Aufgelaufene Aufwendungen

Was sind aufgelaufene Ausgaben?

Aufgelaufene Ausgaben, auch als aufgelaufene Verbindlichkeiten bekannt, sind Ausgaben, die in der Bilanz eines Unternehmens anerkannt werden, nachdem eine Verbindlichkeit entstanden ist, aber bevor die Zahlung erfolgt ist. Die Erfassung dieser Ausgaben in einer Bilanz ermöglicht es Unternehmen, ihre Finanzberichte genauer zu bewerten und das Finanzmanagement mit Buchhaltungssoftware zu optimieren. 

Aufgelaufene Ausgaben stellen zukünftige Zahlungen und Verbindlichkeiten dar. Sie werden als kurzfristige Verbindlichkeiten in einer Bilanz erfasst. In bestimmten Situationen können aufgelaufene Ausgaben eine Schätzung einer zukünftigen Lieferung von Waren oder Dienstleistungen sein. 

Wie funktionieren aufgelaufene Ausgaben?

In den Finanzbüchern eines Unternehmens werden aufgelaufene Ausgaben als kurzfristige Verbindlichkeiten erfasst, die sofort oder in der Zukunft zu zahlen sind. 

Was zählt also als aufgelaufene Ausgabe?

Ein Beispiel für aufgelaufene Ausgaben ist der Kauf von Waren oder Dienstleistungen. In dieser Situation macht das Finanzteam eines Unternehmens separate Einträge in ein Finanzmanagementsystem. In einigen Fällen helfen diese Einträge, Ausgaben zu schätzen, bis eine endgültige Rechnung vorliegt. Interessanterweise berechnen Unternehmen aufgelaufene Einnahmen, unabhängig davon, dass sie diese noch nicht erhalten haben.

Ein weiteres Beispiel ist, wenn eine Organisation einen Reinigungsdienst nutzt, aber das Reinigungsunternehmen erst am Monatsende eine Rechnung stellt, markiert die Organisation dies als aufgelaufene Ausgabe in ihren Finanzbüchern. Die Kosten laufen auf, bis sie beglichen sind, und können in Form von:

• Gehalt: Da die meisten Unternehmen ihre Mitarbeiter in den ersten Wochen des Monats bezahlen, werden Gehälter im Vormonat als „Rückstellungen“ erfasst. 

• Steuer: Unternehmen zahlen Steuern gegen Ende eines Geschäftsjahres. Steuern werden für zwölf Monate aufgelaufen. 

• Zinsen: Wenn Unternehmen Kredite aufgenommen haben, laufen die Zinszahlungen bis zum Zeitpunkt der Zahlung auf. 

Vorteile von aufgelaufenen Ausgaben

Aufgelaufene Ausgaben bieten viele Vorteile, von der Bereitstellung eines klaren Finanzbildes bis hin zu hoher Genauigkeit. Hier sind einige ihrer Vorteile: 

• Bietet ein vollständiges Finanzbild: Die Rückstellungsmethode der Buchhaltung bietet ein vollständiges und genaues Bild der finanziellen Transaktionen eines Unternehmens. Dies hilft Unternehmen zu verstehen, wie profitabel sie sind, woher die Gewinne kommen und wie die Ausgaben verwendet werden. 

• Von Stakeholdern bevorzugt: Aktionäre und Investoren bevorzugen es, die Finanzberichte eines Unternehmens nach der Rückstellungsmethode zu sehen. Da Rückstellungsberichte ein klareres Bild des Einkommensflusses eines Unternehmens bieten, werden sie bevorzugt.

• Eine bessere Methode für die Budgetierung: Aufgelaufene Ausgaben ermöglichen es Unternehmen, ihre Geschäftszahlen in Echtzeit zu sehen. Sie können ihre vergangene finanzielle Leistung besser einschätzen und genauer für die Zukunft planen. 

• Es ist GAAP-konform: Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) ist ein Industriestandard für Finanzberichte in den USA. GAAP erlaubt nur die Rückstellungsbuchhaltung. Obwohl die GAAP-Konformität nur für börsennotierte Unternehmen relevant ist, profitieren kleinere Unternehmen davon, indem sie die Kreditgenehmigung erleichtert und Investoren anzieht.

Best Practices für aufgelaufene Ausgaben

Obwohl die Rückstellungsbuchhaltung einfach ist, können Unternehmen einige Best Practices befolgen, um den Prozess weiter zu vereinfachen. 

• Verwenden Sie Buchhaltungsautomatisierungssoftware: Rechnungsautomatisierungssoftware ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen auszustellen, Zahlungen zu erfassen, Ausgaben zu verbuchen und sogar Berichte zu erstellen. Unternehmen können in nur wenigen Klicks von der Kassenbuchhaltung zur Rückstellungsbuchhaltung wechseln. 

• Jährlich budgetieren: Die Erstellung eines Jahresbudgets ist entscheidend für aufgelaufene Ausgaben. Dies kann durch die Analyse der jährlichen Finanzaktivitäten erfolgen. 

• Kalender genau überwachen: Der Kalender eines Unternehmens sollte genau auf ausstehende Zahlungen, Ausgaben und mehr überwacht werden. Dies stellt sicher, dass Teams Fristen einhalten und Zahlungen schnell ohne Verzögerungen erfolgen. 

• Budget prognostizieren: Wenn es einen Unterschied zwischen dem verfügbaren Bargeld und den tatsächlichen Ausgaben gibt, sollten Unternehmen eine Budgetprognose erstellen. Dies hilft ihnen, kritische und fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen. 

• Arbeiten Sie mit dem Betriebsteam zusammen, um Ausgaben zu überprüfen: Überprüfen Sie regelmäßig monatliche Ausgaben mit dem Finanzteam. Das Finanzteam ist in der Regel über Transaktionen informiert, die möglicherweise unter dem Radar geblieben sind.

• Dokumentieren Sie den gesamten Buchhaltungsprozess: Es ist eine gute Praxis, alle finanziellen Aktivitäten zeitnah zu dokumentieren. Ob die Änderung klein oder groß ist, nicht dokumentierte Änderungen können die Fähigkeit eines Unternehmens, Entscheidungen zu treffen, erheblich beeinflussen. Dies bringt alle beteiligten Teams auf denselben Stand und hilft, potenziell große Fehler zu vermeiden. 

Aufgelaufene Ausgaben vs. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Aufgelaufene Ausgaben können manchmal mit Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen verwechselt werden.

Rückstellungen werden vor dem Erhalt einer Rechnung erfasst, während Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen nach dem Erhalt erfasst werden. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen erfordern, dass Unternehmen den spezifischen zu zahlenden Betrag erfassen. Auf der anderen Seite sind Rückstellungen weitgehend Schätzungen dessen, was ein Produkt oder eine Dienstleistung das Unternehmen kosten würde. Außerdem sammeln sich aufgelaufene Ausgaben im Laufe der Zeit an, während Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen dies nicht tun. 

Rückstellungs- vs. Kassenbuchhaltung

Wie die Rückstellungsmethode zur Erfassung entstandener Ausgaben gibt es eine weitere Buchhaltungsmethode, die als Kassenbuchhaltung bekannt ist. Bei dieser Methode werden Ausgaben nur während eines Geldwechsels erfasst. Obwohl einfacher, zeigt die Rückstellungsmethode ein genaueres Maß für die Rentabilität eines Unternehmens als die Kassenbuchhaltungsmethode.

Aufgelaufene vs. abgegrenzte Ausgaben