DynaFile

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DynaFile ist ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem, das entwickelt wurde, um die Abläufe im Personalwesen zu optimieren, indem es den Übergang von papierbasierten zu elektronischen Personalakten ermöglicht. Es bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Mitarbeiterakten, von der Rekrutierung bis zur Aufbewahrung von Unterlagen, und verbessert die Effizienz, Compliance und Sicherheit in Personalabteilungen. Hauptmerkmale und Funktionen: - Elektronische Mitarbeiterakten: DynaFile ermöglicht die schnelle Digitalisierung von Papierunterlagen durch Scan-Automatisierungstools wie Barcode-Erkennung und Stapelverarbeitung, was den schnellen Übergang zu einer papierlosen Umgebung erleichtert. - Cloudbasierte Speicherung: Sichere, bankgerechte Online-Speicherung ermöglicht es HR-Teams, von überall auf Mitarbeiterdokumente zuzugreifen und diese zu verwalten, was Flexibilität und Fernzugriff gewährleistet. - Automatisiertes Onboarding: Nahtlose Integration mit E-Signatur-Plattformen wie DocuSign, Adobe Sign und PandaDoc ermöglicht vollständig elektronische Onboarding-Prozesse für Mitarbeiter, wodurch Papierkram und Verwaltungsaufwand reduziert werden. - Compliance und Audit-Bereitschaft: DynaFile bietet Audit-Berichte, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterordner mit den erforderlichen Dokumenten auf dem neuesten Stand sind, und hilft HR-Teams, gesetzliche Anforderungen und Audit-Anforderungen einzuhalten. - Sicheres Teilen von Dateien: Verschlüsselte Dokumentenlinks ermöglichen es HR-Profis, Dateien sicher mit Mitarbeitern oder Prüfern zu teilen und dabei Vertraulichkeit und Datenschutz zu wahren. Primärer Wert und gelöstes Problem: DynaFile adressiert die Ineffizienzen und Sicherheitsbedenken, die mit der traditionellen papierbasierten HR-Dokumentenverwaltung verbunden sind. Durch die Digitalisierung und Zentralisierung von Mitarbeiterakten reduziert es administrative Aufgaben, minimiert Fehler und stellt die Einhaltung von regulatorischen Standards sicher. Die cloudbasierte Natur der Plattform unterstützt Remote-Arbeitsumgebungen und bietet HR-Teams sicheren, sofortigen Zugriff auf notwendige Dokumente von jedem Standort aus. Diese Transformation führt zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen, sodass sich HR-Profis auf strategische Initiativen anstatt auf manuelle Papierarbeit konzentrieren können.