Che cos'è un statement of work?
Il statement of work (SOW) è un documento, comunemente utilizzato nella gestione dei progetti, in cui un responsabile del contratto specifica gli obiettivi e i deliverable per un particolare progetto o contratto di servizio. Elenca gli obiettivi del progetto così come tutte le attività, i deliverable, il potenziale programma e i dettagli finanziari per il progetto. È un documento estremamente dettagliato e getta le basi per il piano del progetto.
Un SOW è spesso incluso come parte di una richiesta di proposta (RFP), un documento utilizzato per sollecitare offerte sigillate da potenziali fornitori e fornitori di servizi. L'SOW sarà uno dei primi documenti che dedicherai del tempo a creare per delineare l'intero panorama del progetto. Poiché gli SOW includono così tanti dettagli, è altamente raccomandato l'uso di software di gestione dei progetti per rendere la scrittura di uno un processo più fluido.
Tipi di documenti di statement of work
A seconda di ciò per cui viene utilizzato un statement of work o del settore in cui si trova un'azienda, verrà utilizzato uno dei tre diversi tipi di documenti di statement of work.
- Statement of Work di Design/Dettaglio: Dice al fornitore, appaltatore o fornitore esattamente come eseguire un compito e quali passaggi seguire. Questo definisce chiaramente i requisiti ed è spesso utilizzato nei contratti governativi.
- Statement of Work di Livello di Sforzo/Tempo e Materiali/Tariffa Unitaria: Tipicamente utilizzato per lavoratori a ore, come lavoratori temporanei o a contratto. Questo si basa sulle ore di lavoro e sul materiale necessario per completare il servizio.
- Statement of Work Basato sulle Prestazioni: Copre lo scopo del progetto, le risorse che verranno fornite e quali saranno i risultati finali. Va notato che questo SOW non dice all'appaltatore come eseguire il compito, quindi offre più flessibilità e si concentra invece sul risultato.
Vantaggi dell'utilizzo di un statement of work per le imprese
I potenziali fornitori di servizi utilizzano le informazioni contenute in un SOW per determinare se possono o meno soddisfare gli obiettivi e i deliverable per un particolare progetto o contratto di servizio e desiderano presentare una proposta. Alcune di queste determinazioni includono:
- Fornire un mezzo di comprensione tra il cliente e il project manager
- Aiutare i leader del progetto a fornire una struttura per i loro piani di progetto
- Dare ai leader del progetto un luogo per spiegare tutti i dettagli del progetto ai clienti
- Risparmiare tempo e denaro una volta consegnato
- Assistere nell'evitare conflitti e confusione all'interno del progetto mantenendo tutti sulla stessa pagina
Elementi di base di un documento di statement of work
Indipendentemente dall'obiettivo finale del progetto che deve essere completato, un statement of work coeso includerà i seguenti elementi:
- Obiettivi: Delinea gli obiettivi del progetto rispondendo alla domanda sul perché un'azienda sta contrattando dipendenti esterni. Questa sezione serve come panoramica per aiutare i dipendenti contrattati a capire cosa si spera di realizzare.
- Spiegazione dell'ambito: L'ambito verrà comunicato come il lavoro specifico che verrà completato e l'estensione dell'impatto del progetto. Definirà quanto lavoro un'azienda vuole realizzare.
- Deliverable del progetto: Delinea i compiti che un'azienda vorrebbe eseguire e i requisiti specifici che un appaltatore deve avere prima di essere considerato per il lavoro.
- Compiti di supporto e parti responsabili: Imposta il quadro di chi farà cosa all'interno del progetto e i vari compiti necessari per garantire il successo del progetto.
- Programma e traguardi: Un ciclo di vita del progetto strutturato o una timeline che consente a tutte le parti di prepararsi a ciò che verrà, così come i principali risultati attesi all'interno della timeline.
- Risorse necessarie: Specifica qualsiasi materiale o attrezzatura che deve essere acquistato o noleggiato per completare il progetto.
- Dettagli finanziari: Delinea le informazioni sui pagamenti come ciò che un'azienda sta pagando ai dipendenti. Specificherà anche se ci sono risorse per un aumento del budget.
- Regolamenti e linee guida: Un contenitore per qualsiasi cosa non sia stata menzionata. Può dettagliare ciò che ci si aspetta dal prodotto finito, o coprire specifiche come chi è previsto per eventuali viaggi necessari.
- Criteri di determinazione: Dettaglia ciò che è considerato un lavoro di qualità e fornisce una spiegazione su come un fornitore determinerà se il progetto è stato completato con successo.
- Accordo firmato: Per renderlo tutto ufficiale, entrambe le parti coinvolte devono firmare che hanno letto tutte le linee guida, i criteri, l'ambito, gli obiettivi e altro e che c'è una comprensione di tutte le aspettative.
Migliori pratiche per scrivere un documento di statement of work
Come project manager, è cruciale registrare i dettagli di un SOW il più in anticipo possibile. Deve essere completo, dettagliato e ben rifinito poiché dovrebbe rispondere a qualsiasi domanda prima che l'incarico inizi.
Creare un documento di statement of work non è un compito facile. Per rendere il processo di scrittura più fluido, segui queste migliori pratiche:
- Fai domande dall'inizio e mentre tutto viene eseguito
- Considera il problema dal punto di vista del cliente
- Definisci successo e fallimento
- Comprendi i principali deliverable e quando sono previsti
- Delinea quali compiti supporteranno il deliverable
- Indica le risorse necessarie per completare il progetto
- Riepiloga chi pagherà quali costi e quando
Statement of work vs. ambito di lavoro
C'è una chiara differenza tra un statement of work e un ambito di lavoro. L'ambito di lavoro è una sezione definita all'interno dello statement of work. Mentre un statement of work è un documento completo con una varietà di dettagli riguardanti il progetto che verrà eseguito, la sezione dell'ambito delinea come quegli obiettivi verranno raggiunti, così come i traguardi e i compiti per il team di progetto.
Avere un ambito di lavoro all'interno di un SOW offre una comprensione dei risultati del progetto e del tipo di lavoro che verrà svolto per garantire il successo.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
