¿Qué es un informe?
Un informe es un documento disciplinario formal que los empleadores entregan a los empleados que han violado las políticas, reglas o protocolos de la empresa. Dependiendo del escenario, un empleador puede redactar un informe para un empleado después de un incidente o de comportamientos repetidos múltiples.
Los incidentes que pueden justificar un informe incluyen el bajo rendimiento de las funciones laborales, la tardanza repetida o el uso inapropiado y personal del equipo de la empresa.
Los empleadores y los profesionales de recursos humanos dependen de los sistemas de gestión del rendimiento para gestionar el progreso y el rendimiento de los empleados. Las empresas también utilizan este software para facilitar discusiones significativas y continuas entre gerentes y subordinados directos, especialmente cuando los informes son necesarios.
¿Por qué son importantes los informes?
Los informes son esenciales para empleadores y empleados. Como empleador, proporcionar documentación formalizada como un informe antes de despedir a un empleado puede ayudar a reducir o prevenir demandas por despido injustificado en estados sin empleo a voluntad. Estas acciones proporcionan pruebas escritas de que un empleador y el equipo de recursos humanos han tomado todas las medidas posibles para evitar el despido.
Al mismo tiempo, los informes pueden ayudar a los empleados a aprender cómo crecer como profesionales y abordar los problemas en el trabajo de manera adecuada. Dependiendo de la gravedad de la mala conducta, un empleado puede necesitar un informe para volver a encaminarse.
Si bien algunos comportamientos no serán tolerados en un entorno laboral, el bajo rendimiento y la tardanza pueden ser áreas de mejora para que los empleados corrijan y reconsideren a través de un plan de mejora del rendimiento (PIP).
Elementos básicos de los informes
Las organizaciones deben crear plantillas de informes que satisfagan las necesidades de sus miembros del equipo y políticas. La mayoría de los documentos de informes de empleados contienen lo siguiente:
- Información de identificación sobre el empleado, incluyendo su nombre, título del trabajo y equipo. El informe debe identificar a todos los miembros del equipo si un incidente involucra a más de un empleado. La persona que emite el informe también debe incluir su nombre y la fecha de emisión.
- Una descripción detallada del comportamiento o rendimiento que justificó el informe debe constituir la mayor parte del documento. La descripción debe incluir tantos detalles como sea posible, incluyendo fecha y horas, cómo se desarrollaron las acciones y quién estuvo involucrado. También se deben incluir copias de esos registros si hay documentos de apoyo que respalden los detalles proporcionados.
- Expectativas y políticas de la empresa que el empleado violó deben ser incluidas y explicadas. Por ejemplo, si un empleador emite un informe por tardanza, debe incluir cualquier política que describa las expectativas de puntualidad y las repercusiones por tardanza recurrente. Los empleadores pueden usar software de seguimiento de tiempo para mostrar a los empleados cuándo han ido en contra de las directrices de la empresa.
- Un plan de mejora debe ser delineado y acordado por la persona que emite el informe y el empleado que lo recibe. El informe debe indicar claramente lo que se espera del empleado en el futuro y qué acciones se tomarán si su comportamiento no mejora.
- Firmas de reconocimiento son necesarias para indicar que todas las partes entienden el informe y están de acuerdo con los próximos pasos.
Mejores prácticas para los informes
Además de incluir la información descrita anteriormente, las siguientes mejores prácticas pueden aumentar la efectividad y la probabilidad de cambio después de emitir un informe:
- Entender qué tipo de problema está en juego. La mayoría de los informes de empleados están relacionados con el rendimiento o el comportamiento. Los problemas de rendimiento pueden necesitar ser abordados a través de capacitación y desarrollo, programas de coaching o mentoría si existe una brecha de conocimiento. Los problemas de comportamiento que causan un ambiente de trabajo hostil pueden requerir planes de acción más personalizados y conversaciones más profundas con los empleados. Saber qué tipo de problema está ocurriendo permite a los empleadores idear soluciones individualizadas en lugar de un enfoque único para todos.
- Proporcionar ejemplos concretos. Tanto como sea posible, dar a los empleados ejemplos concretos de las acciones que llevaron a un informe y explicar un comportamiento más apropiado. Esta información ya debería estar disponible en la parte de descripción de eventos del informe.
- Establecer expectativas claras con plazos razonables. Al crear un plan para lo que necesita cambiar, ser claro con las expectativas y un cronograma para los próximos pasos. Evitar implementar una solución sin un cronograma o seguimiento. Ser razonable y justo con los plazos para evitar poner al empleado en una situación de fracaso nuevamente.
Informes vs. "write-ups"
En el mundo empresarial, existen varios tipos de informes. Un informe relacionado con problemas de empleados es un documento disciplinario formal emitido a empleados por problemas de rendimiento o comportamiento. Un "write-up" en finanzas es un aumento en el valor contable de un activo y a veces ocurre cuando una empresa está siendo adquirida.
Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
