Michael Gigante
Mike is a former market research analyst focusing on CAD, PLM, and supply chain software. Since joining G2 in October 2018, Mike has grounded his work in the industrial and architectural design space by gaining market knowledge in building information modeling, computer-aided engineering and manufacturing, and product and machine design. Mike leverages his knowledge of the CAD market to accurately represent the space for buyers, build out new software categories on G2, and provide consumers with data-driven content and research. Mike is a Chicago native. In his spare time he enjoys going to improv shows, watching sports, and reading Wikipedia pages on virtually any subject.
Was ist das Unterzeichnen von Dokumenten?
Das Unterzeichnen von Dokumenten ist der Prozess des Hinzufügens einer digitalen oder elektronischen Signatur zu einem Dokument, um die Identität des Absenders zu bestätigen. Das elektronische Unterzeichnen von Dokumenten eliminiert die Notwendigkeit physischer Papierdokumente und beschleunigt den Signaturprozess erheblich.
Das Unterzeichnen von Dokumenten ist oft ein kritischer Bestandteil eines jeden Vertrags und spielt eine wichtige Rolle im Bereich der Vertragsmanagement-Software und Angebotssoftware. Das Unterzeichnen von Dokumenten optimiert den Dokumentenfluss mit mehreren Funktionen, die darauf ausgelegt sind, die Dokumentenerstellung zu vereinfachen, Arbeitsabläufe zu etablieren und Parteien daran zu erinnern, unterzeichnete Dokumente einzureichen. Viele Branchen, einschließlich Banken und Immobilien, sind auf das Unterzeichnen von Dokumenten angewiesen, um ihre täglichen Geschäftsabläufe zu unterstützen und Verträge zeitnah abzuschließen.
Arten des Unterzeichnens von Dokumenten
Unternehmen verwenden verschiedene Formen des digitalen Unterzeichnens von Dokumenten, um unterschiedliche Arten von Verträgen und Dokumenten abzuschließen. Es ist wichtig, sowohl die Software zu verstehen, die den Benutzern die Möglichkeit bietet, Dokumente zu unterzeichnen, als auch die verschiedenen Standards, die für das Unterzeichnen von Dokumenten festgelegt wurden. In Bezug auf Software gibt es im Allgemeinen zwei gängige Typen:
- E-Signaturen: E-Signaturen sind die häufigste Methode, um ein Dokument elektronisch zu unterzeichnen, was durch die Nutzung von E-Signatur-Software erreicht wird. Es handelt sich um eine digitale Form einer Signatur, die rechtlich bindend und sicher ist, jedoch keine Kodierung oder Standards beinhaltet. Unternehmen verwenden E-Signaturen, wenn sie nur das Dokument verifizieren müssen. Zum Beispiel kann eine E-Signatur eine Fotokopie einer handschriftlichen Signatur, eine getippte oder gezeichnete Signatur oder sogar nur das Klicken auf einen „Akzeptieren“-Button umfassen.
-
Digitale Signaturen: Digitale Signaturen sind eine weitere gängige Form des Unterzeichnens von Dokumenten, aber im Gegensatz zu E-Signaturen sind digitale Signaturen im Allgemeinen sicherer. Bei einer digitalen Signatur müssen Benutzer ein digitales Zertifikat besitzen, damit sie mit dem Dokument verknüpft werden können. Eine digitale Signatur wird oft von Zertifizierungsstellen autorisiert, die für die Bereitstellung digitaler Zertifikate verantwortlich sind, die mit Lizenzen oder Pässen verglichen werden können. Ein digitales Zertifikat wird verwendet, um das Dokument zu validieren und seine Authentizität zu bestimmen. Dies ist entscheidend, um die Identität der ursprünglichen Person mit der Signatur zu überprüfen.
Zusätzlich zur Software gibt es auch verschiedene Standards, die in Bezug auf Sicherheit und Gültigkeit für das Unterzeichnen von Dokumenten festgelegt wurden. Diese Standards werden von den EU-Vorschriften festgelegt und werden weltweit langsam übernommen. Diese Standards sind wie folgt:
- Standard-Elektronische Signaturen: Standard-Elektronische Signaturen erfordern keine Benutzer-ID-Verifizierung. Sie können mit E-Signatur-Software verwendet werden und umfassen gescannte Signaturen und die Verwendung eines „Ich akzeptiere“-Buttons.
- Erweiterte elektronische Signaturen (AES:): AES wird für rechtlich gültige elektronische Signaturen verwendet. Diese Signaturen sind eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpft, können den Unterzeichner identifizieren und können Änderungen an den unterzeichneten Daten aufdecken. Diese Art des Unterzeichnens von Dokumenten wird oft mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung abgeschlossen, die eine zweite Verifizierungsebene bietet. Ein Beispiel hierfür kann eine Anwendung auf Ihrem Mobiltelefon sein, die ein Unterzeichner verwenden muss, um zu validieren, dass seine Signatur auf einem elektronischen Dokument tatsächlich von ihm selbst stammt.
- Qualifizierte elektronische Signaturen (QES): QES bietet die höchsten Sicherheits- und Rechtsanforderungen aller digitalen Signaturen. Qualifizierte Signaturen bieten zusätzliche Sicherheit durch einen Drittanbieter-Vertrauensdienstanbieter (TSP). Diese können für Dokumente erforderlich sein, die hohe Sicherheit erfordern, wie z.B. Eigentumsübertragungen, rechtliche Verträge, Gründungen und viele andere Unternehmens- und Regierungsinteraktionen.
Vorteile des Unterzeichnens von Dokumenten für Unternehmen
Es ist wichtig, die Vorteile des Unterzeichnungsprozesses von Dokumenten sowie die Vorteile von Software für digitale Signaturen hervorzuheben:
- Ermöglicht es Benutzern, einen verbindlichen Vertrag oder eine Vereinbarung zu authentifizieren
- Bietet Benutzern ein Dokument als Nachweis dessen, was vereinbart wurde
- Bietet ein Mittel zum Verständnis zwischen Käufer und Verkäufer
- Bietet eine schnellere Vertragsabwicklung, reduziert Engpässe und unterstützt die Einhaltung von Vorschriften im gesamten Vertragsmanagement-Prozess.
Grundlegende Elemente des Unterzeichnens von Dokumenten
Einige grundlegende Elemente des Unterzeichnens von Dokumenten umfassen:
- Dokumentenunterzeichnung: Die Dokumentenunterzeichnung ermöglicht es dem Unterzeichner, Dokumente einfach und intuitiv zu unterzeichnen.
- Erinnerungen und Ablauffristen: Diese Funktion erinnert Unterzeichner an Dokumente, die auf eine Unterschrift warten, und an Ablaufdaten von Dokumenten.
- Anmeldeprozess: Der Anmeldeprozess oder der Authentifizierungsprozess ist sicher und nahtlos.
- Mobile Signaturen: Benutzer können Dokumente einfach auf mobilen Geräten senden und unterzeichnen.
- Signatur-Workflow: Absender, Administratoren oder beide können Dokumente einfach durch mehrere Signaturschritte einrichten und verfolgen.
- Massendigitale Signaturen: Die Dokumentenunterzeichnung bietet die Möglichkeit, Dokumente zu senden, die Tausende von Unterzeichnern gleichzeitig erfordern.
- Berichterstattung: Die Berichterstattungsfunktion hilft, Standardberichte bereitzustellen und die einfache Erstellung benutzerdefinierter Berichte zur Verwaltung des Signaturprozesses zu erleichtern.
- Erstellung von Signaturdokumenten: Die Dokumentenunterzeichnung bietet einfache Erstellung von Signaturblöcken für alle erforderlichen elektronischen Dokumenttypen oder -formulare.
- Einhaltung von Vorschriften: Die Software erfüllt die erforderlichen regulatorischen Anforderungen.
- Signaturhistorie und -prüfung: Diese Funktion hilft, alle Signaturhistorien von Dokumenten zu verfolgen, um die Einhaltung der erforderlichen Vorschriften sicherzustellen.
- Unternehmensskalierbarkeit: Die Dokumentenunterzeichnung bietet Funktionen, um die Skalierung für große Organisationen zu ermöglichen.
- Individuelle Markenanpassung: Individuelle Markenanpassung kann während des Signaturprozesses angewendet werden.
Best Practices für das Unterzeichnen von Dokumenten
Um die besten Ergebnisse mit Lösungen zum Unterzeichnen von Dokumenten zu erzielen, sollten Unternehmen diese Best Practices befolgen:
- Stellen Sie Fragen zu Klauseln, die fragwürdig erscheinen könnten
- Berücksichtigen Sie bestimmte Geschäftsziele beim Unterzeichnen des Dokuments
- Lassen Sie mehrere Stakeholder das Dokument überprüfen, um sicherzustellen, dass nichts Wesentliches fehlt
- Verstehen Sie, wessen Unterschriften erforderlich sind, um das Dokument abzuschließen
