de pouvoir le faire, il est dans le meilleur intérêt de votre entreprise de procéder à une vérification des antécédents professionnels.

Il est crucial de procéder à une vérification des antécédents professionnels pour chaque personne que vous embauchez. Dans le cadre du processus de sélection préalable à l'emploi, elles peuvent aider à confirmer que vous prenez une décision d'embauche intelligente avant de commencer l'intégration.

Vous pouvez également choisir de procéder à des vérifications annuelles ou semestrielles des antécédents des employés actuels dans le cadre d'un effort continu pour protéger l'entreprise et vous assurer que les membres du personnel continuent d'avoir un casier judiciaire vierge, selon la définition de votre entreprise.

Il y a beaucoup à savoir sur la conduite des vérifications des antécédents professionnels, et il est probable que vous deviez répondre à certaines questions posées par le candidat. Plongez dans les détails ci-dessous pour tout savoir sur les vérifications des antécédents professionnels.

De quoi avez-vous besoin pour effectuer une vérification des antécédents professionnels ?

Pour effectuer une vérification des antécédents avant l'embauche, vous aurez besoin de certains détails du candidat, notamment :

• Nom complet
• Date de naissance
• Numéro de sécurité sociale (SSN)
• Adresse actuelle ou passée
• Consentement pour effectuer la vérification

Portez une attention particulière à ce dernier point. La Loi sur la communication équitable du crédit tient tous les employeurs responsables de se conformer à des réglementations spécifiques pour s'assurer que le processus de vérification des antécédents est effectué équitablement.

Par exemple, en tant qu'employeur potentiel, vous devez obtenir l'autorisation écrite des candidats et des employés actuels pour effectuer une vérification des antécédents. Les employeurs doivent également leur faire savoir comment les informations peuvent être utilisées pour prendre des décisions concernant leur emploi.

En tant qu'employeur, vous pouvez choisir de ne pas embaucher quelqu'un en fonction des informations trouvées dans une vérification des antécédents. Si tel est le cas, vous devez envoyer au candidat un avis incluant une copie du rapport qui a été utilisé pour prendre cette décision d'embauche.

En tant qu'employeur, vous pouvez également décider de mener une vérification de caractère, qui implique de parler avec des connaissances personnelles ou des références du candidat.

Qu'est-ce qui est inclus dans une vérification des antécédents professionnels ?

Les informations qui apparaîtront sur une vérification des antécédents professionnels complétée vont dépendre du type de recherche commandée, car plusieurs ensembles de dossiers et de données peuvent être extraits. En général, une vérification des antécédents professionnels inclut des informations provenant de dossiers basés sur les sept dernières années, bien que certains États permettent que cela atteigne jusqu'à 10 ans.

Les informations trouvées avec une vérification des antécédents d'un employé incluent :

• Vérification de l'identité
• Historique professionnel
• Confirmation de l'éducation
• Historique de crédit
• Casier judiciaire
• Historique médical
• Utilisation des réseaux sociaux
• Dépistage de drogues

Si le poste pour lequel on postule est spécialisé, il est possible que les candidats subissent des contrôles supplémentaires. Par exemple, si le poste pour lequel on postule est conseiller financier, comptable public, ou tout type d'emploi dans une banque, l'employeur peut également vérifier leur historique financier, ainsi que s'ils ont les certifications et licences appropriées nécessaires pour le poste.

Le dépistage de drogues n'est pas toujours inclus dans une vérification des antécédents professionnels, mais il est requis pour de nombreux emplois impliquant l'utilisation de véhicules à moteur, d'équipements dangereux, et tout rôle lié à la sécurité générale du public.

Il est également important de garder à l'esprit que des lois spécifiques au niveau de l'État et fédéral peuvent limiter les informations listées sur les vérifications des antécédents professionnels en fonction d'un salaire annuel.

Si vous traitez une offre d'emploi qui paie moins de 75 000 $ comme salaire annuel, les informations sur les sanctions gouvernementales, les jugements civils, et les mesures disciplinaires liées à toute licence professionnelle ne seront pas présentes dans les résultats d'une vérification des antécédents. Si le salaire pour l'emploi ouvert paie 75 000 $ ou plus comme salaire annuel, ces informations peuvent être présentes dans les résultats.

Vérifications des antécédents professionnels et casiers judiciaires

Un domaine spécifique dans la vérification des antécédents d'un employé auquel les employeurs devraient prêter une attention particulière est le casier judiciaire (qui pourrait également inclure le dossier de conduite d'un candidat).

Ce qui apparaît dans cette section de la vérification des antécédents peut aider à protéger un propriétaire d'entreprise en révélant les antécédents des condamnations pénales d'un candidat. Cela pourrait également faire une grande différence pour protéger votre entreprise, les autres employés, et les clients.

Les résultats de la vérification des antécédents professionnels peuvent montrer des infractions pénales au niveau du comté, de l'État, et fédéral. Certaines infractions qui peuvent être signalées dans la vérification des antécédents incluent :

• Accusations en cours
• Accusations rejetées
• Accusations acquittées
• Condamnations pour crime
• Condamnations pour délit

Qu'est-ce qu'une vérification des antécédents par empreintes digitales ?

Les vérifications des antécédents par empreintes digitales ont été lancées pour la première fois en 1999 par le Système d'identification automatisée des empreintes digitales (AFIS), qui stocke plus de 35 millions d'ensembles d'empreintes digitales. Une vérification des antécédents par empreintes digitales, ou Résumé de l'historique d'identité, est utilisée en partie avec une variété de vérifications des antécédents mais fait le plus souvent partie du processus de sélection préalable à l'emploi.

Ce type de vérification des antécédents est parfois considéré comme obligatoire, selon l'État, pour les licences professionnelles dans l'immobilier, la finance, les soins médicaux, les pharmacies, et les casinos.

Qu'est-ce qu'une vérification des antécédents de niveau 2 ?

Dans les vérifications des antécédents par empreintes digitales, il existe un type de vérification spécialisé, appelé niveau 2. Cette vérification des antécédents est destinée aux candidats postulant à des emplois impliquant de travailler avec des personnes vulnérables, comme les personnes handicapées, les enfants, ou les personnes âgées. Elles peuvent également être requises pour ceux qui postulent pour faire du bénévolat dans des écoles, des garderies, ou des centres pour personnes âgées.

Une vérification des antécédents de niveau 2 examinera les candidatures par rapport à des bases de données spécifiques pour obtenir des informations concernant les arrestations, les condamnations, ou tout comportement lié à l'incarcération, ainsi que les crimes contre les enfants. Les employeurs doivent être conscients que les vérifications de niveau 2 révéleront des dossiers qui ont été scellés par les tribunaux liés à des condamnations ou détentions de mineurs.

Combien de temps dure une vérification des antécédents professionnels ?

Il est indéniable que le processus d'embauche peut prendre beaucoup de temps, mais la plupart des propriétaires d'entreprise veulent trouver les meilleurs employés le plus rapidement possible. La façon dont vous procédez à une vérification des antécédents professionnels va dépendre de vos besoins et de votre calendrier, mais la plupart des employeurs ont l'état d'esprit de "le plus tôt sera le mieux".

En ce qui concerne la durée d'une vérification des antécédents professionnels, cela va dépendre du service et du logiciel de vérification des antécédents que vous décidez d'utiliser. Vous pourriez obtenir des résultats en quelques minutes à plus d'une semaine.

De ce processus, Alyssa Kowalczyk, coordinatrice des ressources humaines chez Control Solutions, LLC, a déclaré : "Vous devriez toujours effectuer une vérification des antécédents sur un nouveau candidat avant qu'il ne commence à travailler. Avant qu'ils ne puissent commencer, la vérification des antécédents et le dépistage de drogues doivent être clairs." 

“Cela peut prendre du temps, donc je fournis une date de début anticipée pour qu'ils soient au courant, comme un moyen d'encourager une communication claire des deux côtés du processus d'embauche.”

Alyssa Kowalczyk
Coordinatrice des ressources humaines chez Control Solutions, LLC

Les services de vérification des antécédents traditionnels offrent généralement une variété de rapports dans la vérification des antécédents, c'est pourquoi cela pourrait prendre plus d'une semaine pour obtenir les résultats. Si vous choisissez d'opter pour une option de dépistage en ligne, vous pouvez obtenir une vue rapide et complète des antécédents du candidat.

Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles une vérification des antécédents traditionnelle peut prendre plus d'une semaine pour revenir. Certaines incluent :

• Inexactitude dans les formulaires : Lorsque l'employeur fait une erreur en remplissant le formulaire.
• Identifiants incorrects : Lorsque le candidat à un emploi fait une erreur sur le formulaire, comme indiquer un surnom au lieu de son nom légal.
• Vérifications criminelles au niveau du comté : Selon ce que révèle la vérification des antécédents professionnels, il peut être nécessaire pour une personne de se rendre au tribunal pour consulter les dossiers criminels, ce qui peut prendre jusqu'à 30 jours pour obtenir les résultats.
• Informations requises : Selon le type de rôle à pourvoir, un dépistage plus approfondi peut être nécessaire. Plus d'informations signifie plus de rapports, ce qui signifie également prendre plus de temps.

À quelle fréquence devez-vous effectuer des vérifications des antécédents professionnels ?

Bien qu'une vérification des antécédents professionnels ait généralement lieu lorsqu'une personne postule à un emploi, elle ne devrait pas être une vérification "une fois pour toutes". Par exemple, il n'est pas rare qu'un employeur exige des tests de dépistage de drogues annuels ou semestriels ou des vérifications des antécédents criminels afin de maintenir un environnement de travail sûr pour tous ses employés.

Étant donné que vos pratiques de vérification des antécédents et vos normes de conformité ne devraient pas s'arrêter au moment de l'offre d'emploi, il est dans le meilleur intérêt de votre entreprise de mettre en œuvre une politique concernant les vérifications des antécédents après l'embauche. Assurez-vous de spécifier ce qui fera partie du dépistage après l'embauche, comme s'il inclura une vérification mise à jour des casiers judiciaires. Déterminez à quelle fréquence et quand ces dépistages auront lieu.

Gardez à l'esprit que tout comme pour les vérifications des antécédents avant l'embauche, le consentement est nécessaire. Si vous allez mettre en œuvre des vérifications des antécédents professionnels continues, envisagez un langage perpétuel dans votre formulaire de consentement initial, si votre État le permet. Assurez-vous de le mentionner dans le manuel de l'employé, aussi.

Peu importe la fréquence à laquelle vous décidez d'effectuer des vérifications des antécédents professionnels, informez tous les employés actuels et les nouvelles recrues de cette politique, surtout si elle est nouvelle. Les employés doivent savoir qui contacter, à quelle fréquence elles auront lieu, et que la communication concernant les vérifications des antécédents sera continue.

Vérifications des antécédents professionnels et actions défavorables

Lors de la réalisation de vérifications des antécédents professionnels, il est probable que vous rencontriez quelque chose de moins qu'idéal, ce qui entraîne une décision de refuser un candidat ou de licencier un employé actuel. Lorsque cela se produit, la loi fédérale stipule que vous devez en informer cette personne dans un document appelé avis d'action défavorable. Si vous ne vous conformez pas, votre entreprise pourrait faire face à une pénalité financière ou même à un procès pour embauche injuste.

Cet avis vous permettra d'informer un candidat à un emploi des raisons pour lesquelles il ne sera pas embauché pour un rôle spécifique au sein de votre entreprise en fonction des résultats d'une vérification des antécédents. Ou il informera un employé actuel que son emploi, son statut professionnel, ou sa promotion est en cours d'examen.

Il doit également informer le candidat ou l'employé de son droit de contester la décision, ainsi que lui donner la possibilité d'obtenir une copie de son rapport de vérification des antécédents dans les 60 jours suivant la réception de l'avis d'action défavorable. Pour se conformer à la Loi sur la communication équitable du crédit, les employeurs doivent également détruire tous les documents sensibles liés à la vérification des antécédents, qu'il s'agisse de copies papier ou numériques.

Logiciel de vérification des antécédents

Le logiciel de vérification des antécédents offre aux entreprises un moyen de rationaliser le processus de sélection pour les nouvelles recrues et les bénévoles, tout en aidant à organiser les données collectées. Les logiciels de cette catégorie effectuent généralement des vérifications des antécédents professionnels, de l'historique de crédit, de l'éducation, et des antécédents criminels, tandis que certains facilitent également les dépistages de drogues.

* Ci-dessous figurent les cinq principales solutions de logiciels de vérification des antécédents du rapport Grid® de l'été 2020 de G2. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.

1. Paycom

Paycom est un système RH complet contenu dans une seule base de données. Cela signifie que la technologie utilisée pour embaucher de nouveaux employés est la même technologie utilisée pour payer la main-d'œuvre de l'entreprise, se conformer aux réglementations, former les employés, et plus encore. Les utilisateurs de Paycom bénéficient de toutes les données de la main-d'œuvre de l'organisation dans un seul système, éliminant les saisies de données redondantes et l'intégration de plusieurs interfaces.

Ce que les utilisateurs aiment :

“J'adore avoir accès à tant de rapports différents. Ils ne sont pas toujours faciles à trouver, mais une fois que vous avez compris, il y a pratiquement un rapport pour tout. Avoir un représentant de service client dédié a été agréable, aussi. C'est agréable de savoir que lorsque j'appelle et que j'ai des questions ou que je suis confus, j'ai une personne à qui parler. Il y a toujours quelqu'un disponible dans l'équipe qui est assignée pour aider avec toutes les questions.”

- Avis sur Paycom, Karey L.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

“Certains des processus sont si complets que certaines parties de certains aspects semblent alourdies par la répétition. Il y a une configuration requise pour toute nouvelle entreprise, personne, ou projet, mais améliorer l'accessibilité pour ajouter de nouvelles personnes ou aspects à un point plus loin dans le flux serait un ajout agréable."

- Avis sur Paycom, Megan D.

2. GoodHire

Les utilisateurs de GoodHire bénéficient d'un flux de travail de vérification des antécédents facile de bout en bout, tout en ayant des fonctionnalités qui aident les professionnels des RH à effectuer leurs vérifications des antécédents rapidement, à moindre coût, et d'une manière qui minimise les tracas de conformité.

Ce que les utilisateurs aiment :

“Nous pouvons facilement intégrer Goodhire dans notre processus d'embauche via notre ATS et les résultats sont toujours rapides à revenir et très faciles à lire. Si quelque chose apparaît comme un drapeau rouge, alors il a un système automatique pour laisser le candidat vous donner plus d'informations sans que vous ayez à le demander, ce qui aide à éviter ces conversations gênantes.”

- Avis sur GoodHire, Sara C.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

“Ce serait bien de pouvoir télécharger ou imprimer plusieurs rapports à la fois. Notre entreprise doit effectuer des rapports annuels sur les véhicules à moteur et devoir télécharger et imprimer les rapports un par un est un peu gênant. Dans l'ensemble, c'est mineur par rapport à tout ce que GoodHire offre.”

- Avis sur GoodHire, Elizabeth C.

3. Checkr

Que votre entreprise soit une petite startup ou une entreprise, Checkr fournit des dépistages de fond simples, rapides, et conformes. Les utilisateurs de Checkr auront une technologie de vérification des antécédents avancée ainsi que des produits innovants pour l'embauche et la gestion des risques pour aider les clients à rendre l'embauche plus sûre, plus efficace, et plus inclusive.

Ce que les utilisateurs aiment :

“Il est extrêmement utile d'avoir une équipe mise en place comme support du début à la fin. Intégrer un nouveau produit dans une opération existante n'est pas une tâche facile, mais l'équipe de support était là pour nous presque tout le long du chemin. Chaque obstacle sur le chemin a reçu une attention indivise.”

- Avis sur Checkr, Shayna Q.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

“Les dépistages de drogues peuvent être lents et pas aussi transparents. Nous avons souvent besoin de faire vérifier les travailleurs en quelques jours, pas en semaines, et s'il y a généralement un obstacle, c'est à propos des dépistages de drogues. Parfois, nous avons eu des dépistages de drogues qui ne produisent jamais de résultat même si le candidat a complété le dépistage de drogues. J'aimerais aussi que Checkr fasse un suivi au niveau des comtés, sinon nous avons eu des vérifications qui restent simplement en statut ouvert.”

- Avis sur Checkr, Jennifer B.

4. VICTIG Screening Solutions

VICTIG Screening Solutions est un fournisseur innovant et largement intégré de vérifications des antécédents professionnels, de tests de dépistage de drogues, de vérifications, et de services I-9 pour les professionnels du recrutement et des RH. Cet outil excelle par sa facilité d'utilisation, sa conformité FCRA, et ses délais de réponse rapides. Il est également accrédité par l'Association professionnelle de dépistage des antécédents.

Ce que les utilisateurs aiment :

“Les vérifications des antécédents de VICTIG reviennent très rapidement et avec précision. Leur service client est utile et est toujours disponible pour répondre aux questions lorsque nécessaire. Ils ont d'excellents produits supplémentaires pour compléter toutes les exigences de dépistage de mon entreprise.”

- Avis sur VICTIG Screening Solutions, Amy H.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

“Une chose que je changerais - ce serait bien si VICTIG affichait la date de résultats attendue. Cela serait extrêmement utile pour que je puisse informer mes clients et candidats d'une date de début plus précise.”

- Avis sur VICTIG Screening Solutions, Tate J.

5. HireRight

HireRight est un fournisseur de vérifications des antécédents professionnels à la demande, de tests de dépistage de drogues, de formulaires I-9, et de vérifications d'emploi et d'éducation. Ils se spécialisent dans l'aide aux organisations de toutes tailles et de tous lieux pour mettre en œuvre, utiliser, et affiner efficacement leurs programmes de dépistage des antécédents avec plus de 150 services de vérification des antécédents uniques.

Ce que les utilisateurs aiment :

“HireRight nous permet de contacter un candidat pour compléter et fournir ses données personnelles sans vérifications papier. Je trouve cela particulièrement utile pour les inspections préalables à l'emploi et la vérification de la formation. J'aime aussi que HireRight ait une fonction de chat instantané disponible, donc, lorsque nous avons besoin de commentaires, nous les recevons immédiatement et nous nous tenons au courant de l'environnement, ce qui facilite le suivi des tests pour nos clients.”

- Avis sur HireRight, Sid P.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

“Le temps nécessaire pour compléter les vérifications pour les candidats internationaux et le dépistage préalable à l'emploi peut prendre du temps si vous faites une erreur sur la candidature du candidat. Le support du service client pourrait être plus rapide, mais sinon, je suis assez satisfait. Parfois, lorsque nos candidats saisissent incorrectement leurs informations, il faut un certain temps pour obtenir des feuilles de calcul mises à jour et c'est un gaspillage d'argent car le candidat a complété un formulaire incorrect.”

- Avis sur HireRight, Sylvanna B.

Plus vous en savez !

Trouver le bon candidat pour le poste n'est pas une tâche simple, et effectuer une vérification des antécédents professionnels ne doit pas être une étape compliquée dans le processus d'embauche. Avec le bon logiciel, il est facile de prendre de meilleures décisions d'embauche qui bénéficieront à votre entreprise à long terme.

Après que le candidat ait réussi la vérification des antécédents professionnels, utilisez ces trois idées de formation et de développement pour accélérer le temps de montée en compétence.