Che cos'è la videoconferenza?
La videoconferenza è un incontro online in cui i partecipanti utilizzano software video e audio per incontrarsi in tempo reale e da qualsiasi luogo in una sala riunioni digitale o virtuale.
Popolare tra i gruppi remoti o distribuiti, la videoconferenza consente a individui e team di incontrarsi faccia a faccia senza dover essere basati nella stessa posizione fisica o addirittura nello stesso fuso orario.
Smartphone, tablet o computer desktop collegati allo stesso software di videoconferenza rendono la conduzione di questi tipi di riunioni più semplice e accessibile a chiunque abbia bisogno di partecipare.
Tipi di videoconferenza
La videoconferenza può essere utilizzata per gli stessi tipi di riunioni organizzate di persona. Avvengono semplicemente in uno spazio digitale piuttosto che in una stanza fisica. Gli usi più comuni della videoconferenza sono:
- Conversazioni uno a uno: Che si tratti di un manager che parla con un singolo dipendente o di un rappresentante delle risorse umane (HR) che contatta un potenziale dipendente per un colloquio, le riunioni uno a uno sono una situazione tipica per utilizzare chiamate in conferenza, specialmente quando entrambi gli individui si trovano in due luoghi diversi.
- Riunioni interne del team: È importante tenere informato tutto il team e incontrarsi regolarmente per condividere aggiornamenti sui progetti o notizie. Per le aziende con dipendenti remoti, la videoconferenza di gruppo è probabilmente la soluzione migliore per garantire che tutti ricevano le informazioni di cui hanno bisogno in tempo reale.
- Chiamate con fornitori o clienti: La maggior parte delle aziende lavorerà con altre aziende o clienti basati in una città o stato diverso. La videoconferenza consente a questi gruppi di connettersi faccia a faccia e costruire relazioni commerciali più profonde e significative.
Elementi di base della videoconferenza
Alcune aziende utilizzano tecnologie di videoconferenza altamente sofisticate per collaborare tra diverse sedi, ma non tutte le aziende necessitano di questo livello di software. Per riunioni video di successo, i componenti di base che un'azienda dovrebbe avere sono:
- Una telecamera per ogni partecipante: Chiunque partecipi alla riunione dovrebbe avere accesso a una webcam o un'altra telecamera collegabile in modo che tutti i partecipanti possano vedere i loro volti.
- Un microfono e un'uscita audio per ogni partecipante: Allo stesso modo, affinché gli altri partecipanti possano ascoltare i singoli oratori, ogni persona dovrebbe avere un microfono collegato al proprio dispositivo e altoparlanti per seguire la conversazione.
- Illuminazione adeguata: Una volta impostata una telecamera, chi partecipa alla riunione dovrebbe controllare l'illuminazione della stanza e come questa si riflette sulla telecamera. Sedersi di fronte a una finestra può generare luce naturale che rende più facile vedere il volto di qualcuno. Ma sedersi con la schiena alla finestra può far sì che la telecamera si concentri solo sulla luce e proietti un'ombra sul volto, rendendo difficile vederlo.
- Software di videoconferenza: A seconda del numero di persone coinvolte nella videoconferenza, potrebbe essere necessario un software specializzato per ospitare un gran numero di partecipanti, creare stanze di gruppo o registrare la riunione per condividerla in seguito.
Vantaggi della videoconferenza
Con il mercato globale della videoconferenza previsto per raddoppiare il suo valore da ora fino al 2027, è certamente un'area di comunicazione che molte aziende stanno considerando di adottare. Ci sono molti vantaggi nella videoconferenza, tra cui:
- Risparmio di denaro: Chiedere ai membri del team di venire in ufficio, specialmente se vivono lontano, per una singola riunione può costare all'individuo o all'azienda somme significative di denaro per membro del team. Invece, la videoconferenza costa solo quanto la piattaforma utilizzata e qualsiasi costo per attrezzare i membri del team con la possibilità di partecipare alle riunioni dalla loro posizione.
- Aumento della produttività del team: Essere in grado di incontrarsi faccia a faccia può spesso migliorare la produttività collaborativa di un team. Con la videoconferenza, questo è ancora possibile come se il team fosse insieme di persona. C'è anche il vantaggio aggiunto di non perdere tempo a viaggiare per la riunione, lasciando più tempo per il lavoro produttivo.
- Più accessibile: I singoli membri del team possono avere esigenze personali che rendono difficile lavorare in un ambiente d'ufficio, specialmente se devono spostarsi tra i piani dell'edificio o in diverse sedi centrali. La videoconferenza significa che possono comunque partecipare alle riunioni del team ma da una posizione e un ambiente che funzionano meglio per loro.
Migliori pratiche per la videoconferenza
Particolarmente quando ci sono più di una manciata di persone in una riunione video, può diventare difficile concentrarsi e partecipare efficacemente. Seguendo alcune migliori pratiche, però, è possibile mantenere le videoconferenze in pista e produttive. Queste includono:
- Minimizzare il rumore nella stanza: I microfoni sono incredibilmente sensibili e captano qualsiasi rumore di fondo quando qualcuno sta parlando. È meglio usare un auricolare quando si prendono chiamate video in un luogo affollato, spegnere qualsiasi musica di sottofondo o audio che potrebbe essere in riproduzione, o chiedere agli altri in casa di mantenere il rumore basso durante una chiamata.
- Silenziare i partecipanti che non stanno parlando: Con molti partecipanti, può rapidamente diventare caotico e difficile da ascoltare se diverse persone cercano di parlare contemporaneamente. Mantenere tutti i partecipanti alla riunione in silenzio fino a quando non devono parlare riduce il rumore di fondo complessivo e dà piena attenzione alla persona che sta parlando.
- Optare per registrare le riunioni: La maggior parte dei software di videoconferenza offre l'opzione di registrare le riunioni. Anche se non è sempre necessario, specialmente nelle riunioni uno a uno, registrare e condividere la chiamata video può essere utile se alcune persone non possono partecipare.
- Ricordare la cortesia comune delle riunioni: Proprio come si farebbe in una riunione di persona, è importante ricordare le regole di base per l'etichetta delle riunioni. Non interrompere chi sta parlando, prestare piena attenzione a ciò che sta accadendo nella riunione e salutare sempre gli altri partecipanti alla fine.
Facilita una maggiore collaborazione e produttività del team con software di gestione delle riunioni che mantiene le riunioni in pista.
Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
