DigitalDrawer è un software di archiviazione digitale sicuro e on-premise progettato per aiutare le piccole e medie imprese a passare da sistemi basati su carta a una gestione elettronica dei documenti più efficiente. Digitalizzando e organizzando i documenti, DigitalDrawer migliora la produttività, garantisce la sicurezza dei dati e ottimizza lo spazio in ufficio.
Caratteristiche e Funzionalità Principali:
- Acquisizione Documenti: Scansiona rapidamente i documenti cartacei direttamente in DigitalDrawer utilizzando qualsiasi scanner compatibile con TWAIN. Il software supporta la scansione in batch, consentendo l'elaborazione efficiente di grandi volumi di documenti. Inoltre, gli utenti possono importare file elettronici esistenti tramite metodi di trascinamento o copia-incolla.
- Organizzazione: Utilizza una struttura di cartelle basata su Windows familiare per creare più schedari personalizzabili. Questa configurazione consente agli utenti di archiviare e categorizzare i documenti in modo sistematico, garantendo un facile recupero.
- Ricerca e Recupero: Sfrutta le capacità di ricerca per parola chiave e testo completo, potenziate dal Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR) automatico, per localizzare rapidamente i documenti. Il sistema indicizza il testo all'interno dei documenti, facilitando ricerche rapide e accurate.
- Gestione Documenti: Aggiungi annotazioni come evidenziazioni, note, timbri e redazioni senza alterare il file originale. Il software offre anche il controllo delle versioni per documenti Microsoft Word ed Excel, consentendo agli utenti di tornare a versioni precedenti se necessario.
- Sicurezza: Implementa controlli di accesso basati su permessi per limitare l'accesso ai documenti agli utenti autorizzati. Monitora l'attività del sistema e l'accesso ai documenti tramite audit trail completi. I documenti sono archiviati utilizzando la crittografia AES a 128 bit, garantendo la protezione dei dati e la conformità a regolamenti come HIPAA.
Valore Primario e Soluzioni Fornite:
DigitalDrawer affronta le sfide associate alla gestione dei documenti fisici offrendo un sistema di archiviazione elettronica centralizzato, sicuro ed efficiente. Elimina la necessità di archiviazione fisica, riduce il rischio di perdita o danneggiamento dei documenti e migliora la sicurezza dei dati. Ottimizzando i processi di acquisizione, organizzazione e recupero dei documenti, DigitalDrawer migliora significativamente l'efficienza operativa, consentendo alle aziende di concentrarsi sulle attività principali senza l'onere della gestione manuale dei documenti.
