Comment réaliser une analyse d'impact sur les affaires en 8 étapes faciles

Les entreprises ne fonctionnent pas sans risques.

Mais il est possible d'éviter les conséquences destructrices avec une préparation adéquate.

Les parties prenantes doivent être vigilantes dans la vérification des perturbations commerciales. Celles-ci peuvent varier d'une pandémie mondiale changeant le marché à une nouvelle technologie rendant les produits existants inutiles, comme le passage aux services de streaming depuis les DVD.

La réalisation d'une analyse d'impact sur les affaires (BIA), également appelée évaluation d'impact sur les affaires, prépare les organisations aux scénarios du pire cas.

De nombreuses entreprises utilisent des logiciels de gestion de la continuité des affaires pour identifier et traiter les interruptions potentielles des opérations.

La BIA traite également du moment d'une perturbation. Par exemple, si votre site de commerce électronique est piraté juste avant le Black Friday, la perte sera beaucoup plus importante que si cela se produit la semaine avant Thanksgiving.

Par conséquent, la BIA équipe les entreprises des outils nécessaires pour résister aux perturbations potentielles et leur permet d'allouer des ressources en fonction de l'impact potentiel.

Quel est le but de l'analyse d'impact sur les affaires ?

La BIA est un processus continu qui garantit la résilience opérationnelle et la continuité pendant et après une perturbation commerciale. Elle prédit comment un désastre se produira et identifie les conséquences possibles. La BIA quantifie l'impact des perturbations sous forme d'éléments de gestion des risques tels que le temps d'arrêt maximal tolérable (MTD), les objectifs de temps de récupération (RTO), et les objectifs de point de récupération (RPO).

Le MTD est la durée maximale pendant laquelle votre entreprise peut rester à l'arrêt sans subir de pertes irréparables. Le RTO est la durée pendant laquelle vous pensez pouvoir gérer la perturbation après avoir pris en compte toutes les fonctions et interdépendances. Les RPO indiquent la perte de données maximale que votre entreprise peut supporter. Plus il est difficile de récupérer les données, plus le RPO doit être court.

En un mot, le résultat de la BIA concerne la priorisation des fonctions commerciales qui rétabliront l'ordre des opérations aussi rapidement que possible. Identifier le MTD, le RTO et le RPO permet aux entreprises de répartir les ressources exactement là où elles sont nécessaires.

L'analyse d'impact sur les affaires repose sur deux hypothèses. Premièrement, chaque composant commercial dépend de la continuité opérationnelle des autres composants. Et deuxièmement, certains composants sont plus importants pour l'efficacité organisationnelle que d'autres, nécessitant plus de ressources en période de troubles.

Analyse d'impact sur les affaires vs. évaluation des risques

Bien qu'elles analysent et évaluent toutes deux le risque commercial, il y a une légère différence entre la BIA et l'évaluation des risques.

L'évaluation des risques évalue les facteurs internes et externes pour calculer la probabilité des risques commerciaux potentiels. Elle se concentre sur le développement de mesures et de stratégies pour réduire la survenue de catastrophes potentielles.

D'autre part, l'analyse d'impact sur les affaires se concentre sur le moment où un événement perturbateur pourrait se produire et combien de temps une entreprise peut supporter l'impact. Elle identifie les dépendances en ressources et fournit des solutions pour la continuité des affaires en assurant la survie et la récupération après des catastrophes.

Éléments de l'analyse d'impact sur les affaires

Avant de réaliser une BIA, vous devez savoir ce qu'il faut pour exécuter vos efforts avec succès.

Cinq éléments composent une analyse d'impact sur les affaires.

• Le soutien de la direction assure une communication claire de haut en bas. Remettre tous les départements en marche est beaucoup plus facile avec le soutien des cadres supérieurs et des dirigeants.
• Les processus et décisions qui causeront d'immenses dommages à une entreprise s'ils ne sont pas exécutés doivent être identifiés dans le cadre de la BIA. Utilisez des plateformes de gestion des décisions pour acquérir une compétence analytique et mieux comprendre comment prioriser les opérations.
• Les outils de BIA incluent des questionnaires, des entretiens, des diagrammes de flux de données, des structures organisationnelles et des logiciels de continuité des affaires.
• Les ressources et le personnel sont nécessaires pour exécuter chaque fonction commerciale critique. Il est également important de vérifier les dépendances internes et externes.
• Les résultats de la BIA doivent être partagés avec les responsables de département pour certifier leur exactitude. Une fois que la direction confirme et approuve ces informations, le leadership élabore des stratégies de récupération robustes.

Quelles sont les étapes de l'analyse d'impact sur les affaires ?

Le processus d'analyse d'impact sur les affaires variera selon l'entreprise, le processus et les besoins. Cependant, voici un guide général pour réaliser une BIA.

1. Définir les objectifs, les buts et la portée

Les entreprises doivent être claires sur leurs raisons de réaliser une analyse d'impact. Pensez-y comme à tout autre projet nécessitant une planification et une allocation de ressources.

Créer un plan bien défini aidera à déterminer quels sont les parties prenantes nécessaires, ainsi qu'à déterminer la portée et les objectifs de l'analyse des risques. C'est aussi un excellent moment pour obtenir l'approbation de la direction pour que les choses se déroulent sans accroc à l'avenir.

2. Constituer une équipe

Une fois que vous avez déterminé les objectifs et la portée du projet, il est temps de constituer l'équipe de rêve. Les personnes travaillant avec vous doivent être suffisamment expérimentées pour assumer les responsabilités de votre processus de BIA.

Dans le cas où votre entreprise n'a pas les bonnes personnes, envisagez de sous-traiter ce travail pour trouver une équipe avec les compétences appropriées.

3. Prioriser les processus commerciaux

Avec vos objectifs et votre équipe en place, l'étape suivante consiste à choisir et à prioriser les processus commerciaux. Identifiez les départements effectuant des fonctions essentielles et à haut risque dont votre entreprise ne peut se passer.

4. Recueillir des données par le biais de questionnaires

Un questionnaire est un outil standard de la BIA pour recueillir des informations auprès des principales parties prenantes. Il assure la cohérence et crée un consensus clair pour vos éléments d'action. Vous pouvez également recueillir des informations par le biais d'entretiens.

5. Examiner les données collectées

Une fois les résultats du questionnaire obtenus, documentez et examinez les données collectées avant de les analyser. Vous pouvez le faire manuellement ou via un système automatisé, selon ce qui fonctionne le plus efficacement pour votre équipe.

Votre tâche ici est d'identifier les réponses et les schémas les plus courants pour créer une liste prioritaire de processus et trouver ensuite les ressources pour maintenir leur niveau optimal. Évaluez les véritables zones de préoccupation et établissez un calendrier de récupération.

6. Créer un rapport de BIA

Vous devez créer un rapport de BIA pour communiquer vos conclusions du questionnaire à la direction. Le rapport de BIA permet à la direction d'établir des stratégies de récupération basées sur des données.

7. Développer des plans de récupération et de continuité

À ce stade, vous avez vu les contributions nécessaires de tous les départements et avez analysé les résultats à travers le rapport de BIA. La prochaine étape consiste à utiliser le rapport de BIA pour développer un plan de récupération des processus et de continuité des affaires.

Votre plan doit inclure des points clés tels que la délégation des responsabilités pendant le processus de récupération, la détermination des canaux de communication, l'allocation des ressources, et la réalisation de formations des employés et d'audits pour mesurer l'efficacité.

8. Modifier si nécessaire

Au fil du temps, à mesure que votre entreprise introduit de nouveaux processus, les résultats de votre BIA sont voués à changer. Des risques inconnus peuvent émerger tandis que d'autres plus anciens s'atténuent. Il est donc crucial de suivre et de revoir votre rapport d'analyse d'impact sur les affaires. Apportez des modifications périodiquement pour garantir que le flux de travail de l'entreprise est optimal.

Modèle d'analyse d'impact sur les affaires

Le modèle d'une analyse d'impact sur les affaires dépend des besoins de votre entreprise, mais cet aperçu détaille les composants standard.

Identifier la criticité des processus

Lorsque vous commencez votre analyse d'impact sur les affaires, étudiez vos processus et reconnaissez les systèmes essentiels et critiques.

Détecter l'impact des pannes

Comprenez quelles catégories sont les plus sujettes à l'impact des perturbations et déterminez à quel point l'impact pourrait être sévère. Le coût est un exemple courant de catégorie d'impact.

Exemple de répartition des valeurs d'impact

• Sévère : Dommages jusqu'à 1 million de dollars
• Modéré : Amendes, pénalités et responsabilités jusqu'à 550 000 dollars
• Minime : Dommages inférieurs à 75 000 dollars

Estimer le temps d'arrêt

Les entreprises doivent évaluer le temps d'arrêt qui pourrait survenir en raison d'un événement turbulent. Cela inclut le calcul du MTD, du RTO et du RPO pour les processus commerciaux.

Remarque : Utilisez des délais spécifiques comme valeurs d'entrée.

Énumérer les besoins en ressources

Énumérez les ressources nécessaires pour exécuter les processus identifiés ci-dessus. Ces ressources incluent le matériel, les logiciels et les fichiers de données.

Définir les priorités de récupération

Ce tableau ordonne la récupération des ressources et prédit le temps de réapprovisionnement attendu après un scénario du pire cas.

Avantages de l'analyse d'impact sur les affaires

Réaliser une analyse d'impact sur les affaires permet d'évaluer avec succès toutes les menaces potentielles que votre entreprise doit être prête à surmonter. La BIA apporte également de nombreux autres avantages à votre entreprise, tels que :

• Fournir de la clarté sur la planification de la continuité des affaires. La BIA pose les bases d'un plan de continuité en garantissant que les ressources sont en place pour réduire l'impact des catastrophes. Les entreprises peuvent stratégiquement planifier et allouer des fonds en identifiant les conséquences opérationnelles et financières d'une catastrophe.
• Fournir des résultats prédictifs. Les outils de la BIA offrent l'aperçu nécessaire pour faire des prédictions sur les risques potentiels et soutenir des opérations fluides en cas de crise.
• Avoir un impact évolutif. Les entreprises réalisant périodiquement des analyses d'impact apprennent des expériences passées. En conséquence, la BIA a une grande évolutivité et rentabilité à long terme.
• Détecter les zones problématiques et les échecs. De l'estimation des risques à la rédaction de plans de récupération, l'analyse d'impact peut faire beaucoup pour une entreprise. En détectant les problèmes et les pertes possibles au moment où ils se produisent ou avant, la BIA guide les parties prenantes dans la bonne direction et limite les dommages causés par les catastrophes.
• Identifier les obligations. De nombreuses entreprises ne parviennent pas à saisir pleinement leurs engagements légaux, contractuels et réglementaires. La BIA garantit que vous reconnaissez et respectez les obligations et récupérez des catastrophes de manière éthique.

Défis de l'analyse d'impact sur les affaires

L'impact de toute perte potentielle doit être mesuré pour déterminer le type de plan de récupération en cas de catastrophe dont il a besoin, mais ce n'est pas toujours un processus simple. Certains défis courants auxquels les entreprises sont confrontées lors de la réalisation d'une analyse d'impact sont :

• Prendre trop de temps. La collecte de données pour la BIA par le biais d'entretiens et de questionnaires peut être chronophage. Pour de nombreuses entreprises, cela peut ne pas correspondre à leurs priorités. De plus, le processus doit être revisité fréquemment pour obtenir des avantages durables.
• Changer la propriété des processus. Tout changement de propriété ou de processus commercial crée des retards dans l'analyse d'impact. Cela modifie les priorités commerciales et entraîne un manque d'initiative pour les méthodologies existantes.
• Rester à jour avec les facteurs externes. De nombreux facteurs internes et externes causent des vulnérabilités commerciales. Étant donné que les entreprises ne peuvent pas contrôler les facteurs externes, suivre ces changements nécessite plusieurs approches pour plusieurs systèmes et projets.
• Négocier avec une direction démotivée. La planification de la continuité des affaires ne peut se faire sans le soutien de la direction et du leadership. S'ils sont démotivés ou non impliqués dans le processus, le plan de BIA n'aura pas une exécution solide.
• Résister aux changements organisationnels. Si un système est en place depuis longtemps, il est naturel que les parties prenantes résistent aux modifications malgré les inefficacités. Tout le monde n'embrassera pas l'apprentissage de nouveaux systèmes et processus.

Meilleures pratiques de l'analyse d'impact sur les affaires

La BIA est un outil précieux pour traiter les perturbations et gérer les temps d'arrêt grâce à des stratégies de récupération en cas de catastrophe lorsqu'elle est correctement exécutée. Certaines des meilleures pratiques à garder à l'esprit sont simples mais efficaces.

• Croire au processus. La BIA ne peut pas être précipitée. Prenez le temps de comprendre les différents processus, de mener des entretiens et de fixer une date d'achèvement réalisable.
• Tout documenter. Enregistrez tout pour référence future, qu'il s'agisse de la collecte de données par le biais d'entretiens ou de toute contribution des propriétaires de processus. Votre rapport de BIA doit inclure chaque détail que vous rencontrez pour le présenter aux parties prenantes.
• Penser au-delà des finances. Bien que la BIA se concentre sur l'impact financier des perturbations, vous devez également prendre en compte d'autres facteurs. Perdre la satisfaction client, le moral des employés et la réputation de l'entreprise nuisent tous aux opérations.
• Revoir le rapport de BIA. Les entreprises opèrent dans un environnement dynamique, ce qui signifie que l'intensité des perturbations changera également au fil du temps. En conséquence, vous devez revenir pour mettre à jour votre rapport de BIA régulièrement.
• Faire confiance aux objectifs plutôt qu'aux opinions. Lors de l'identification des fonctions ou départements essentiels d'une entreprise, vous devez établir un critère à suivre. Se contenter des opinions managériales peut s'avérer inadéquat car elles peuvent ne pas toujours avoir une vue impartiale des opérations.

Construisez la résilience ; les résultats suivront.

Si de grandes nations peuvent décliner et se rétablir, votre entreprise le peut aussi. L'analyse d'impact sur les affaires permet aux entreprises de planifier les catastrophes possibles et de réduire leurs dommages aux opérations quotidiennes.

Une BIA approfondie clarifie aux entreprises quels risques elles sont les plus susceptibles de rencontrer, ce qui se traduit par une allocation et une planification ciblées des ressources. En réalisant une BIA approfondie, les entreprises apprennent à pratiquer une prise de décision éclairée soutenue par des données provenant d'experts en processus, améliorant ainsi leurs chances de récupération rapide.

Créez les plans de récupération les plus efficaces pour restaurer vos systèmes et infrastructures d'entreprise à leur état d'origine avec les meilleures solutions logicielles de récupération en cas de catastrophe.