Los sistemas ERP proporcionan muchas métricas para rastrear el rendimiento del inventario, como la rotación de inventario.

La rotación de inventario es esencial, pero no siempre es el mejor indicador de éxito para los gerentes de inventario. La rotación de inventario se utiliza con frecuencia en contabilidad y se calcula para un período fiscal (generalmente un año). Mientras que los contadores tienden a centrarse en un período (o año fiscal), muchas operaciones comerciales se realizan a lo largo de múltiples períodos. Además, las empresas exitosas tienen estrategias a largo plazo que incluyen la planificación y optimización del inventario para períodos superiores a un año.

Para comprender mejor los beneficios y desafíos de usar la rotación de inventario como un indicador clave de rendimiento (KPI), echemos un vistazo a lo que significa y cómo se calcula.

¿Qué es la rotación de inventario?

Es de conocimiento común que las empresas necesitan vender los productos que tienen en inventario por algunas razones principales: para ganar dinero y para reducir los costos de almacenamiento.

La rotación de inventario se calcula como una proporción entre el costo de los bienes vendidos (COGS) y el inventario promedio.

COGS es cuánto gastas para fabricar o comprar los productos que vendiste durante el período. Calculas el costo de los bienes vendidos sumando tus costos de inventario iniciales con cualquier costo adicional de inventario, luego restando tu inventario final.

El inventario promedio se refiere al valor de todos los productos en stock; dado que el valor puede variar significativamente durante un período fiscal, es esencial usar un promedio, no el valor al final del período.

Por ejemplo, si el valor de tu inventario era de $1 millón al comienzo del año fiscal y $3 millones al final, el valor promedio del inventario será de $2 millones. Si el costo de los bienes vendidos fue de $3 millones, la proporción de rotación de inventario será de 1.5.

Cuanto mayor sea la proporción de rotación de inventario, mejor. Cuando la proporción es alta, significa que puedes vender productos rápidamente. Una proporción baja indica ventas débiles. La proporción también puede ayudarte a entender los cambios en la demanda: una tasa alta indica alta demanda, y una baja rotación de inventario puede significar que la demanda de tus productos está disminuyendo. La rotación de inventario también puede mostrarte qué tan bien trabajan juntos los departamentos de ventas y compras. Si los dos departamentos están bien sincronizados, venderás más, más rápido, por lo que la proporción de rotación de inventario será más alta.

Factores que impactan el cálculo de la rotación de inventario

Muchos factores pueden impactar la eficiencia de tus operaciones de inventario. Algunos pueden impactar directamente la rotación de inventario, mientras que otros que no lo hacen podrían ser críticos a tener en cuenta al optimizar el inventario.

Aquí están los más importantes:

Costos de materias primas

Tiene sentido comprar más de lo que necesitas para obtener un precio más bajo por las materias primas y componentes. Sin embargo, esto también significa que tendrás que almacenar esos productos por largos períodos, a veces más de lo anticipado. En este caso, tu rotación de inventario será baja en el período en que adquiriste las materias primas, pero debería aumentar en los siguientes períodos. Usando el ejemplo anterior, el inventario adquirido en un período puede usarse en el siguiente, por lo que el valor del inventario disminuirá y el COGS aumentará porque puedes fabricar más productos. El hecho de que puedas vender más sin invertir mucho en nuevo inventario aumentará tu proporción de rotación.

Precio de productos terminados

Los productos con descuento se venden mejor, pero ganas menos dinero. Tus costos no cambiarán, por lo que precios más bajos significan menos ganancias. En algunos casos, tiene sentido deshacerse del inventario de lento movimiento, y la única forma de lograrlo es reducir significativamente el precio. Alternativamente, puedes dar descuentos significativos a nuevos clientes, o bajar precios para entrar en un nuevo mercado. También puedes querer aprovechar algunos de los días de compras más ocupados del año, como el Black Friday.

Al elegir o verse obligado a descontar productos, puedes vender tu inventario rápidamente pero no de manera eficiente. Cuando se trata de inventario de lento movimiento, puedes estar vendiendo productos que fabricaste o compraste hace años. Dado que la demanda puede fluctuar, el valor de los productos vendidos también cambia. Una de las causas más comunes de fluctuación del mercado es la estacionalidad.

Estacionalidad del negocio

Cuando tu mercado depende de la estacionalidad, necesitas comprar con anticipación, y no puedes vender hasta que los compradores necesiten lo que estás fabricando. Por ejemplo, las decoraciones navideñas generalmente se fabrican en la primera mitad del año, son compradas por minoristas en el tercer trimestre y se venden durante las vacaciones. Como consecuencia, tu inventario fluctuará mucho durante el año.

En este caso, probablemente no sabrás cuánto vendes hasta que terminen las vacaciones, por lo que solo podrás calcular el COGS en enero, lo que puede estar en el próximo período fiscal. Los clientes también pueden devolver productos después de las vacaciones, lo que complica aún más las cosas.

Devoluciones

Cuando los clientes devuelven productos, terminan de nuevo en tu inventario, y puedes intentar venderlos nuevamente o deshacerte de ellos si están defectuosos. De cualquier manera, el valor de tu inventario cambiará. La parte más complicada es el hecho de que puedes vender el mismo producto dos veces, aunque solo lo fabriques una vez. Esto significa que el COGS y el valor del inventario cambiarán.

Pérdidas

Los fabricantes desperdician una parte de las materias primas o ingredientes utilizados en la producción. Esta es una característica de la industria, y no hay mucho que las empresas puedan hacer al respecto. Dicho esto, necesitas rastrear pérdidas como chatarra, productos defectuosos o muestras y prototipos que envías a prospectos de forma gratuita. Todas estas pérdidas te cuestan dinero pero no generan ingresos directos. Su valor se incluye en los cálculos de inventario promedio, pero no siempre se contabiliza en el COGS.

Si bien las empresas idealmente deberían rastrear las pérdidas en tiempo real, a menudo lleva meses determinar su cantidad. Para contabilizar las pérdidas, las empresas generalmente usan un porcentaje estimado de pérdida que se agrega al costo unitario del producto. Para un costo, precio y determinación de ganancias precisos, las empresas necesitan rastrear las pérdidas reales, comparar con las estimaciones y reflejar la diferencia en el costo total. Dado que esto puede llevar tiempo e incluso transferirse a un nuevo período fiscal, los cálculos de rotación de inventario pueden estar desfasados.

Más KPIs de inventario para el monitoreo del rendimiento

Como regla, ninguna métrica o KPI empresarial se utiliza de forma aislada. Para obtener una visión precisa del rendimiento de un departamento o empresa, siempre necesitas combinar múltiples métricas. Cuando se trata de gestión de inventario, aquí hay algunos KPIs críticos que están relacionados con la rotación de inventario:

• La precisión de llenado de pedidos mide qué tan bien cumples con los pedidos de ventas. En otras palabras: ¿Estás enviando los productos correctos a los clientes correctos? ¿Se entregan a tiempo?

• El tiempo del ciclo de pedido se refiere al tiempo entre el momento en que se realiza un pedido de ventas y cuando se envía.

• El costo de llevar inventario te dice cuánto gastas en almacenamiento de inventario.

La mayoría de los productos de software de control de inventario incluyen estos KPIs (y más). Te recomiendo que eches un vistazo a varios productos para entender mejor cómo pueden ayudarte a rastrear el rendimiento de tu inventario.