DigitalDrawer ist eine lokale, sichere digitale Ablagesoftware, die kleinen und mittelständischen Unternehmen dabei hilft, von papierbasierten Systemen auf ein effizientes elektronisches Dokumentenmanagement umzustellen. Durch die Digitalisierung und Organisation von Dokumenten steigert DigitalDrawer die Produktivität, gewährleistet Datensicherheit und optimiert den Büroraum.
Hauptmerkmale und Funktionen:
- Dokumentenerfassung: Scannen Sie Papierdokumente schnell direkt in DigitalDrawer mit jedem TWAIN-kompatiblen Scanner. Die Software unterstützt das Batch-Scanning, was die effiziente Verarbeitung großer Dokumentenmengen ermöglicht. Zusätzlich können Benutzer vorhandene elektronische Dateien per Drag-and-Drop oder Kopieren und Einfügen importieren.
- Organisation: Nutzen Sie eine vertraute Windows-basierte Ordnerstruktur, um mehrere anpassbare Aktenschränke zu erstellen. Diese Einrichtung ermöglicht es Benutzern, Dokumente systematisch zu speichern und zu kategorisieren, was eine einfache Auffindbarkeit gewährleistet.
- Suche und Abruf: Nutzen Sie die Möglichkeiten der Schlüsselwort- und Volltextsuche, die durch automatische optische Zeichenerkennung (OCR) unterstützt werden, um Dokumente schnell zu finden. Das System indexiert den Text innerhalb der Dokumente, was schnelle und genaue Suchen erleichtert.
- Dokumentenmanagement: Fügen Sie Anmerkungen wie Hervorhebungen, Notizen, Stempel und Schwärzungen hinzu, ohne die Originaldatei zu verändern. Die Software bietet auch Versionskontrolle für Microsoft Word- und Excel-Dokumente, sodass Benutzer bei Bedarf zu früheren Versionen zurückkehren können.
- Sicherheit: Implementieren Sie zugriffsbasierte Berechtigungssteuerungen, um den Dokumentenzugriff auf autorisierte Benutzer zu beschränken. Überwachen Sie die Systemaktivität und den Dokumentenzugriff durch umfassende Prüfpfade. Dokumente werden mit AES 128-Bit-Verschlüsselung gespeichert, was den Datenschutz und die Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA gewährleistet.
Primärer Wert und bereitgestellte Lösungen:
DigitalDrawer adressiert die Herausforderungen, die mit der Verwaltung physischer Dokumente verbunden sind, indem es ein zentrales, sicheres und effizientes elektronisches Ablagesystem bietet. Es eliminiert die Notwendigkeit physischer Lagerung, reduziert das Risiko von Dokumentenverlust oder -beschädigung und verbessert die Datensicherheit. Durch die Rationalisierung der Prozesse zur Dokumentenerfassung, -organisation und -abruf verbessert DigitalDrawer die Betriebseffizienz erheblich, sodass sich Unternehmen auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren können, ohne die Belastung durch manuelle Dokumentenverwaltung.
