7 Häufige Fehler in beruflichen E-Mails und wie man sie vermeidet

Jeden Tag erhält der durchschnittliche Büroangestellte 121 E-Mails in seinem Posteingang.

Das bedeutet, dass Ihre E-Mail, wenn Sie eine professionelle E-Mail senden, mit durchschnittlich 120 anderen E-Mails pro Tag um die Aufmerksamkeit Ihres Empfängers konkurriert. Um diese Aufmerksamkeit zu gewinnen und Vertrauen in Sie und den Inhalt Ihrer Nachricht zu schaffen, ist es unerlässlich, dass Ihre Nachricht fehlerfrei ist und als gut geschriebene professionelle E-Mail heraussticht.

Wir haben eine Liste mit sieben häufigen Fehlern in professionellen E-Mails zusammengestellt (und wie man sie vermeidet), damit Sie das Vertrauen Ihres Empfängers gewinnen können.

Da so viel der täglichen professionellen Kommunikation per E-Mail erfolgt, ist es für Ihren professionellen Status unerlässlich, sicherzustellen, dass Ihre E-Mail klar, prägnant und so fehlerfrei wie möglich ist. Hier sind einige häufige Fehler, auf die Sie achten und die Sie in Ihren professionellen E-Mails vermeiden sollten:

1. Unvollkommene Rechtschreibung/Grammatik

Die wichtigsten Fehler, die es zu vermeiden gilt, wenn man eine professionelle E-Mail sendet, sind auch die häufigsten Fehlerarten. Rechtschreib- und Grammatikfehler mindern sofort Ihre Intelligenz und Professionalität in einer E-Mail und können leicht durch sorgfältiges Korrekturlesen vor dem Senden der E-Mail behoben werden. Sie können auch die Anzahl der Rechtschreib- und Grammatikfehler mit einer Web-Erweiterung oder anderer AI-Schreibassistent-Software reduzieren, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail einem professionellen Standard entspricht.

2. Unnötig lange E-Mails

Professionelle E-Mails sollten klar und auf den Punkt gebracht sein. Betrachten Sie jeden Satz, den Sie schreiben, als wesentlich, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu gewinnen und das zu erreichen, was Sie von der E-Mail wollen. Stellen Sie sicher, dass jeder Satz entscheidend für die Botschaft ist, die Sie in Ihrer E-Mail vermitteln möchten, und Sie vermeiden den häufigen Fehler einer langen E-Mail mit unnötigen Füllsätzen, die die Zeit des Lesers verschwenden.

Kürzere E-Mails erhöhen die Chancen, die Aufmerksamkeit des Lesers für die gesamte E-Mail zu halten, anstatt zu lange auf einen bestimmten Aspekt der Nachricht einzugehen und das Risiko einzugehen, ihn aus Zeit- oder Langeweilegründen zu verlieren. Nutzen Sie Standardphrasen, um die Dinge sauber und prägnant zu halten.

3. Unangemessene Nutzung von „Allen antworten“

Wir alle haben Geschichten von dem gefürchteten versehentlichen „Allen antworten“ gehört, wenn eine E-Mail-Antwort, die an eine bestimmte Person gerichtet ist, an ein ganzes Team oder Unternehmen geht. Um unnötige Empfänger (und potenzielle Peinlichkeiten) zu vermeiden, überprüfen Sie die anderen, die die E-Mail erhalten haben, und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Antwort an den richtigen Empfänger/die richtigen Empfänger senden.

4. Senden an den falschen Empfänger/die falschen Empfänger

Bevor Sie eine professionelle E-Mail senden, insbesondere eine mit vertraulichen Informationen, stellen Sie sicher, dass die E-Mail an den richtigen Empfänger oder die richtigen Empfänger der Informationen gesendet wird, die Sie kommunizieren. Das Überprüfen der Empfänger Ihrer E-Mail ist eine einfache Aufgabe vor dem Senden Ihrer E-Mail, die Ihnen helfen kann, den potenziell kostspieligen Fehler zu vermeiden, Ihre E-Mail an den falschen Empfänger zu senden.

5. Schlechte Betreffzeilen

Ihre Betreffzeile sollte Aufmerksamkeit erregen. Mit der Anzahl der E-Mails, die ein typischer Büroangestellter täglich in seinem Posteingang erhält, wird Ihre E-Mail um die Aufmerksamkeit Ihres Empfängers konkurrieren, und der sichtbarste Unterscheidungsmerkmal, wenn diese E-Mails in einem Posteingang gestapelt sind, ist die Betreffzeile. Versuchen Sie, Ihre Betreffzeile ansprechend zu gestalten, indem Sie sie entweder kürzer als die durchschnittliche E-Mail-Betreffzeile machen, aber dennoch kommunizieren, was in der E-Mail enthalten sein könnte.

6. Jede E-Mail als „dringend“ kennzeichnen

Mail-Plattformen haben ein hilfreiches Flaggen-Symbol, das umgeschaltet werden kann, um bestimmte E-Mails als „dringend“ zu markieren. Ein häufiger Fehler, den viele beim Senden professioneller E-Mails machen, ist das Markieren von E-Mails, die nicht unbedingt dringend sind, als solche, wodurch der Posteingang des Empfängers mit E-Mails verstopft wird, die die wirklich dringende Natur von E-Mails verwässern, die tatsächlich so markiert werden müssen.

Der Wunsch nach einer schnellen Antwort ist in der Regel nicht der einzige Grund, eine E-Mail als dringend zu markieren, und eine nicht dringende E-Mail, die als solche markiert ist, könnte Ihren Empfänger eher entfremden, als ihn zu einer schnellen Antwort zu motivieren. Bevor Sie eine E-Mail als dringend markieren, denken Sie über die Nachricht nach, die Sie in der E-Mail kommunizieren, und wie wichtig es tatsächlich ist, dass sie Ihren Empfänger erreicht und eine Handlung beeinflusst.

7. Vage Anfragen

Eine häufige Ineffizienz in professionellen E-Mails ist, wenn die Hauptbotschaft oder Anfrage, die gemacht wird, im Text der E-Mail nicht klar gemacht wird. Wenn Sie den Text Ihrer E-Mail schreiben, stellen Sie sicher, dass der zentrale Punkt, den Sie vermitteln möchten, dem Empfänger klar gemacht wird, sei es Informationen, die an ein Team weitergegeben werden sollen, oder eine Anfrage.

Versuchen Sie, jeden Aspekt Ihrer Nachricht so klar wie möglich zu formulieren, ohne unnötigen Jargon zu verwenden. Machen Sie explizit klar, was Sie möchten, dass Ihr Leser aus der E-Mail mitnimmt, sowie alle nächsten Schritte, die er unternehmen muss. Das Ziel einer professionellen E-Mail ist es, Informationen oder eine Anfrage so schnell wie möglich zu kommunizieren. Ineffiziente oder übermäßig didaktische Formulierungen nehmen nur die Fähigkeit Ihrer E-Mail, dieses Ziel zu erreichen, weg.

Zusammenfassung

Das Vermeiden dieser häufigen E-Mail-Fehler wird sicherstellen, dass Sie eine professionelle Stimme beibehalten und die beabsichtigten Ergebnisse von Ihren Nachrichten an Kunden und Kollegen gleichermaßen erhalten.

Immer noch interessiert an weiteren Tipps zu professionellen E-Mails? Schauen Sie sich diesen Schritt-für-Schritt-Leitfaden an, wie man eine professionelle E-Mail schreibt.