Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Rechnung zu schreiben und zu versenden.

Sie können eine Rechnung manuell schreiben oder Buchhaltungssoftware verwenden, um eine zu erstellen. Unabhängig davon, wie Sie sie erstellen, ist es wichtig sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen alles Notwendige enthalten, um rechtzeitige Zahlungen zu gewährleisten.

Obwohl Unternehmen jeden Tag viele Rechnungen senden und empfangen, gibt es ein großes Problem mit der pünktlichen Bezahlung von Rechnungen. Ein Branchenbericht aus dem Jahr 2013 zeigte, dass in der digitalen Werbebranche:

• 6 Prozent der Rechnungen innerhalb von 30 Tagen bezahlt werden.

• 94 Prozent der Rechnungen mehr als 30 Tage benötigen, um bezahlt zu werden.

• 62 Prozent der Rechnungen mehr als 60 Tage benötigen, um bezahlt zu werden.

Herauszufinden, warum diese Rechnungen nicht pünktlich bezahlt werden, ist nicht schwer. In einer anderen Studie der Credit Research Foundation wurde gezeigt, dass 61 Prozent der verspäteten Zahlungen auf Compliance- oder Verwaltungsprobleme wie falsche oder verspätete Rechnungen zurückzuführen sind.

Die Daten sind klar: Immer mehr Unternehmen versäumen es, genaue Rechnungen zu versenden. Um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu verbessern, ist es wichtig, genaue Buchhaltungspraktiken zu etablieren. Ein unmittelbarer Vorteil der Etablierung solcher Praktiken ist, herauszufinden, wie man genaue Rechnungen versendet.

Was ist eine Rechnung?

In vielerlei Hinsicht ist eine Rechnung wie eine Rechnung. Der Unterschied besteht darin, dass eine Rechnung zusätzliche Informationen wie den Namen des Ausstellers, die Adresse, Zahlungsbedingungen, eine Beschreibung der abrechenbaren Artikel und eine Kontonummer enthalten kann.

Sobald eine Rechnung an den Empfänger gesendet wird, wird sie zu einer Forderung. Dies ist der Betrag, den Sie für erhaltene Dienstleistungen oder Waren schulden, und zeigt eine Vereinbarung, dass Sie das andere Unternehmen bis zu einem bestimmten Datum bezahlen werden.

Es ist wichtig für ein Unternehmen, Rechnungen zu verfolgen, da es ihrem Geschäft eine Historie aller Verkaufstransaktionen bietet. Rechnungen helfen Unternehmen, genaue Bücher zu führen, was bei den Unternehmenssteuern am Ende des Jahres hilft.

Rechnungsbeispiel

Unten ist ein Beispiel für eine Rechnung und eine Anleitung, wie man eine Rechnung schreibt. Es enthält alle Teile, die üblicherweise auf einem Rechnungsblatt zu finden sind. Dies ist ein gutes Format, dem Sie folgen können, wenn Sie beginnen, Ihre eigenen Rechnungen zu versenden.

1.) Firmenname und Adresse:

Der oberste Teil einer Rechnung sollte immer den Firmennamen und die Adresse enthalten. Egal, ob Sie eine Rechnung senden oder empfangen, es ist wichtig, den Namen und die physische Adresse des Lieferanten zu identifizieren, falls Sie Kontakt aufnehmen müssen.

2.) Rechnungsnummer und Datum:

Unter dem Firmennamen und der Adresse sollte die Rechnung als nächstes die Rechnungsnummer und das Datum, an dem die Rechnung gesendet wurde, enthalten. Die Rechnungsnummer ist ein eindeutiger Code, der jeder Rechnung zugewiesen wird. Wenn eine Rechnung keine Rechnungsnummer hat, wird sie nicht als rechtliches Dokument angesehen. Buchhalter verwenden diese Nummern, um sicherzustellen, dass die Rechnung für Steuerzwecke ordnungsgemäß dokumentiert ist. Es erleichtert auch die Nachverfolgung verspäteter Zahlungen.

Das Datum auf einer Rechnung anzugeben, ist ebenso wichtig. Das Ausstellungsdatum startet den Zahlungs-Countdown für den Empfänger. Einige Unternehmen geben auch ein Fälligkeitsdatum für die Zahlung an. Dies stellt sicher, dass Zahlungen rechtzeitig erfolgen und der gesamte Rechnungsprozess reibungslos verläuft.

3.) Kundenname, Adresse und fälliger Betrag:

Unter der Rechnungsnummer und dem Ausstellungsdatum ist es wichtig, den Namen und die Adresse des Kunden aufzulisten. Der Grund ist einfach: um sicherzustellen, dass die Rechnung den Empfänger erreicht. Benutzer integrieren oft Rechnungs- und Abrechnungssoftware mit CRM-Software, um Informationen über Kunden, Dienstleistungen und Transaktionen zu speichern. Der Saldo sollte auch sehr deutlich oben gekennzeichnet sein, damit es keine Unstimmigkeiten gibt.

4.) Gekaufte Artikel und Artikelbeschreibungen:

Unter dem Kundennamen und der Adresse sollte eine Liste der gekauften Artikel und eine Beschreibung dieser Artikel stehen. Stellen Sie sicher, dass jede Gebühr aufgeschlüsselt ist. Die Beschreibung muss nicht lang sein; eine einfache Erklärung sollte ausreichen.

Wenn Sie ein Preisproblem sehen, das möglicherweise auftreten könnte, kann es hilfreich sein, Notizen hinzuzufügen, die die Artikelbeschreibungen und Details der Gebühren ergänzen.

5.) Endbetrag mit Steuern:

Das Letzte, was auf einer Rechnung enthalten sein sollte, ist der Zwischensumme zusammen mit Steuern oder anderen Gebühren. Alle Gebühren aufzuführen, stellt sicher, dass Transaktionen klar und unkompliziert sind.

Fazit:

Ein guter Rechnungsprozess ist der erste Schritt, um genauere und rechtzeitigere Zahlungen von Ihren Kunden sicherzustellen.

Es ist auch der beste Weg, um Verkaufstransaktionen zu dokumentieren und kann Ihrem Buchhaltungsteam helfen, wenn es am Ende des Jahres die Steuern bearbeitet.

Um noch heute mit dem Versenden von Rechnungen zu beginnen, sollten Sie sich unsere Buchhaltungssoftware und Abrechnungssoftware ansehen, um Lösungen zu finden, die den manuellen Prozess automatisieren können.

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