Gestione delle Esposizioni

Che cos'è la gestione delle esposizioni?

La gestione delle esposizioni si riferisce al processo di sviluppo, pianificazione e gestione delle esposizioni offrendo un'esperienza senza soluzione di continuità per sponsor, espositori, partecipanti e clienti. La pianificazione della gestione delle esposizioni coinvolge la pianificazione del piano espositivo, la promozione degli espositori, la collaborazione con artisti, la pianificazione delle sponsorizzazioni e lo sviluppo della strategia espositiva. Altre aree che richiedono attenzione includono la logistica, la gestione delle operazioni e l'installazione in loco delle esposizioni.

Il software di gestione degli eventi include funzionalità di gestione delle esposizioni e aiuta gli espositori a:

• Progettare e condividere il piano del piano espositivo
• Semplificare le operazioni e la logistica della sede
• Gestire le domande di espositori e sponsor
• Caricare, recuperare e gestire documenti e moduli
• Gestire il personale e pianificare gli itinerari per l'intero team
• Aumentare il volume degli ordini con un modulo e-commerce dedicato
• Gestire vendite e partnership con un modulo di gestione delle relazioni con i clienti (CRM)

Software Gestione delle Esposizioni

Software che menzionano gestione delle esposizioni come caratteristica o termine.

TeamSupport

Tipi di esposizioni

Sia le esposizioni commerciali che quelle non commerciali richiedono forti competenze di gestione delle esposizioni per raggiungere il pubblico giusto, creare consapevolezza del marchio, migliorare l'immagine del marchio e vendere prodotti. A seconda del tipo di pubblico, gli organizzatori classificano le esposizioni nei seguenti tipi:

• Esposizione commerciale: Una piattaforma per produttori specifici del settore per mostrare e dimostrare prodotti e servizi ai membri del settore e agli investitori. Queste esposizioni sono anche conosciute come esposizioni commerciali.
• Esposizione al consumatore: Consente a diverse industrie di esporre i loro prodotti, prototipi e invenzioni a potenziali acquirenti e al pubblico generale. Le esposizioni al consumatore sono anche conosciute come Expo.
• Esposizione d'arte: Presenta oggetti d'arte, arte dei nuovi media, arte interattiva, performance o sculture per il pubblico e gli artisti. Di solito si svolge in gallerie o musei.
• Esposizione interpretativa: Mostra oggetti scientifici e storici che richiedono l'interazione e il coinvolgimento dei visitatori per l'interpretazione.
• Esposizione digitale: Visione digitale di esposizioni fisiche, gallerie d'arte, musei e altri luoghi culturali per esperienze online, interattive e multimediali.

Considerazioni sulla gestione delle esposizioni

I pianificatori di esposizioni hanno molto da considerare a seconda della natura, capacità, sicurezza, stile di allestimento e modalità di un'esposizione. Alcune considerazioni chiave nella pianificazione e gestione delle esposizioni sono:

• Logistica: Considerare i requisiti di spazio, tecnologia interattiva, segnaletica e procedure di salute e sicurezza prima di pianificare un'esposizione
• Tempistica: Determinare il momento giusto, come i giorni della settimana o i mesi dell'anno
• Requisiti audiovisivi (AV): Valutare le esigenze di microfono, laptop, cavalletto, teleconferenza, schermo di presentazione e monitor
• Gestione dei relatori: Connettersi con i relatori e i panelisti dell'esposizione
• Marketing: Supervisionare la produzione di materiali promozionali e di comunicazione

Migliori pratiche di gestione delle esposizioni

Organizzare esposizioni ben pianificate richiede ai gestori delle esposizioni di prepararsi in anticipo, stabilire un dialogo con tutte le parti e seguire le migliori pratiche essenziali per migliorare l'esperienza dei visitatori.

• Impostazione degli obiettivi e monitoraggio del budget: Allineare gli obiettivi dell'esposizione con gli obiettivi aziendali stabilisce la base per la pianificazione dell'esposizione e i parametri di misurazione delle prestazioni. Pianificare un budget e gli obiettivi dell'evento aiuta i gestori delle esposizioni a monitorare le spese e calcolare il ritorno sull'investimento (ROI).
• Sfruttare gli strumenti di automazione: Organizzare grandi esposizioni richiede ai gestori delle esposizioni di destreggiarsi tra molteplici compiti. Scegliere gli strumenti di gestione degli eventi giusti li aiuta ad automatizzare i compiti manuali e aumentare la produttività. Questi strumenti possono gestire diversi aspetti della pianificazione delle esposizioni come biglietteria, webinar, live streaming, marketing, gestione dei partecipanti, check-in, networking, analisi e feedback delle esposizioni.
• Deliziare i partecipanti: Trovare modi per aumentare il coinvolgimento e la soddisfazione del pubblico è la chiave per uno spettacolo di successo. Le esposizioni utilizzano sondaggi, Q&A, chat dal vivo e gamification per coinvolgere i visitatori.
• Creare esperienze personalizzate e memorabili: Personalizzare i percorsi end-to-end delizia i partecipanti e li spinge a partecipare alle prossime esposizioni. Agende curate, incontri e sessioni di networking a tema sono ottimi modi per personalizzare le esposizioni e creare ricordi.

Gestione delle esposizioni vs. gestione degli eventi

È comune confondere la gestione delle esposizioni con la gestione degli eventi, ma i due termini sono diversi.

La gestione delle esposizioni coinvolge la pianificazione e l'esecuzione di un tipo specifico di evento, cioè un'esposizione. Gestire le esposizioni richiede di gestire gli elementi creativi, logistici e tecnici di un'esposizione.

La gestione degli eventi si riferisce alla pianificazione di un evento indipendentemente dal suo tipo. Spesso conosciuta come pianificazione degli eventi, la gestione degli eventi coinvolge la gestione della logistica, la gestione dei progetti e il coordinamento con diversi stakeholder. Un gestore o pianificatore di eventi progetta, allestisce ed esegue un evento.