Cómo usar la gestión de instalaciones para hacer felices a tus empleados

La seguridad del edificio, el sustento, la funcionalidad y los bienes raíces son aspectos cruciales de cualquier empresa. Cada empresa necesita tener directrices para manejar estos factores, todos los cuales caen en una categoría conocida como gestión de instalaciones. Las empresas utilizan software de gestión de instalaciones para simplificar todas estas tareas. Entonces, ¿qué es exactamente la gestión de instalaciones? La gestión de instalaciones (FM) es una práctica que se encarga de las herramientas y servicios necesarios para mantener la seguridad y las operaciones de un edificio, terreno o infraestructura. Consiste en múltiples disciplinas que aseguran la gestión del edificio, la seguridad, la satisfacción de los ocupantes y la eficiencia. Para que un establecimiento funcione eficientemente y cumpla con las normativas, requiere diferentes servicios. Cada establecimiento requiere servicios de gestión de instalaciones duros y blandos. Las empresas pueden necesitar utilizar varios servicios de FM dependiendo de su tamaño y ubicación. Mantener a los ocupantes y empleados felices debe ser la prioridad de los gestores de instalaciones. ¿Cuál es la importancia de la gestión de instalaciones? Los empleados necesitan sentirse seguros y cómodos para hacer su mejor trabajo. Esto significa que tener excelentes prácticas de gestión de instalaciones es crucial. La gestión de instalaciones impacta el valor de su propiedad, edificios, recursos e incluso equipos. También es crucial para: - Optimizar espacios - Gestión de proyectos - Gestión y mantenimiento de energía - Experiencia general en el lugar de trabajo Funciones de la gestión de instalaciones: - Arrendamiento, gestión, administración y contabilidad - Planificación de proyectos y manejo de los mismos - Mantenimiento y operaciones de activos - Gestión de energía - Gestión de ocupación y espacios - Gestión y mejora de la experiencia del empleado - Gestión de crisis y negocios - Bienes raíces Tipos de servicios de gestión de instalaciones Hay dos tipos de servicios de FM: duros y blandos. Los servicios duros y blandos son vitales para una gestión adecuada del edificio. Estos servicios ayudan a la productividad de una empresa y mejoran la satisfacción de los empleados. Servicios de FM duros Los servicios de FM duros se encargan de los aspectos físicos de un edificio. Esto asegura la seguridad y el bienestar de los empleados y los ocupantes del edificio, y es obligatorio por ley. Ejemplos de FM duros son: - Gas, agua y fontanería - Calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) - Iluminación y electricidad - Seguridad contra incendios - Mantenimiento del edificio Servicios de FM blandos Por otro lado, los servicios de FM blandos no son obligatorios, y las empresas pueden añadirlos o eliminarlos según lo consideren conveniente. Los servicios de FM blandos hacen que ocupar un edificio sea más agradable y cómodo. Además, pueden hacer que una instalación sea más segura. Ejemplos de servicios de FM blandos son: - Mantenimiento de terrenos - Servicios de jardinería - Servicios de decoración - Servicios de alimentación - Limpieza - Aparcamiento de vehículos - Gestión de espacios de trabajo Proveer tanto servicios de FM duros como blandos es difícil. Afortunadamente, el software de gestión de instalaciones puede facilitar esta tarea a los gestores. El software de gestión de instalaciones permite a las empresas gestionar y manejar todos los servicios de FM en un solo sistema. ¿Cómo ayuda el software de gestión de instalaciones? El software puede ayudar a la gestión de servicios para empresas en diferentes industrias: Mantenimiento de instalaciones El software de gestión de instalaciones puede ayudar a planificar y conceptualizar medidas de mantenimiento preventivo. Esto proporciona muchos beneficios a largo plazo. Puedes usar este software para programar inspecciones de seguridad contra incendios y servicio de HVAC. Hacer esto para tu empresa ayuda a reducir el riesgo de tiempos de inactividad. También ayuda a mejorar la satisfacción de los empleados y ocupantes del edificio. Gestión de bienes raíces Aquí, el papel de un gestor de instalaciones coincide con el de un gestor de propiedades. Un gestor de instalaciones tiene que ayudar a mantener el edificio seguro para habitar, realizar reparaciones de activos y recursos a tiempo, coordinar con el departamento de instalaciones y supervisar los equipos que les ayudan a lograr esto. Aquí es donde un software de gestión de instalaciones interviene para ayudarles. Gestión del rendimiento Puedes gestionar tu inventario y presupuestos y manejar la gestión del rendimiento de activos usando software de FM. Sistemas de edificios Cada edificio es único. Algunos edificios tienen ascensores, y la mayoría de ellos vienen equipados con un sistema de incendios, sistema de seguridad y HVAC. Un software de gestión de instalaciones ayuda a los gestores a supervisar esto desde una sola aplicación. Gestión de inventario y órdenes de trabajo Un gestor de instalaciones tiene que rastrear las tareas de un técnico y hacer seguimiento con ellos. Si hacen esto manualmente, es debido a la falta de herramientas de gestión. Sin embargo, un software de gestión de instalaciones puede ayudarles a manejar sin problemas las reparaciones y el trabajo de mantenimiento siempre que haya una solicitud. El proceso adecuado de gestión de inventario para manejar órdenes de trabajo asegura que ningún problema pase desapercibido. Gestión de activos A través del software de gestión de instalaciones, puedes decidir qué hacer con los activos, ya sea que necesiten ser reparados, mantenidos o asignados. El módulo de gestión de activos también te permite realizar seguimiento de activos. Esto te ayuda a acceder a los recursos siempre que tú o tus empleados los necesiten. Gestión de espacios Con el software de gestión de instalaciones, puedes realizar fácilmente servicios de FM blandos como el diseño de oficinas, gestión de servicios de campo y asignación de recursos. La mayoría del software de gestión de instalaciones te proporciona información y datos, lo que puede ayudarte a manejar los costos y utilizar mejor los recursos. Las diferentes partes de la gestión de instalaciones Dado que la gestión de instalaciones es versátil, puede ser un desafío entender su alcance adecuado. La gestión de instalaciones tiene cinco funciones principales. 1. Optimizar y mantener instalaciones Una de las funciones principales de la gestión de instalaciones es asegurar que los edificios estén operando en condiciones óptimas. Esto incluye desde la limpieza y decoración del lugar de trabajo hasta asegurar el mejor entorno de trabajo posible para los empleados. Para mantener esto, necesitas clasificar todos tus activos con precisión y asegurarte de que estén actualizados. Esto significa que necesitas tener un sistema de gestión de instalaciones adecuado para esta información. Aparte de esto, los gestores de instalaciones son responsables de entender el diseño completo de la propiedad y saber cómo usar todo el espacio disponible. 2. Racionalizar procesos Tener una rutina te ayuda a asegurar que cada día sea más eficiente y navegable para todos en tu empresa. Este componente de la gestión de instalaciones añade orden a un entorno de trabajo desorganizado. Algunos procesos que los gestores de instalaciones pueden regularizar son: - Órdenes de trabajo - Registro de entrada y salida de empleados - Registro de entrada y salida de visitantes - Tareas - Reservas de salas de reuniones 3. Ofrecer apoyo Un gestor de instalaciones debe crear un entorno de trabajo cómodo para todos los empleados. Esto les ayuda a ser más felices, lo que les permite rendir mejor y tener una mejor perspectiva sobre su trabajo. Por otro lado, un mal entorno de trabajo significa empleados descontentos, bajo rendimiento y una perspectiva negativa hacia tu empresa. Los gestores de instalaciones necesitan buscar formas innovadoras de asegurar que su empresa se destaque del resto. Sus contribuciones a menudo se convierten en una parte reconocible de la empresa. 4. Gestión de proyectos Manejar entregables y presupuestos es otra tarea que los gestores de instalaciones deben vigilar. Cualquiera que sea el proyecto, los gestores de instalaciones deben asegurarse de que estos se mantengan dentro del presupuesto asignado y que cada tarea esté completa. Otro aspecto de la gestión de proyectos para los gestores de instalaciones es supervisar el trabajo de los contratistas y subcontratistas para los proyectos. Los gestores de instalaciones deben asegurarse de que estos grupos tengan los permisos adecuados y rastrear con precisión su tiempo de finalización. 5. Integración tecnológica Los gestores de instalaciones también deben asegurarse de que la organización tenga la tecnología adecuada que esté integrada con la infraestructura del edificio. Mientras que los equipos de tecnología de la información (TI) son responsables de implementar la tecnología, los gestores de instalaciones tienen la última palabra en la selección y empleo. Ventajas y desventajas del software de gestión de instalaciones La gestión de instalaciones tiene múltiples beneficios, desde la gestión adecuada del espacio hasta obtener una visión completa de los gastos. 1. Optimización del espacio La gestión de instalaciones te ayuda a entender cuánto espacio tienes y cómo utilizarlo adecuadamente. Permite a los gestores obtener una imagen completa del espacio disponible y entender dos cosas importantes: - Qué espacio no está actualmente en uso - Cómo pueden usarlo Los datos de gestión de instalaciones permiten a los gestores determinar la mejor manera de recuperar el dinero gastado en la asignación de espacio y mejorar los ingresos. 2. Mantenimiento de registros A medida que cambian tus necesidades de instalaciones con el tiempo, debes mantener registros de todos los costos, tendencias y cambios. Un software de gestión de instalaciones te permite hacer esto desde una sola ubicación. Aquí hay algunos registros que los gestores de instalaciones pueden rastrear: - Ocupación del espacio - Estaciones de trabajo de empleados - Costos de recursos y su ciclo de vida - Costos de servicios públicos - Costos de reparación 3. Rastrear costos Necesitas entender todos los costos de tu lugar de trabajo. El software de gestión de instalaciones proporciona información sobre los gastos reales que ayudan a mantener tu lugar de trabajo funcionando. Por ejemplo, el espacio que usas frente al costo del arrendamiento de tu edificio te muestra el costo real por pie cuadrado. 4. Integración Los lugares de trabajo más innovadores están en aumento, y la gestión de instalaciones integrada apoya el Internet de las Cosas (IoT). Deberías invertir y gestionar dispositivos conectados que puedan ayudarte a gestionar tus instalaciones y tomar mejores decisiones. El IoT de oficina está creciendo rápidamente. Facilita la gestión de instalaciones. Por ejemplo, considera un sensor de ocupación. Instalar uno en salas de conferencias permite a las personas entender su ocupación. Sensores como este proporcionan información sin trabajo manual. Desventajas de la gestión de instalaciones Por otro lado, la gestión de instalaciones tiene desventajas y puede no funcionar mejor para cada espacio y configuración empresarial. Antes de considerar un servicio de gestión de instalaciones para tu edificio, necesitas entender sus desventajas: 1. Costoso para organizaciones más pequeñas El software de gestión de instalaciones puede ser costoso para organizaciones más pequeñas. Puede tener más sentido financiero externalizar esta responsabilidad a unos pocos profesionales, en lugar de contratar a más personas e invertir en una solución de software. Dado que lo último podría ofrecer más de lo que la organización podría necesitar, tiene más sentido para una organización más pequeña optar por lo primero. 2. Pérdida de control Contratar servicios de gestión de instalaciones significa que tienes que delegar responsabilidades significativas a otra persona. En algunas situaciones, los gestores de propiedades y negocios no se sienten cómodos entregando estas responsabilidades. Es un gran cambio, y si un gestor no se siente cómodo con esta pérdida de control, un servicio de FM puede no ser la opción adecuada para tu negocio. 3. Riesgos de seguridad Para que un gestor de instalaciones haga su trabajo, necesita acceso a información confidencial sobre un edificio y sus sistemas. Esta información se aclara en un contrato, junto con detalles sobre posibles incumplimientos del contrato. Sin embargo, siempre existe la posibilidad de una violación de la información. Aunque es una desventaja rara, es crucial tenerla en cuenta. El papel de un gestor de instalaciones Los gestores de instalaciones operan en diferentes funciones empresariales. La prioridad principal de un gestor de instalaciones es mantener seguros a los ocupantes de un edificio. Los gestores de instalaciones en todas las empresas necesitan trabajar a dos niveles: - Estratégicamente: Al operar estratégicamente, los gestores de instalaciones ayudan a los usuarios, clientes y clientes a entender el impacto de las decisiones que toman. - Funcionalmente: Esto ayuda a los gestores de instalaciones a asegurar un entorno adecuado para que los ocupantes funcionen. Aquí hay algunos aspectos de un edificio de los que se encarga un gestor de instalaciones: Medio ambiente, salud y seguridad Un gestor de instalaciones identifica, evalúa, controla y gestiona problemas de medio ambiente, salud y seguridad (EHS). Si esto no se hace, podría significar que los empleados se enfermen, se lesionen o algo peor. Esto también podría resultar en una menor confianza de los clientes e inversores en una empresa. Seguridad contra incendios El fuego es una amenaza para todos los edificios, y es necesario tener una sólida gestión de seguridad contra incendios en su lugar. La gestión de instalaciones debe asegurar mecanismos adecuados para combatir amenazas de incendio, realizar inspecciones, probar equipos de seguridad contra incendios y cumplir con los niveles de cumplimiento requeridos. Seguridad El gestor de instalaciones en una empresa es responsable de manejar la seguridad de los empleados. Esto significa que deben asegurarse de que se instalen cámaras de seguridad adecuadas, no se otorgue acceso no autorizado, se sigan las medidas de seguridad contra incendios, las salidas de emergencia sean accesibles y más. Mantenimiento de recursos El mantenimiento, prueba e inspección de recursos son necesarios para asegurar que un edificio opere de manera segura para cumplir con las obligaciones legales. El mantenimiento del edificio incluye todos los trabajos necesarios para el sustento y mejora de los edificios y sus elementos. Saneamiento La limpieza generalmente se realiza durante las horas no laborables, pero puedes proporcionar mantenimiento constante. Ejemplos incluyen la limpieza de baños, el reabastecimiento de tejidos, toallas y jabón. Un gestor de instalaciones debe asegurarse de que este trabajo se realice regularmente. Operacional Cuidar de las operaciones diarias es una de las tareas principales realizadas por el equipo de gestión de instalaciones. Pueden externalizar esto o sancionar a empleados directos para llevarlo a cabo. Algunos ejemplos de tareas operativas incluyen arreglar una fotocopiadora, asegurar que las luces funcionen y reparar sillas rotas. Los gestores de instalaciones pueden desplegar software de mesa de ayuda para permitir a los empleados realizar actividades de autoservicio, como reservar salas de reuniones y gestionar espacios de estacionamiento. Continuidad del negocio La continuidad del negocio o la planificación de la continuidad del negocio asegura que las empresas tengan un plan sólido para la gestión de desastres. Por ejemplo, desastres naturales como COVID-19 detuvieron negocios en todo el mundo a finales de 2019 y principios de 2020. Los gestores de instalaciones en todas las industrias tuvieron que crear un plan de continuidad del negocio para asegurar que sus empleados estén seguros y no sean afectados por esta interrupción. ¿Qué es el software de gestión de instalaciones? El software de gestión de instalaciones ayuda a las empresas a gestionar toda su planificación de reparaciones y mantenimiento desde una interfaz basada en la web. Esto ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y dinero, ya que gestiona edificios, activos y ocupantes de manera más eficiente. Con el software de gestión de instalaciones, los gestores de instalaciones pueden realizar múltiples funciones, como gestión de recursos, búsqueda de contratistas, trabajo de cumplimiento y cumplimiento de órdenes de trabajo. El software adecuado permite a los equipos de gestión de instalaciones rastrear el espacio, analizar patrones de gasto, aumentar la eficiencia energética y ahorrar dinero. Características del software de gestión de instalaciones - Gestión simple de órdenes de trabajo: Esto permite al personal del edificio ingresar solicitudes de servicio directamente en el software de gestión de instalaciones. Las órdenes de trabajo luego se dirigen al contratista a las tarifas respectivas. - Dotación de personal: El software de gestión de instalaciones ayuda con el apoyo a los empleados, la incorporación específica de la ubicación, el mantenimiento y la escalabilidad a medida que tu empresa crece. Por ejemplo, el software tendría una lista de empleados que requieren capacitación y ayudaría a los gestores de instalaciones a asegurarse de que pasen por el proceso durante la incorporación. - Plataforma en la nube: Dado que la mayoría del software de gestión de instalaciones es SaaS, elimina la necesidad de instalarlo y pasar horas actualizándolo. Esto, a su vez, reduce el costo total de propiedad. - Datos de gastos: Puedes ver todos los gastos relacionados con la gestión de instalaciones en tiempo real a través de un panel de vista única. Esto te permite ver el gasto histórico, identificar tendencias y prever gastos futuros. - Integración: Un buen software de gestión de instalaciones te permite conectarte con otras plataformas, como sistemas de contabilidad y pago de terceros. Esto te permite reducir errores y agilizar los procesos de auditoría. Mejor software de gestión de instalaciones El software de gestión de instalaciones que elijas debe permitirte gestionar múltiples edificios y programar reparaciones, así como cumplir con las mejores prácticas de salud y seguridad. Para ser incluido en la categoría de software de gestión de instalaciones, un producto necesita tener las siguientes funcionalidades: - Permitir a los usuarios gestionar diferentes tipos de edificios e instalaciones - Manejar inspecciones, reparaciones de equipos y mantenimiento - Cumplir con las normativas de salud, seguridad y medio ambiente - Proporcionar requisitos para el mantenimiento - Proporcionar características de gestión de inventario - Ofrecer funcionalidad de gestión de espacios, incluyendo tamaños de habitaciones y otras medidas - Controlar el acceso a instalaciones y ubicaciones a través de sistemas de seguimiento de llaves y cerraduras * A continuación se presentan los cinco principales software de gestión de instalaciones del Informe Grid® de Primavera 2022 de G2. Algunas reseñas pueden ser para mayor claridad. 1. Primavera Unifier de Oracle Primavera Unifier de Oracle ayuda a las empresas a aumentar la visibilidad y la eficiencia. Aprovecha la amplia personalización y los procesos preconstruidos para un inicio rápido para automatizar cualquier proceso empresarial con formularios y flujos de trabajo personalizados. Lo que les gusta a los usuarios: "Me gusta lo fácil que es manipular esta herramienta de gestión de proyectos de Oracle. Las capacidades proporcionadas son excelentes y útiles para la entrega exitosa de proyectos. Las funcionalidades en la nube y en las instalaciones del sistema son perfectas. También tiene una gestión de tareas fácil y es flexible en la preparación de análisis de datos." - Reseña de Primavera Unifier de Oracle, Veronicah R. Lo que no les gusta a los usuarios: "La utilización móvil puede mejorarse y ampliaría cómo puede integrarse con otras plataformas útiles de gestión de proyectos. Me gustaría que tuviera la capacidad de gestionar archivos más grandes y mejoras en el almacenamiento en la nube." - Reseña de Primavera Unifier de Oracle, Juan R. 2. ServiceChannel ServiceChannel proporciona a los gestores de instalaciones una plataforma única para obtener, adquirir, gestionar y pagar servicios de reparación y mantenimiento de contratistas comerciales en toda su empresa. Al ofrecer una transparencia sin precedentes y análisis de datos impulsados por la calidad del servicio en todos los oficios, ubicaciones y contratistas, los gestores de instalaciones impulsan un importante valor de marca y ROI para sus organizaciones sin externalizar o invertir en nueva infraestructura. Lo que les gusta a los usuarios: "Todo sobre mi trabajo es mucho más fácil con esta plataforma, incluyendo el acceso móvil, el acceso a datos y la transparencia." - Reseña de ServiceChannel, Tatiana T Lo que no les gusta a los usuarios: "Creo que el soporte de informes personalizados necesita ser más robusto al sugerir nuevos informes." - Reseña de ServiceChannel, Chuck C. 3. AkitaBox AkitaBox es una solución de gestión de instalaciones basada en la nube, fácil de usar, diseñada para mejorar la eficiencia operativa, aumentar la productividad y proporcionar una mayor visión de las funciones críticas de gestión de edificios, desde la sala de calderas hasta la sala de juntas. Lo que les gusta a los usuarios: "Mi experiencia anterior fue frustrante. El software requería usar una versión más antigua de Windows y era mucho más difícil de gestionar de lo que sentía que era necesario. Esto resultó en una pobre aceptación por parte del personal docente que necesitaba usarlo más. AkitaBox hace que hacer solicitudes sea muy simple y la herramienta principal, un iPad, hace que sea fácil usar el programa para documentar el trabajo." - Reseña de AkitaBox, Robert S. Lo que no les gusta a los usuarios: "Sería bueno referenciar órdenes de trabajo (WO) que fueron recientemente marcadas como cerradas, creadas o prioritarias. Cuando recibes varias WO al día, mantener las críticas/prioritarias en la parte superior de la lista sería bueno. Al cerrar o abrir una WO, sería bueno volver si algo se olvidó rápidamente. También, me gustaría tener todas las WO cargadas en una página, en lugar de tener que desplazarse y hacer clic en expandir para ver todas las órdenes de trabajo." - Reseña de AkitaBox, Robert C. 4. ARC Facilities ARC Facilities es una plataforma móvil que pone tu sala de planos en tu bolsillo a través de una aplicación móvil fácil de usar. Los equipos de instalaciones en movimiento pueden hacer clic en mapas digitales, recuperar información de cierre, identificar ubicaciones de cierre y ver detalles del equipo. Lo que les gusta a los usuarios: "El módulo de "emergencia" de ARC es un salvavidas. Somos un distrito de tres campus con más de 700k pies cuadrados de instalaciones y un personal de apoyo mínimo. Poder acceder a la información de cierre de servicios públicos y recursos de emergencia en unos pocos minutos en la palma de mi mano es increíble." - Reseña de ARC Facilities, Byron W. Lo que no les gusta a los usuarios: "La aplicación ARC Facilities está limitada a Apple IOS. Sin embargo, los usuarios de Windows todavía tienen acceso completo a la base de datos a través de su sitio web. En general, estoy muy satisfecho con el producto. Tiene un potencial infinito." - Reseña de ARC Facilities, Byron W. 5. ML Work Orders ML Work Orders es un sistema de gestión de órdenes de trabajo fácil de usar que ofrece todo lo que necesitas para gestionar rápida y eficientemente tus órdenes de trabajo de mantenimiento, inventario de activos y horarios de mantenimiento preventivo. Lo que les gusta a los usuarios: "ML es visualmente agradable y, por lo tanto, fácil de usar. La página principal de órdenes de trabajo es muy simple pero personalizable, por lo que toda la información que necesito está en esa pantalla." - Reseña de ML Work Orders, Heather B. Lo que no les gusta a los usuarios: "No me gusta que las columnas de búsqueda no estén en orden alfabético. Para buscar o clasificar, puedes ingresar la palabra que deseas, pero encontraría la lista de casillas de verificación más rápido si estuvieran en orden alfabético. Esto es cierto para la mayoría de las secciones: órdenes de trabajo, activos y PM son todos así. Si deseas filtrar todas las órdenes de trabajo por un empleado, todos los empleados están en orden aleatorio." - Reseña de ML Work Orders, Michele W. Avanzando La gestión de instalaciones es crucial para cada organización. Ya sea que contrates un recurso externo o tengas un equipo interno, necesitas asegurarte de que tengan el conjunto adecuado de herramientas para trabajar. Un buen gestor de instalaciones hará todo, desde mantener la seguridad de un edificio completo hasta asegurar que cada empleado en las instalaciones esté feliz. ¿Interesado en aprender más sobre cómo gestionar tus activos? Aprende cómo puedes hacerlo con el seguimiento de activos.