Uno de los aspectos más importantes de dirigir un negocio es llevar un control de las finanzas de la empresa.

Aunque las empresas a menudo creen que tienen los recursos y el efectivo para mantener un flujo de caja positivo, es posible que no tengan el conocimiento o la comprensión de lo fácil que puede ser quedarse atrás en los pagos. Esto contribuye a que el 82 por ciento de todas las empresas fracasen debido a una gestión deficiente o negativa del flujo de caja.

Con muchas empresas que no logran ver los problemas financieros que tienen frente a ellas, es obvio que la mayoría de las compañías no entienden cómo determinar con precisión la salud de sus finanzas. Cada empresa debería tomarse el tiempo para asegurarse de que están registrando y analizando cada estado financiero. Aquí es donde entra en juego la contabilidad.

¿Qué es la contabilidad?

En su esencia, la contabilidad se trata de llevar un control de las finanzas de tu negocio.

Cuando las empresas se refieren a prácticas contables sólidas, se refieren a la capacidad de una empresa para llevar un control de todas las transacciones financieras que ocurren.

Llevar un control de todas las finanzas de tu negocio ofrece una variedad de beneficios: ayuda a identificar problemas financieros lo antes posible, muestra a los inversores que tu empresa es financieramente saludable y ayuda a gestionar el flujo de caja.

En última instancia, son tus prácticas contables las que también te permitirán presentar informes fiscales precisos y evitar que tu empresa sea auditada.

Ya sea a través del uso de software de contabilidad o utilizando servicios de contabilidad, mantener un sistema contable consistente y preciso es fundamental para entender el estado de las finanzas de tu empresa.

Conceptos básicos de contabilidad

Antes de profundizar en las diferentes formas en que puedes realizar la contabilidad, es importante entender algunos principios básicos de contabilidad.

Existen esencialmente dos sistemas principales que se utilizan de manera consistente: la contabilidad de entrada única y la contabilidad de doble entrada.

1. Contabilidad de entrada única

requiere que tu empresa registre una transacción financiera solo una vez. Esto significa que cada vez que tu empresa realiza o recibe un pago, ingresas ese gasto en la columna de crédito (recibir dinero) o débito (pagar dinero). Si recibes un pago, ingresarías ese dinero en la columna de crédito, y si realizas un pago, lo pondrías en la columna de débito. El sistema de contabilidad de entrada única es a menudo utilizado por pequeñas y nuevas empresas. Esto se debe a que estas empresas tienen un bajo nivel de transacciones y no necesitan tanto enfoque.

2. Contabilidad de doble entrada

requiere que ingreses una transacción financiera dos veces. Esto significa que cada vez que tu empresa realiza o recibe un pago, ingresas ese gasto en ambas columnas de crédito y débito. Los profesionales de la contabilidad utilizan este sistema para que ninguna entrada financiera quede sin contabilizar. Asegura que cada vez que realizas un pago, estás restando ese dinero tanto de tu cuenta de débito como de crédito. Si un sistema de contabilidad de doble entrada se realiza correctamente, el número total en tus entradas contables debería ser igual a cero. Esto significa que el débito total es igual al crédito total. Esto significaría que contabilizaste con precisión cada pago que recibiste y cada pago que realizaste. Aunque este sistema es más tedioso y a menudo requiere el tiempo de un contable dedicado, asegura un mayor nivel de precisión para mantener las finanzas de tu empresa.

Es beneficioso tener una mejor comprensión de estos principios básicos, ya que te familiarizará tanto con la contabilidad manual como con la comprensión de lo que hace un contable.

Cómo hacer contabilidad

Como propietario de un negocio, tienes un par de opciones cuando se trata de establecer un sistema contable. Si eres una pequeña empresa con pocas personas, puede resultar más fácil y rentable hacer la contabilidad por ti mismo. Esto se puede hacer manualmente a mano o con software de contabilidad. Si eres una gran empresa que tiene que gestionar un conjunto más amplio de finanzas, entonces valdrá la pena utilizar servicios de contabilidad o incluso un software ERP. Ya sea que seas una gran empresa o una startup en crecimiento, describiremos tus opciones y encontraremos la forma más efectiva para que gestiones las finanzas de tu empresa.

Software de contabilidad

El software de contabilidad y contabilidad se está convirtiendo en una opción cada vez más popular para que las pequeñas empresas lo utilicen. Las investigaciones muestran que solo el 14 por ciento de las pequeñas empresas subcontratan sus servicios de contabilidad, lo que significa que la mayoría de las pequeñas empresas optan por completar su contabilidad internamente.

El software de contabilidad es una excelente solución para las pequeñas empresas, ya que la mayoría no está dispuesta a desembolsar dinero para pagar personal de contabilidad. El software de contabilidad permite a las empresas gestionar todas sus finanzas digitalmente e ingresar todas sus transacciones diarias. También permite a las empresas registrar ganancias/pérdidas, gastos y visualizar sus ingresos generales.

Los beneficios de hacer la contabilidad por ti mismo incluyen ahorrar en costos laborales y asumir la responsabilidad sobre las finanzas de tu empresa. Por otro lado, la contabilidad puede resultar tediosa y puede llevar tiempo aprender. A medida que tu empresa crezca, será importante evaluar en qué momento sería inteligente transferir las responsabilidades contables a un contable a tiempo completo.

Servicios de contabilidad

Aunque te costará más que el método de hacerlo tú mismo, los beneficios de subcontratar tu contabilidad incluyen liberar tiempo y una mayor probabilidad de registro financiero preciso.

A continuación se presentan una variedad de servicios de contabilidad de los que una empresa puede aprovecharse.

Contabilidad virtual

La contabilidad virtual es cuando un contable proporciona servicios de contabilidad a una empresa o cliente desde una ubicación remota. La subcontratación de trabajos de contabilidad se ha vuelto cada vez más popular en los últimos años, ya que la tendencia resulta ser más rentable y flexible tanto para empleadores como para trabajadores. Esta puede ser una opción atractiva para las pequeñas empresas, ya que no tienen que proporcionar al contable ningún seguro, beneficios o suministros de oficina.

Servicios de contabilidad mensual

Los servicios de contabilidad mensual son tus servicios de contabilidad estándar. Un servicio de contabilidad mensual es un servicio colectivo que incluye el monitoreo de cuentas bancarias, alertas para transacciones sospechosas, la gestión de presupuestos de la empresa y mucho más. El precio promedio de subcontratar tu contabilidad varía de $500 a $2,500 al mes, dependiendo del número de transacciones y la complejidad de los servicios requeridos. A continuación se muestra un ejemplo de cómo una empresa puede optar por cobrar a las empresas según lo que necesiten completar.

Contratar un contable interno

El 40 por ciento de los propietarios de pequeñas empresas dicen que la contabilidad y los impuestos son la peor parte de tener un negocio. ¿Cómo evitas esto? Contrata un contable interno, lo cual puede ser extremadamente ventajoso para una empresa. Tener una reunión diaria con un contable te permite visualizar el estado de las finanzas de tu empresa y puede influir en las decisiones que tomas en el día a día. Esto puede ayudar a establecer metas de ventas, analizar cuántos clientes tienes e identificar tendencias financieras. Aunque puede resultar costoso, muchos propietarios de negocios pagan el costo ya que entienden cuánto valor puede aportar un contable a una empresa.

Contabilidad vs. contaduría

Con la contaduría y la contabilidad estando estrechamente relacionadas, muchos propietarios de negocios a menudo se preguntan cuál es la diferencia entre las dos.

Mientras que la contaduría se encarga de interpretar, clasificar y analizar datos financieros, la contabilidad está más preocupada por registrar todas las transacciones financieras.

En este sentido, es crucial entender que un contable también puede actuar como un asesor que entiende cómo analizar datos financieros y tomar decisiones informadas basadas en esos datos. Un contable tiene un alto nivel de experiencia y generalmente está muy bien versado en dar sentido a datos financieros complejos.

Los contables, por otro lado, están más limitados en su experiencia. Los contables generalmente mantienen la imagen financiera de las empresas y, por lo general, no se les asigna la tarea de proporcionar un análisis en profundidad de las finanzas de la empresa.

Mientras que algunas empresas eligen tener tanto un contable como un contaduría, la realidad es que un contable generalmente posee las habilidades para hacer ambos. Además, dado que el software de contabilidad puede automatizar la mayoría de las responsabilidades de un contable, las empresas con un presupuesto más ajustado a menudo eligen contratar solo a un contable.

Por otro lado, las empresas que pueden permitirse tener tanto un contable como un contaduría pueden tener una ventaja competitiva. Tener un contable que pueda mantener las operaciones diarias de las finanzas de una empresa deja a un contable con más tiempo para analizar los costos operativos. Si deseas tener tanto un contable como un contaduría, puedes referirte a las opciones de contabilidad que se detallaron en la sección sobre servicios de contabilidad.

Mientras evalúas las necesidades de tu propia empresa, es importante entender que a medida que tu empresa crezca, se necesitará hacer más contabilidad.

Cada empresa debería tener un sistema contable

La contabilidad es la brújula que guía el flujo de caja de tu empresa. Sin ella, las empresas están perdidas y no entienden la salud financiera de su empresa.

Las empresas que no logran llevar un control de sus finanzas a medida que su empresa crece son las mismas empresas que fracasan debido a una mala gestión del flujo de caja. Las empresas más exitosas utilizan su contabilidad como una herramienta para impulsar las ventas, el marketing y establecer puntos de referencia financieros.

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