O que é previsão de mão de obra?
A previsão de mão de obra, ou previsão de força de trabalho, prevê as necessidades futuras de mão de obra usando dados aplicáveis da empresa e do mercado. Essa prática ajuda as empresas a equilibrar as demandas dos clientes e a satisfação dos funcionários, evitando excesso ou falta de pessoal e programando horas de trabalho para atender a essas necessidades. O excesso de pessoal cria custos desnecessários e um ambiente competitivo potencialmente hostil entre os funcionários. A falta de pessoal pode deixar a força de trabalho da empresa estressada e os clientes insatisfeitos com o serviço.
Algumas empresas usam software de gestão de força de trabalho para planejar, gerenciar e rastrear o pessoal da empresa. As ferramentas de gestão de força de trabalho dão às empresas os recursos para prever necessidades futuras de mão de obra, planejar horários de funcionários, monitorar a presença e rastrear a eficiência geral. Esses sistemas geralmente se integram a outros softwares de recursos humanos para fornecer uma visão totalmente abrangente de todos os aspectos da força de trabalho. Algumas soluções até oferecem capacidades para que os próprios funcionários rastreiem seu progresso de tempo e enviem pedidos de folga.
Métodos de previsão de mão de obra
Existem cinco abordagens de previsão de mão de obra usadas para calcular a demanda esperada e gerenciar a força de trabalho da empresa de acordo. Cada método é válido, mas o melhor método para o sucesso pode variar de empresa para empresa.
1. Análise histórica
As empresas usam o método de previsão de mão de obra por análise histórica para analisar dados de mão de obra anteriores a fim de prever necessidades futuras. Este método identifica tendências para dar às empresas uma visão sobre quando os funcionários são mais necessários. A análise histórica depende fortemente da coleta adequada de dados de desempenho. Isso inclui comportamento do cliente, tráfego, retenção de funcionários e mais.
Perguntas de reflexão a serem feitas ao conduzir uma análise histórica:
- Há um período específico do ano em que os negócios estão em alta?
- Há um período específico do ano em que os negócios estão lentos?
- Existem fatores externos que afetaram o mercado-alvo no passado?
Algumas empresas utilizam software de planejamento de demanda para converter dados históricos em próximos passos práticos de previsão de mão de obra. As ferramentas de planejamento de demanda ajudam as empresas a coletar dados brutos da empresa, conduzir análises usando automação, usar essas descobertas para prever necessidades de mão de obra, obter uma compreensão mais profunda da demanda futura dos clientes e se preparar para mudanças esperadas com antecedência.
2. Pesquisa
O método de previsão de mão de obra por pesquisa envolve uma extensa pesquisa de mercado sobre tendências comuns de força de trabalho na indústria. Olhar para os concorrentes pode ser uma grande vantagem quando se trata de pesquisa de mercado. As empresas devem considerar os métodos de contratação de seus pares e como eles reagem às flutuações da indústria e mudanças na demanda.
Perguntas de reflexão a serem feitas ao conduzir pesquisa de mercado:
- Quais fatores externos afetam a indústria da empresa?
- Como empresas similares estão lidando com a gestão de mão de obra?
- Existem elementos geográficos que afetam o tráfego?
3. Delphi
O método de previsão de mão de obra Delphi envolve pesquisas anônimas sobre a força de trabalho atual de uma empresa e necessidades previsíveis. Essas pesquisas são respondidas pela liderança e tomadores de decisão da empresa. Esses tomadores de decisão ajudarão a criar um consenso sobre diferentes elementos da força de trabalho e influenciarão os julgamentos de previsão de mão de obra.
Perguntas de reflexão a serem feitas ao conduzir pesquisas pelo método Delphi:
- Os processos atuais de força de trabalho são eficazes?
- Os tomadores de decisão serão mais honestos em uma pesquisa anônima?
4. Técnicas quantitativas avançadas
O método de previsão de mão de obra por técnicas quantitativas avançadas usa dados históricos para prever tendências futuras. O que o diferencia da análise histórica são as técnicas usadas para converter e interpretar esses dados.
- Análise de regressão usa equações estatísticas para estimar como diferentes variáveis afetam elementos da força de trabalho de uma empresa. Também pode identificar tendências no desempenho individual dos funcionários e no comportamento de contratação.
- Programação linear ajuda as empresas a descobrir como alocar efetivamente os recursos de mão de obra existentes. Também pode ajudar a determinar o que está faltando em relação aos processos atuais.
- Mineração de dados pega vastos conjuntos de dados históricos e os torna mais digeríveis usando automação.
5. Avaliações gerenciais
O método de previsão de mão de obra por avaliações gerenciais depende da compreensão da liderança da empresa sobre as capacidades e necessidades de mão de obra. Tudo isso sob a impressão de que esses líderes têm um papel mais pessoal na empresa e podem fazer julgamentos mais eficazes. Para este método, as empresas usarão as opiniões das equipes gerenciais para tomar decisões sobre quais processos de força de trabalho estão faltando e como serão os requisitos futuros de mão de obra.
Benefícios da previsão de mão de obra
Existem muitos benefícios em se preparar para as necessidades futuras de mão de obra com antecedência. Prever a demanda de mão de obra dá às empresas as ferramentas para evitar preventivamente problemas de força de trabalho e se preparar para desafios e necessidades futuras.
- Compreender as capacidades atuais obtendo uma visão abrangente de como os processos de mão de obra estão funcionando atualmente e onde não estão.
- Melhorar a satisfação do cliente tendo uma equipe totalmente capaz de oferecer um serviço ao cliente ideal.
- Criar um ambiente de trabalho positivo e prevenir o esgotamento dos funcionários evitando excesso ou falta de pessoal.
- Promover a retenção de funcionários criando um espaço onde os funcionários trabalham de forma ética e em seu pleno potencial.
- Tomar melhores decisões de contratação sabendo exatamente o que é necessário e otimizando o processo de recrutamento.
Como implementar uma estratégia de previsão de mão de obra
O processo de previsão de mão de obra de cada empresa pode parecer diferente. Criar uma estratégia personalizada depende de uma reflexão significativa e tomada de decisões.
- Defina os indicadores-chave de desempenho (KPIs) da empresa. Reconheça os KPIs e os principais objetivos da empresa em geral, bem como as metas de desempenho dos funcionários.
- Examine a força de trabalho atual. Analise os processos de mão de obra atuais da empresa. Isso inclui coletar dados sobre diferentes demografias, um equilíbrio de funcionários em tempo integral e meio período, e como eles estão cumprindo as expectativas. As empresas também devem monitorar quaisquer problemas aparentes.
- Considere um método de previsão. Explore os diferentes métodos de previsão e considere qual está mais alinhado com os objetivos de previsão e capacidades atuais.
- Identifique lacunas. Analise os dados de previsão de mão de obra e compare-os com a forma como as coisas são atualmente tratadas. Reconheça lacunas na forma como as coisas são e o que será necessário no futuro.
- Determine necessidades futuras. Decida o que será necessário no futuro para resolver problemas existentes.
- Preencha lacunas. Crie uma estratégia com os próximos passos para preencher quaisquer lacunas nos objetivos de força de trabalho. Isso pode incluir um plano para recrutamento e/ou redução.
Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
