Che cos'è la gestione dei contratti con i clienti?
La gestione dei contratti con i clienti è il processo di gestione e monitoraggio degli accordi detenuti da un'organizzazione. Permette alle aziende di tenere traccia delle consegne, dei prodotti, dei servizi, delle tempistiche e di altri obblighi contrattuali. Aiuta anche a garantire che il contratto e tutti i suoi elementi rispettino eventuali regolamenti o requisiti pertinenti.
Le aziende più piccole lasciano la responsabilità di questi processi a un responsabile dei contratti. Allo stesso tempo, le organizzazioni più grandi possono richiedere un team dedicato alla gestione dei contratti composto da professionisti sia del settore legale che finanziario.
Le organizzazioni di vari settori utilizzano tipicamente software di gestione dei contratti per automatizzare la creazione, il monitoraggio e la supervisione dei contratti. Questi strumenti semplificano anche vari processi permettendo agli utenti di creare, archiviare, gestire e condividere contratti aziendali complessi per evitare colli di bottiglia nella fase di negoziazione.
Tipi di contratti con i clienti
La maggior parte dei contratti con i clienti rientra in una delle tre categorie. I tipi variano in base alla consegna e a come è definita.
- Prezzo fisso: Utilizzato quando gli obblighi e la dichiarazione di lavoro sono chiaramente definiti. L'organizzazione stabilisce un preventivo a prezzo fisso per l'intero progetto, tenendo conto di eventuali rischi che potrebbero interferire.
- Tempo e materiali: Preventiva i costi di tempo e materiali. Tiene conto della possibilità che il progetto in corso con un cliente possa costare più del previsto inizialmente, poiché il tempo e i materiali necessari per un progetto sono imprevedibili.
- Rimborso dei costi: Il cliente paga il costo del progetto o dell'articolo più una tariffa aggiuntiva per il profitto. La tariffa è delineata nel contratto, mentre il costo sostenuto dall'organizzazione è calcolato e pagato al completamento.
Vantaggi della gestione dei contratti con i clienti
Una corretta gestione degli obblighi e degli accordi avvantaggia l'organizzazione mantenendo i dipendenti ben informati, riducendo le perdite di affari, migliorando la produttività e altro ancora. I principali vantaggi sono:
- Gestire più contratti. Le aziende possono organizzare e gestire un gran numero di contratti in modo che siano facilmente reperibili e possano essere consultati quotidianamente.
- Archiviazione sicura. I documenti sono archiviati in modo sicuro nel cloud.
- Accessibile. I dipendenti possono cercare termini specifici per localizzare e accedere a un contratto specifico in pochi secondi.
- Notifiche. I dipendenti vengono avvisati quando i documenti necessitano di attenzione. Gli avvisi vengono inviati ogni volta che è il momento di una scadenza, un traguardo o un rinnovo.
- Reportistica e audit. Aiuta le organizzazioni a rispettare i termini contrattuali ed evitare potenziali sanzioni.
- Migliorare la produttività. Snellisce il processo di gestione e valutazione del rischio e mantiene i dipendenti aggiornati su tutti gli obblighi contrattuali.
- Evita perdite di affari. Una migliore gestione degli accordi con i clienti aiuta le aziende a evitare inefficienze che portano a perdite di affari.
Fasi di base del processo di gestione dei contratti con i clienti
Il processo copre ogni fase che il contratto attraversa, dalla creazione al rinnovo. Ecco le fasi di base, dall'inizio alla fine:
- Creare: Le richieste di contratto vengono inviate al dipartimento legale per la revisione e la creazione, oppure si utilizza un software per generare contratti approvati dal legale.
- Negoziare: I dipendenti discutono i documenti internamente, li modificano e formano un accordo.
- Approvare: Tutti gli stakeholder esaminano e approvano la bozza.
- Accettare: L'organizzazione sceglie quale metodo di firma utilizzare, come firma elettronica o qualsiasi altro metodo.
- Adempiere: Vincola l'organizzazione e il cliente al loro accordo contrattuale.
- Analizzare: I metadati del contratto vengono raccolti e analizzati.
- Ottimizzare: Le informazioni raccolte vengono utilizzate per migliorare il processo di gestione dei contratti e favorire la crescita aziendale.
- Rinnovare: I clienti e le organizzazioni decidono se rinnovare o meno il loro accordo.
Migliori pratiche per la gestione dei contratti con i clienti
Gli strumenti giusti possono fare la differenza nella gestione dei contratti con i clienti. Per sperimentare tutti i possibili vantaggi, le organizzazioni dovrebbero aderire alle seguenti migliori pratiche:
- Scegliere il sistema giusto. Gli strumenti e il software possono snellire il processo. Le aziende possono assicurarsi di scegliere il sistema di gestione dei contratti giusto optando per un'opzione di prova gratuita che fornisca molte risorse per aiutare con l'implementazione.
- Dare priorità al supporto. Una gestione efficace dei contratti con i clienti richiede supporto dal software utilizzato e intuizioni dal settore legale e finanziario. Le aziende dovrebbero costruire un sistema di supporto per aiutare i loro dipendenti a implementare senza problemi la strategia per creare e gestire correttamente i contratti.
- Implementare il sistema un tipo di contratto alla volta. Applicare un nuovo metodo di gestione a un solo tipo di contratto alla volta e dare priorità ai tipi di contratto più urgenti può accelerare il tempo per ottenere valore e prevenire il sovraccarico dei dipendenti.
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Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
