Che cos'è la ricerca desktop?
La ricerca desktop consente agli utenti di trovare rapidamente file, cartelle o contenuti specifici cercando in un unico posto. Invece di scavare attraverso ogni applicazione o cartella individualmente, la ricerca desktop cerca ovunque per accelerare il tempo necessario a trovare ciò che è necessario, anche se non è salvato localmente.
Le ricerche desktop efficaci vanno oltre i file e le cartelle locali, cercando tra:
- Email e allegati.
- Nomi e formati di immagini e video.
- Metadati dei file come titolo, data di creazione, autore e tipo di file.
- Cronologia del browser web.
- Informazioni di contatto.
- Eventi e cronologia del calendario.
- Parole chiave in documenti, fogli di calcolo e appunti.
- Database aziendali, intranet e server, inclusi file sui computer di altri utenti.
- Applicazioni installate e connesse.
Utilizzando software di ricerca desktop, le aziende rendono i dati e i file facili da trovare senza mantenere una struttura o un sistema di file complicato. Il software di ricerca desktop migliora la funzione di ricerca esistente di un sistema operativo e aumenta la produttività del team.
Perché è stata creata la ricerca desktop?
Con l'aumento del numero di applicazioni e sistemi di archiviazione cloud, gli strumenti di ricerca esistenti sui desktop non sono cresciuti per accoglierli. Molte aziende hanno scoperto che questi strumenti non potevano eseguire ricerche complete e i dipendenti stavano spendendo troppo tempo semplicemente cercando i file e le informazioni giuste.
Il software di ricerca desktop è stato creato per affrontare questo problema, indicizzando le informazioni da ogni file, applicazione e database connesso.
Caratteristiche della ricerca desktop
A differenza delle funzionalità di ricerca native dei sistemi operativi, la ricerca desktop offre alcune informazioni e funzionalità aggiuntive.
- Un'interfaccia e un'esperienza di ricerca unificate
- Tasti di scelta rapida, frammenti e parole chiave salvati per ricerche specifiche
- Risultati correlati basati su termini simili alla parola chiave utilizzata
- Impostazioni di sicurezza per controllare la visibilità dei file se su un server o database condiviso
- Integrazioni con altri strumenti in diversi formati
- Filtraggio e ordinamento dei risultati in base al nome, alla data di creazione, alla data di aggiornamento e al tipo di file
- Analisi del comportamento e dell'uso
Vantaggi della ricerca desktop
Tutti hanno bisogno di trovare un file o un'informazione sul desktop o all'interno di un database a un certo punto, e gli strumenti di ricerca desktop semplificano il processo in molti modi.
- Aumento della velocità e della produttività. La ricerca desktop riduce il tempo necessario per trovare un file ed elimina la necessità di cercare in più posti uno per uno.
- Riduzione del costo complessivo. Anche se il costo iniziale per uno strumento di ricerca desktop potrebbe essere elevato, le efficienze che crea fanno risparmiare denaro a lungo termine.
- Accesso ai dati e alle informazioni sull'uso. Quanto spesso gli utenti cercano query specifiche? Quanto velocemente trovano l'elemento giusto? Alcune soluzioni di ricerca desktop offrono queste informazioni.
Considerazioni per la ricerca desktop
Anche se i vantaggi della ricerca desktop e del software di ricerca desktop sono chiari, ci sono problemi da considerare prima di selezionare uno strumento.
- Alcuni strumenti funzionano solo per specifici sistemi operativi. Alcuni sono stati costruiti specificamente per Windows OS, mentre altri funzionano solo con macOS o Linux.
- Potrebbe essere difficile far adottare la ricerca desktop ai dipendenti. Se qualcuno è abituato a fare qualcosa in un certo modo, potrebbe esitare a cambiare tecnica, anche se il nuovo metodo fa risparmiare tempo.
- Nessuna ricerca desktop compenserà sistemi di denominazione e strutture di file scadenti. I file sono trovabili solo se hanno la parola chiave giusta.
- Può richiedere un tempo significativo per essere implementata. A seconda delle dimensioni dell'azienda, integrare la ricerca desktop nel flusso di lavoro potrebbe richiedere mesi.
Ricerca desktop vs. ricerca aziendale vs. ricerca locale vs. motore di ricerca
La ricerca desktop è una funzionalità per trovare un file o altro contenuto all'interno di un disco rigido locale, file e applicazioni e database connessi.
La ricerca aziendale va oltre cercando intranet e computer di altri utenti se connessi tramite un server aziendale.
La ricerca locale è una funzionalità per trovare un file o altro contenuto all'interno di un disco rigido locale e file.
Un motore di ricerca è uno strumento che consente agli utenti di cercare su internet le informazioni di cui hanno bisogno con parole chiave o frasi.
Le piattaforme di business intelligence (BI) possono ulteriormente aiutare a comprendere come funziona la ricerca desktop con informazioni preziose.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
