¿Alguna vez has organizado una fiesta solo para descubrir que nadie va a venir?

Esa escena es la peor pesadilla de un profesional de relaciones públicas. Junto con una inmensa preparación, el éxito de una conferencia de prensa se basa en la asistencia y la calidad de la cobertura.

Seguramente has sintonizado conferencias de prensa para anuncios deportivos y explicaciones sobre tragedias. Debido a que la información viaja tan rápido, a menudo es necesario adelantarse a las noticias con tu historia en lugar de esperar a que la gente invente sus propias narrativas.

Sin embargo, no siempre necesitas una conferencia de prensa. El uso excesivo de conferencias de prensa llevará a audiencias más pequeñas y menos confianza entre los reporteros y tu audiencia, al igual que el cuento del pastorcito mentiroso.

Aprende todo lo que necesitas saber sobre las conferencias de prensa para tener la mejor oportunidad de éxito. Sin embargo, si estás aquí por los detalles específicos, siéntete libre de avanzar usando los enlaces a continuación:

• Importancia de una conferencia de prensa
• Cómo realizar una conferencia de prensa exitosa
• Antes de una conferencia de prensa
• Durante una conferencia de prensa
• Después de una conferencia de prensa

Importancia de una conferencia de prensa

Una conferencia de prensa es una de las formas más efectivas de comunicarse con los medios y captar su atención.

Otros materiales de relaciones públicas como comunicados de prensa, plantillas y kits de medios son excelentes formas de hacer que tus mensajes sean escuchados, pero cuando se trata de una ocasión especial o un asunto urgente, las conferencias de prensa son el camino a seguir.

El orador en una conferencia de prensa suele ser un político, celebridad, abogado, atleta o jefe de policía, y se utiliza como una oportunidad para contar su versión de la historia a través de múltiples medios. La persona que planifica este evento suele ser un profesional de relaciones públicas.

Saber cuándo realizar una conferencia de prensa requiere práctica. Si la situación en cuestión cae en una o más de las siguientes instancias, entonces es hora de comenzar a planificar tu conferencia de prensa:

Cómo realizar una conferencia de prensa exitosa

Ya sabes que una conferencia de prensa es un evento mediático donde los periodistas rodean a un orador haciendo preguntas sobre su declaración. Pero, ¿cómo llegas a este punto?

Al hacer tu plan de ataque para realizar una conferencia de prensa, comienza elaborando una lista y dividiéndola en tres secciones: antes, durante y después de la conferencia de prensa.

Antes de una conferencia de prensa

El tiempo ideal para comenzar a prepararse para una conferencia de prensa es de dos semanas, pero a veces es necesario actuar antes. Prepararse para una conferencia de prensa lleva mucho más tiempo que la conferencia de prensa en sí.

Programa una fecha, hora y lugar que no coincida con otros eventos más grandes. Asegúrate de reservar un lugar que se sienta relevante para los temas que se van a tratar.

Después de determinar los aspectos logísticos, necesitas alinearte con tu cliente en el mensaje y asegurarte de que se ajuste a su objetivo final. Escribe claramente estos mensajes y puntos clave para asegurarte de que tu orador cubra la información de manera efectiva. Definir el mensaje puede ser lo más difícil, así que hazlo primero para que conozcas tus objetivos mientras organizas el resto de la conferencia.

Luego necesitas preparar a tu(s) orador(es). Haz que aprendan los puntos clave y dile al orador(es) que reiteren los puntos a lo largo de la conferencia de prensa. La persona que va a hablar en nombre de tu cliente o empresa debe estar al tanto de la posible crítica y hostilidad de los reporteros al tratar un tema sensible.

Consejo: Prepárate para una crisis de relaciones públicas antes de que ocurra, para que planificar tu conferencia de prensa sea más fácil.

Ahora para la parte más importante: contactar a los medios. Si sigues y entiendes la información ya cubierta, estarás en un buen lugar para comenzar a ponerte en contacto con los asistentes deseados. Comunícate con reporteros con los que tengas una relación personal, así como con estaciones de televisión, periódicos y cualquier otra organización de medios que te gustaría que asistiera a tu evento.

Al comunicarte, asegúrate de resaltar el tema principal y los detalles sobre el orador. Si estás invitando a los medios con una semana o más de anticipación, hazte un recordatorio para hacer un seguimiento el día anterior.

Consejo: Si lanzar propuestas a los medios no es tu fuerte, aprende cómo escribir una propuesta que no sea ignorada.

Si tu presupuesto lo permite, crea un kit de prensa o comunicado de prensa que contenga un resumen del evento e información que pueda ser útil para el reportero. Incluso puedes usar software de distribución de comunicados de prensa para lanzar masivamente tus noticias a los reporteros.

El día de la conferencia de prensa comienza preparando la sala. Prueba toda la tecnología que vas a usar, haz tarjetas de nombre, prepara asientos adicionales y proporciona bebidas como agua y café.

Eso fue mucha información, así que desglosé la información en pasos fáciles de seguir:

Durante una conferencia de prensa

Ha llegado el día y has hecho todo lo posible para prepararte. Cuando los medios comiencen a llegar, dales la bienvenida y haz que se registren con su información de contacto. Muéstrales sus asientos y luego comienza el evento a tiempo.

A nadie le gusta perder el tiempo, así que comenzar a tiempo es crucial para el éxito de tu evento e imperativo para hacer que los reporteros quieran asistir a tu próxima conferencia de prensa.

Una vez que comience la conferencia de prensa, el orador debe hacer sus puntos principales durante los primeros 15 minutos. Luego, deben abrir el piso para preguntas. No permitas que las preguntas duren más de 45 minutos, ya que solo quieres ocupar una hora de tiempo. Siempre es una buena idea tener un moderador que lleve el control del tiempo y llame a los reporteros, esto especialmente ayuda a quitar algo de presión al orador para que pueda concentrarse en responder preguntas de manera calmada y serena.

Después de una conferencia de prensa

¡Felicidades! La parte más estresante ha terminado, y si seguiste estos pasos a lo largo del camino, estoy dispuesto a apostar que tu conferencia de prensa fue un gran éxito.

Asegúrate de hacer contactos personales con los periodistas, porque estas conexiones te llevarán a lo largo de tu carrera en relaciones públicas.

Prepárate para lo peor, espera lo mejor

Las conferencias de prensa están destinadas a mejorar tu imagen pública, no a dañarla. La preparación es clave para asegurar que tu orador represente bien a tu empresa o cliente. Al separar la preparación para la conferencia de prensa en tres etapas, te asegurarás de realizar un evento ampliamente asistido.