Haben Sie jemals eine Party veranstaltet, nur um festzustellen, dass niemand kommt?

Diese Szene ist der schlimmste Albtraum eines PR-Profis. Neben der intensiven Vorbereitung basiert der Erfolg einer Pressekonferenz auf der Teilnahme und der Qualität der Berichterstattung.

Sie haben sicherlich Pressekonferenzen zu Sportankündigungen und Erklärungen zu Tragödien verfolgt. Da Informationen so schnell reisen, ist es oft notwendig, der Nachricht mit Ihrer Geschichte voraus zu sein, anstatt darauf zu warten, dass die Leute ihre eigenen Erzählungen erfinden.

Allerdings benötigen Sie nicht immer eine Pressekonferenz. Der übermäßige Gebrauch von Pressekonferenzen führt zu kleineren Zuschauerzahlen und weniger Vertrauenswürdigkeit bei Reportern und Ihrem Publikum, ähnlich wie der Junge, der Wolf rief.

Lernen Sie alles, was Sie über Pressekonferenzen wissen müssen, um die besten Erfolgschancen zu haben. Wenn Sie jedoch hier sind, um sich auf die Details zu konzentrieren, können Sie gerne mit den untenstehenden Links direkt zu den entsprechenden Abschnitten springen:

• Bedeutung einer Pressekonferenz
• Wie man eine erfolgreiche Pressekonferenz abhält
• Vor einer Pressekonferenz
• Während einer Pressekonferenz
• Nach einer Pressekonferenz

Bedeutung einer Pressekonferenz

Eine Pressekonferenz ist eine der effektivsten Möglichkeiten, mit den Medien zu kommunizieren und ihre Aufmerksamkeit zu erregen.

Andere PR-Materialien wie Pressemitteilungen, Boilerplates und Medienkits sind großartige Möglichkeiten, um Ihre Botschaften zu verbreiten, aber wenn es um einen besonderen Anlass oder ein dringendes Thema geht, sind Pressekonferenzen der richtige Weg.

Der Sprecher bei einer Pressekonferenz ist normalerweise ein Politiker, Prominenter, Anwalt, Sportler oder Polizeichef und nutzt die Gelegenheit, um seine Sicht der Dinge über mehrere Medien hinweg zu verbreiten. Die Person, die dieses Event plant, ist meist ein PR-Profi.

Zu wissen, wann man eine Pressekonferenz abhalten sollte, erfordert Übung. Wenn die aktuelle Situation in eine oder mehrere der unten aufgeführten Instanzen fällt, ist es an der Zeit, mit der Planung Ihrer Pressekonferenz zu beginnen:

Wie man eine erfolgreiche Pressekonferenz abhält

Sie wissen inzwischen, dass eine Pressekonferenz ein Medienevent ist, bei dem Journalisten einen Sprecher umgeben und Fragen zu seiner Erklärung stellen. Aber wie kommt man zu diesem Punkt?

Wenn Sie Ihren Angriffsplan für die Durchführung einer Pressekonferenz erstellen, beginnen Sie mit einer Liste, die in drei Abschnitte unterteilt ist – vor, während und nach der Pressekonferenz.

Vor einer Pressekonferenz

Die ideale Vorbereitungszeit für eine Pressekonferenz beträgt zwei Wochen, aber manchmal muss früher gehandelt werden. Die Vorbereitung auf eine Pressekonferenz dauert viel länger als die Pressekonferenz selbst.

Planen Sie ein Datum, eine Uhrzeit und einen Ort, der sich nicht mit anderen größeren Veranstaltungen überschneidet. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Ort buchen, der sich relevant für die behandelten Themen anfühlt.

Nachdem die logistischen Aspekte festgelegt sind, müssen Sie sich mit Ihrem Kunden auf die Botschaft abstimmen und sicherstellen, dass sie zu ihrem Endziel passt. Schreiben Sie diese Botschaften und Schlüsselpunkte klar auf, um sicherzustellen, dass Ihr Sprecher die Informationen effektiv abdeckt. Die Definition der Botschaft kann am schwierigsten sein, also tun Sie dies zuerst, damit Sie Ihre Ziele kennen, während Sie den Rest der Konferenz einrichten.

Dann müssen Sie Ihren Sprecher oder Ihre Sprecher vorbereiten. Lassen Sie sie die Schlüsselpunkte lernen und sagen Sie dem Sprecher, die Punkte während der Pressekonferenz zu wiederholen. Die Person, die im Namen Ihres Kunden oder Unternehmens sprechen wird, muss sich der potenziellen Kritik und Feindseligkeit von Berichten bewusst sein, wenn es um ein sensibles Thema geht.

Tipp: Bereiten Sie sich auf eine PR-Krise vor, bevor sie eintritt, damit die Planung Ihrer Pressekonferenz einfacher wird.

Nun zum wichtigsten Teil – die Kontaktaufnahme mit den Medien. Wenn Sie die bereits behandelten Informationen befolgen und verstehen, sind Sie in einer guten Position, um mit der Kontaktaufnahme mit Ihren gewünschten Teilnehmern zu beginnen. Wenden Sie sich an Reporter, mit denen Sie eine persönliche Beziehung haben, sowie an Fernsehsender, Zeitungen und andere Medienorganisationen, die Sie zu Ihrer Veranstaltung einladen möchten.

Wenn Sie sich an die Medien wenden, heben Sie das Hauptthema und die Details zum Sprecher hervor. Wenn Sie die Medien eine Woche oder länger im Voraus einladen, machen Sie sich eine Erinnerung, um am Tag zuvor nachzufassen.

Tipp: Wenn das Pitchen an die Medien nicht Ihre Stärke ist, lernen Sie wie man ein Pitch schreibt, das nicht ignoriert wird.

Wenn Ihr Budget es zulässt, erstellen Sie ein Pressekit oder eine Pressemitteilung, die einen Überblick über die Veranstaltung und Informationen enthält, die dem Reporter hilfreich sein könnten. Sie können sogar Software zur Verteilung von Pressemitteilungen verwenden, um Ihre Nachrichten massenhaft an Reporter zu verbreiten.

Am Tag der Pressekonferenz beginnen Sie mit der Vorbereitung des Raumes. Testen Sie alle Technologien, die Sie verwenden werden, machen Sie Namenskarten, bereiten Sie zusätzliche Sitzplätze vor und stellen Sie Getränke wie Wasser und Kaffee bereit.

Das war eine Menge Informationen, daher habe ich die Informationen in leicht verständliche Schritte unterteilt:

Während einer Pressekonferenz

Der Tag ist gekommen und Sie haben alles getan, um sich vorzubereiten. Wenn die Medien beginnen einzutreffen, begrüßen Sie sie und lassen Sie sie sich mit ihren Kontaktdaten eintragen. Zeigen Sie ihnen ihre Plätze und beginnen Sie dann die Veranstaltung pünktlich.

Niemand mag es, Zeit zu verschwenden, daher ist es entscheidend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung, pünktlich zu beginnen, und es ist unerlässlich, dass Reporter zu Ihrer nächsten Pressekonferenz kommen möchten.

Sobald die Pressekonferenz beginnt, sollte der Sprecher seine oder ihre Hauptpunkte in den ersten 15 Minuten vortragen. Dann sollten sie den Raum für Fragen öffnen. Lassen Sie Fragen nicht länger als 45 Minuten zu, da Sie nur eine Stunde Zeit in Anspruch nehmen möchten. Es ist immer eine gute Idee, einen Moderator zu haben, der die Zeit im Auge behält und Reporter aufruft, dies hilft besonders, den Druck vom Sprecher zu nehmen, damit er oder sie sich darauf konzentrieren kann, Fragen ruhig und gesammelt zu beantworten.

Nach einer Pressekonferenz

Glückwunsch! Der stressigste Teil ist vorbei, und wenn Sie diese Schritte den ganzen Weg über befolgt haben, bin ich bereit zu wetten, dass Ihre Pressekonferenz ein voller Erfolg war.

Stellen Sie sicher, dass Sie persönliche Kontakte zu den Journalisten knüpfen, denn diese Verbindungen werden Sie durch Ihre PR-Karriere tragen.

Bereiten Sie sich auf das Schlimmste vor, hoffen Sie auf das Beste

Pressekonferenzen sollen Ihr öffentliches Image verbessern, nicht schädigen. Vorbereitung ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Ihr Sprecher Ihr Unternehmen oder Ihren Kunden gut repräsentiert. Indem Sie die Vorbereitung auf die Pressekonferenz in drei Phasen unterteilen, werden Sie sicher eine gut besuchte Veranstaltung abhalten.