Was ist ein Audit-Trail?
Ein Audit-Trail ist ein zeilenweises Protokoll von Handelsdetails, Buchhaltung und anderen finanziellen Informationen, die bis zu ihrer spezifischen Quelle zurückverfolgt werden können. Audit-Trails werden häufig verwendet, um verschiedene Transaktionen für Organisationen zu überprüfen und zu verfolgen. Diese Transaktionen können Käufe, Verkäufe, Einnahmen, Nettogewinne und Ausgaben umfassen. Dokumente innerhalb eines Audit-Trails umfassen Geschäftsinvoice, schriftliche Kostenvoranschläge, Bestellungen und alle E-Mails mit Transaktionsdetails.
Das Führen eines finanziellen Audit-Trail-Berichts ist oft eine regulatorische Anforderung und wird je nach Finanzbereich als bewährte Buchhaltungspraxis angesehen. Organisationen verwenden typischerweise Audit-Management-Software, um ihre Audit-Prozesse zu optimieren und Vorschriften oder internen Richtlinien zu entsprechen.
Die häufigsten Branchen, die Audit-Protokolle durchführen, sind:
- Finanzen
- Buchhaltung
- Gesundheitswesen und medizinische Organisationen
- IT-Branchen
- E-Commerce
- Universitäten
Beispiele für Audit-Trails
Jede Art von Audit-Trail, die durchgeführt wird, ist im Allgemeinen mehr oder weniger gleich, jedoch können diese gängigen Beispiele verwendet werden, um besser zu verstehen, was ein Audit-Trail ist.
- Wenn es um Hauskäufer geht, wird ein Hypothekengeber wahrscheinlich einen Audit-Trail durchführen, um festzustellen, woher die Mittel für die Anzahlung stammen. Diese Art der Audit-Protokollierung umfasst Kontoauszüge, die zeigen, dass die Mittel eingezahlt wurden.
- Wenn ein Unternehmen ein neues Fahrzeug für Lieferungen kaufen muss, erstellt das Unternehmen eine Bestellung mit dem benötigten Fahrzeugtyp und der Preisspanne. Sobald das Lieferfahrzeug gekauft ist, stellt das Autohaus einen Kaufvertrag aus, der den Fahrzeugtyp, die Bedingungen und den Betrag detailliert.
Vorteile von Audit-Trails
Wenn sie korrekt durchgeführt werden, können Audit-Trails zu vielen Vorteilen führen. Einige dieser Vorteile umfassen:
- Betrugsschutz: Der Hauptzweck eines Audit-Trails besteht darin, Betrug zu verhindern, da sie Unternehmen helfen, eine bessere Kontrolle darüber zu haben, was mit verschiedenen Details in Bezug auf ihre Organisation passiert. Audit-Trails mindern auch internen Betrug und reduzieren gleichzeitig externe Bedrohungen, indem sie die Finanzen streng kontrollieren.
- Stressfreie Audits: Öffentlich gehaltene Unternehmen sind verpflichtet, einmal im Jahr eine unabhängige, externe Quelle mit der Durchführung eines Audits zu beauftragen. Ein ordnungsgemäßes Protokoll in Form eines Audit-Trails erleichtert dies und macht es weniger stressig. Wenn alle finanziellen Details und Transaktionen innerhalb des Trails aufbewahrt werden, wird der Prüfungsprozess schneller und es werden weniger Gebühren ausgegeben.
- Erhöhte Effizienz: Wenn ein Unternehmen schnell Finanzinformationen finden muss, spart ein umfassender Audit-Trail allen Zeit und Energie bei der Suche in den Büchern. Alle Informationen sind immer zugänglich, wenn sie benötigt werden.
- Verständnis der Compliance-Anforderungen: Compliance-Standards variieren von Branche zu Branche, aber das Bewusstsein für die Anforderungen und die Aufrechterhaltung eines Audit-Trails hilft Unternehmen, einen Umsatzverlust und zusätzliche Geldstrafen zu vermeiden.
- Katastrophenwiederherstellung: Wenn eine unerwartete Krise eintritt, ist ein umfassender Audit-Trail wie eine Versicherung. Während er möglicherweise nicht für den täglichen Betrieb benötigt wird, wird das Unternehmen immer froh sein, dass es einen erstellt hat, falls eine Katastrophe eintritt. Wenn ein schwerwiegendes Wetterereignis eintritt, kann dieses Protokoll der Geschäftstätigkeiten, Ausgaben, Einnahmen und Kosten helfen, eine mögliche geschäftsbeendende Katastrophe zu überwinden.
- Investitions- und Kreditpositionierung: Wenn eine Organisation Investoren sucht, die Geld in das Unternehmen investieren, wird der Investor höchstwahrscheinlich verlangen, den Audit-Trail der Organisation zu sehen, bevor er eine Entscheidung trifft. Außerdem wird ein Kreditgeber immer prüfen, ob ein Unternehmen finanziell sicher ist, bevor er einen Kredit gewährt. Genaue Finanzdaten sind in beiden Fällen von Vorteil.
Grundelemente von Audit-Trails
Ein standardmäßiger Audit-Trail besteht aus spezifischen finanziellen Details. Typischerweise umfassen diese grundlegenden Anforderungen an Audit-Trails:
- Der Zeitstempel des Kaufs
- Der Käufer
- Die Zeit des Verkaufs
- Der Ort des Verkaufs
In seinen einfachsten Worten ist ein Audit-Trail einem Kassenbon sehr ähnlich. Wenn ein Dutzend Eier in einem Lebensmittelgeschäft gekauft wird, ist der Kassenbon das gesamte Transaktionsprotokoll.
Best Practices für Audit-Trails
Beim Erstellen eines Audit-Trails gibt es spezifische Best Practices, die befolgt werden sollten, um sicherzustellen, dass er ordnungsgemäß durchgeführt wird.
- Typischerweise beginnt ein Audit-Trail mit einem Rechnungsbeleg des Kaufs.
- Der Trail muss eine chronologische Liste der Schritte enthalten, die unternommen wurden, um die Transaktion zu beginnen und abzuschließen.
- Wenn möglich, sollten Audit-Trails für die Lebensdauer der Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Diese Trails können bei historischen Berichten und der Lösung von Problemen, die in der Zukunft auftreten können, sehr nützlich sein.
- Da der Speicherplatz begrenzt sein kann, sollten Unternehmen nur nützliche und notwendige Informationen im Audit-Trail sammeln.
- Alle Audit-Trail-Informationen sollten an einem sicheren Ort gespeichert und regelmäßig gesichert werden, um den Verlust von Aufzeichnungen zu vermeiden.
- Audit-Aufzeichnungen sollten regelmäßig überprüft werden, um das Risiko so weit wie möglich zu mindern.
- IT und Führungskräfte aus den entsprechenden Abteilungen sollten in alle Audit-Aktivitäten einbezogen werden, um eine ordnungsgemäße Kommunikation zu gewährleisten.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
