ClassifyIt ist ein spezialisiertes Add-In für Microsoft Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) und Outlook, das eine konsistente und durchsetzbare Klassifizierung von Dokumenten und E-Mails ermöglicht. Es adressiert das wachsende Bedürfnis von Organisationen, die Informationssensibilität zu verwalten und Datenverluste zu verhindern, während das Bewusstsein der Benutzer für Sicherheitsrichtlinien aufrechterhalten wird. Zweck und Kernidee Im Kern stellt ClassifyIt sicher, dass jedes Dokument oder jede E-Mail ein Klassifizierungslabel trägt, sowohl sichtbar als auch in Metadaten eingebettet. Sichtbare Labels, wie Kopf- und Fußzeilen oder Präfixe in Betreffzeilen, erhöhen das Benutzerbewusstsein und bieten sofortigen Kontext über die Sensibilität der Informationen. Eingebettete Metadaten (Dokumenteigenschaften, benutzerdefinierte Kopfzeilen in Outlook) ermöglichen es automatisierten Tools und Data Loss Prevention (DLP)-Systemen, klassifizierte Inhalte korrekt zu erkennen und zu verarbeiten. Das Tool zielt darauf ab, das Risiko versehentlicher Lecks zu reduzieren, die Einhaltung interner Sicherheitsregeln durchzusetzen und Governance-Prozesse über Office-Workflows hinweg zu optimieren. Hauptmerkmale Kennzeichnung & Markierung: Benutzer können Sicherheitsmarkierungen wie Öffentlich, Intern, Vertraulich oder benutzerdefinierte Stufen zuweisen. Die Markierungen erscheinen im Dokument/E-Mail und sind auch als strukturierte Metadaten eingebettet. Richtliniendurchsetzung: ClassifyIt kann Aktionen einschränken, wie das Senden nicht klassifizierter E-Mails, das Weiterleiten sensibler Inhalte an unbefugte Empfänger oder das Anhängen von Dokumenten mit fehlenden oder widersprüchlichen Klassifizierungen. Anpassbare Schemata: Organisationen können Klassifizierungsstufen, Freigabemarkierungen, Formatierungen und Richtliniendurchsetzung über eine JSON-Konfiguration anpassen. Konfigurationen können zentral über Dateifreigaben oder Webserver verteilt werden. Outlook-Integration: Für E-Mails fügt ClassifyIt Klassifizierungstext am Anfang des Nachrichtenkörpers hinzu und fügt Metadaten in Nachrichtenkopfzeilen ein. Antworten und Weiterleitungen können verfolgt und mit der Klassifizierung des ursprünglichen Elements verglichen werden. Unterstützung für DLP: Durch das Einbetten standardisierter Metadaten erleichtert ClassifyIt es Gateways, Firewalls oder Sicherheitsüberwachungssystemen, sensible Informationen zu erkennen und Schutzregeln anzuwenden. Flexibilität: Die Software unterstützt sowohl 32-Bit- als auch 64-Bit-Office-Installationen. Sie funktioniert auf lokalen Windows-Systemen mit nativ installierter Microsoft Office. Versionen und Lizenzierung Kostenlose Version: Bietet grundlegende Klassifizierungsfunktionen und unterstützt das weit verbreitete TLP (Traffic Light Protocol)-Schema. Geeignet für den privaten Gebrauch, Evaluierung oder kleine Szenarien. Kommerzielle Lizenzen: Dauerlizenzen sind mit optionalem abonnementbasiertem Support und Upgrades erhältlich. Die Preisgestaltung ist transparent und wettbewerbsfähig, was sie sowohl für kleine als auch größere Organisationen zugänglich macht. Neueste Version: Ab 2025 ist Version 6.5 (64-Bit) die neueste verfügbare Version, zusammen mit einer 32-Bit-Variante. Vorteile Erhöht das Bewusstsein der Mitarbeiter für Informationssensibilität. Bietet eine einfache, konsistente Möglichkeit, Dokumente und E-Mails zu kennzeichnen und zu schützen. Stärkt die Einhaltung gesetzlicher, regulatorischer oder vertraglicher Datenschutzanforderungen. Ergänzt technische DLP- und Governance-Tools durch das Einbetten von umsetzbaren Metadaten. Minimiert versehentliche Lecks und Fehlklassifizierungen durch Echtzeit-Durchsetzung. Fazit ClassifyIt ist eine praktische, leichte und effektive Lösung für Organisationen, die auf Microsoft Office und Outlook angewiesen sind. Durch die Kombination sichtbarer Markierungen mit versteckten Metadaten und durchsetzbaren Richtlinien überbrückt es die Lücke zwischen Benutzerverhalten und automatisierten Sicherheitskontrollen. Das Ergebnis ist ein kosteneffektives Tool, das sowohl das kulturelle Bewusstsein als auch die technische Durchsetzung der Informationssicherheit unterstützt.