Abbiamo scoperto Paperless attraverso un Expo alla Conferenza SQFI e abbiamo deciso di provarlo. In definitiva, stavamo cercando di aggiornare i nostri processi di registrazione e documentazione attraverso la digitalizzazione dei documenti chiave, e non siamo rimasti delusi. Il team di Datahex ha assistito nella transizione e l'intero processo ci ha permesso di ripensare il modo in cui raccogliamo i dati. L'installazione e lo sviluppo dei moduli sono stati semplici e facili da padroneggiare per i membri del nostro team, diventando sviluppatori cittadini a pieno titolo. Il software ci ha fornito gli strumenti per combinare più moduli e ridurre il carico complessivo di documentazione e registrazione. Poiché siamo un'operazione multi-sito, il software ha supportato la standardizzazione; un obiettivo verso cui ci stavamo sforzando da tempo. Anche dopo l'installazione iniziale, continuiamo a ricevere supporto rapido come un lampo se è necessaria assistenza o vengono sollevate preoccupazioni. David Da Silva è stato una risorsa straordinaria per il nostro team e l'implementazione.
I dipendenti di tutti i livelli dell'organizzazione che utilizzano il software hanno applaudito la facilità d'uso. L'interfaccia desktop è user-friendly e consente a più membri del personale di lavorare sullo stesso modulo contemporaneamente. Questo ci fa risparmiare un bel po' di tempo poiché alcuni dei nostri documenti dovevano passare su non meno di quattro scrivanie prima di essere archiviati. La capacità di etichettare i moduli e le configurazioni di accesso dei dipendenti aiutano a garantire che solo i documenti necessari siano visibili ai dipendenti in base al loro ruolo nell'organizzazione. Inoltre, i dipendenti apprezzano la possibilità di avere le procedure a portata di mano e le funzioni di formazione e riconoscimento sono molto utili. Il processo di revisione è più efficiente con gli strumenti di convalida dei dati che sono programmabili e integrati nel software.
I nostri siti che sono passati al senza carta non hanno più bisogno di trasportare vagoni di documenti nelle sale conferenze per le verifiche. Possiamo persino condividere documenti attraverso un protocollo di accesso controllato. I nostri processi di audit sono migliorati e stiamo appena iniziando a esplorare le capacità di reporting di PowerBi che sono molto entusiasmanti per coloro che sono coinvolti nel trend dei dati.
Nel complesso, questo è stato un ottimo strumento per raggiungere i nostri obiettivi di sicurezza alimentare e qualità, e non vediamo l'ora di implementarlo in altri siti. Recensione raccolta e ospitata su G2.com.
Dalla nostra esperienza, alcune aree di miglioramento potrebbero essere le seguenti:
• Capacità di eseguire calcoli tra righe precedenti su tabelle dinamiche
• Capacità di attivare determinati campi per autogenerare tag di modulo
• Mi piacerebbe vedere alcune capacità avanzate di approvazione procedurale attraverso il software o tramite l'accesso a PowerBi per poter esaminare un dato dipendente e vedere le date di formazione e approvazione. Recensione raccolta e ospitata su G2.com.
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