clockin ist eine mobile, auf die Bedürfnisse von Unternehmen mit dezentralen Operationen ausgerichtete Lösung für das Workforce-Management und die Zeiterfassung. Sie hilft Unternehmen, Mitarbeiter im Außendienst zu verwalten, die Dokumentation vor Ort zu digitalisieren und den Datenfluss zwischen entfernten Einsatzorten und der Verwaltung im Backoffice zu optimieren. Die Software ist speziell darauf ausgelegt, die Anforderungen von Branchen mit einem hohen Anteil an Nicht-Schreibtischarbeitern zu erfüllen, darunter Bauwesen, Handwerk, Facility Management, Landschaftsgestaltung und mobile Dienstleister. Die Plattform dient als digitale Brücke, die die Zentrale mit den im Außendienst eingesetzten Teams verbindet. Anstatt sich auf handschriftliche Stundenzettel oder fragmentierte Kommunikationskanäle zu verlassen, nutzen die Außendienstmitarbeiter eine native mobile Anwendung (iOS und Android), um Anwesenheit und projektspezifische Aktivitäten direkt am Einsatzort zu erfassen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Daten zu Arbeitszeiten, Pausen und Projektfortschritten in Echtzeit erfasst und automatisch mit dem browserbasierten "Office Center" synchronisiert werden. Die Hauptfunktion des Systems besteht darin, fehleranfällige Papierdokumentationen durch ein zentrales digitales Protokoll zu ersetzen, um Transparenz darüber zu gewährleisten, wo und wann außerhalb des Büros gearbeitet wird. Wichtige Funktionen zur Unterstützung der Außendienstarbeit umfassen: - Mobile Zeit- und Anwesenheitserfassung: Außendienstmitarbeiter können sich über das Smartphone ein- und ausstempeln, wobei das System Funktionen wie GPS-Standortstempelung bietet, um zu überprüfen, ob sich das Personal am richtigen Einsatzort befindet, wenn es die Zeit bucht. - Felddokumentation & Projektdateien: Die App ermöglicht es Benutzern, digitale Einsatzberichte zu erstellen, indem sie Fotos hochladen, Sprach- oder Textnotizen hinzufügen und digitale Unterschriften von Kunden direkt auf dem Gerät erfassen, wodurch ein sofortiges Prüfprotokoll für abgeschlossene Arbeiten entsteht. - Ressourcen- und Abwesenheitsmanagement: Ein zentraler Kalender ermöglicht es Büroleitern, Außendienstteams für bestimmte Schichten oder Projekte einzuplanen und Urlaubsanträge oder Krankmeldungen zu verwalten, sodass Disponenten immer einen Überblick über die verfügbare Außendienstkapazität haben. - Lohn- und Rechnungsintegration: Validierte Daten aus dem Außendienst können über Standard-Schnittstellen (z.B. Paychex, Lexware) für die Lohnbuchhaltung exportiert oder zur Erstellung genauer Rechnungen basierend auf der tatsächlich auf Kundenprojekte verwendeten Zeit genutzt werden. Über die grundlegende Zeiterfassung hinaus unterstützt clockin Unternehmen bei der Verwaltung der finanziellen Gesundheit ihrer Außendienstprojekte durch Echtzeit-Nachkalkulation. Durch den Vergleich von budgetierten Stunden mit tatsächlich erfassten Außendienststunden können Unternehmen die Rentabilität von Projekten vor der Abrechnung überwachen. Die Software unterscheidet zwischen abrechenbarer Projektzeit und allgemeiner Reise- oder Overhead-Zeit, was für eine genaue Dienstleistungsabrechnung entscheidend ist. Als Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung ermöglicht clockin Außendienstteams den sicheren Zugriff auf notwendige Daten von jedem Standort aus, ohne dass eine komplexe IT-Infrastruktur oder Wartung von On-Premise-Servern erforderlich ist.