Che cos'è il QMS? Una guida sul Sistema di Gestione della Qualità

Dalla creazione di liste di cose da fare all'inizio della giornata lavorativa alla creazione di un piano d'azione per incontrare gli amici, una buona pianificazione e processi ben strutturati fanno molta strada.

Creare un sistema formalizzato di processi aziendali è uno dei modi migliori per ridurre gli sprechi, abbassare i costi e migliorare le condizioni di lavoro per il tuo personale.

Avendo una documentazione standardizzata per una vasta gamma di pratiche aziendali, le aziende sono in grado di identificare tendenze nella produzione. Puoi anche commercializzare in modo più efficace e migliorare le prestazioni dei tuoi dipendenti.

Come organizzi efficacemente tutta la documentazione importante in un unico posto quando può trovarsi in un numero qualsiasi di sistemi all'interno della tua azienda? La risposta risiede nel software per il sistema di gestione della qualità (QMS).

Implementare un QMS è uno dei modi migliori per documentare tutti i processi, le procedure e le responsabilità aziendali in un'unica posizione centrale. Gli utenti dovrebbero considerare un QMS come un punto di riferimento unico per queste risorse.

Il QMS offre anche soluzioni automatizzate che possono essere accessibili da qualsiasi luogo, facilitando la collaborazione a distanza. Promuove il miglioramento continuo e consente all'organizzazione di prendere decisioni informate e agire sulle aree che potrebbero richiedere ottimizzazione.

Differenza tra QMS e assicurazione della qualità

Sebbene i concetti possano sembrare simili, c'è una differenza tra QMS e assicurazione della qualità. Il QMS è un concetto più ampio che include i quattro componenti della gestione della qualità - pianificazione della qualità, controllo della qualità, assicurazione della qualità e miglioramento della qualità. In confronto, l'assicurazione della qualità è una parte o un componente di questo concetto più ampio.

Componenti del QMS

Un sistema di gestione della qualità (QMS) semplifica la catena di approvvigionamento mantenendo i quattro componenti principali della gestione della qualità: pianificazione della qualità, controllo della qualità, assicurazione della qualità e miglioramento della qualità. Si riferiscono ai piani creati per fornire prodotti e servizi di qualità ai clienti; i passaggi intrapresi per garantire gli standard di qualità.

Il QMS comprende i processi sopra menzionati e crea un quadro per un approccio strutturato. Garantisce l'assicurazione della qualità attraverso una procedura standardizzata per il controllo della qualità. Aiuta anche a migliorare la funzionalità e garantisce che i processi funzionino bene insieme.

Pianificazione della qualità

La pianificazione della qualità identifica gli standard di qualità e pianifica come soddisfarli. Ad esempio, un'azienda automobilistica produce parti di automobili. Durante questo processo di produzione, l'azienda deve stabilire standard per il materiale e delineare il processo di produzione per i lavoratori. Tutta questa documentazione può essere archiviata in un sistema di gestione della qualità.

A volte, un nuovo piano di qualità può sorgere in risposta a una richiesta del cliente. Poiché ogni cliente è diverso, è importante pianificare come soddisfare tali esigenze. Pianificando passaggi concreti, le aziende garantiscono una buona esperienza del cliente.

Assicurazione della qualità e controllo della qualità

L'assicurazione della qualità e il controllo della qualità sono integrali per implementare il tuo piano. Durante questo processo, le aziende devono tenere conto delle azioni correttive e preventive (CAPA). Le CAPA si verificano quando è necessario modificare il processo di produzione in risposta a richieste. Un QMS aiuta a gestire e tracciare le CAPA indirizzando automaticamente le azioni correttive e preventive ai responsabili della qualità. Possono quindi identificare rapidamente la causa principale del problema. Nel tempo, i dati raccolti possono essere analizzati per determinare le aree di miglioramento del processo, come cambiamenti di attrezzature o materiali, riprogettazione del processo o iniziative di sicurezza.

Miglioramento della qualità

Il miglioramento della qualità comporta l'analisi dei dati raccolti dal QMS e l'identificazione delle aree di miglioramento. Questo consente alle aziende di identificare ostacoli e fornire soluzioni. Un sistema di gestione della qualità ruota attorno al miglioramento continuo e al cambiamento. Sarà sempre in evoluzione per riflettere nuove e migliorate procedure.

Tipi di QMS

Esistono diversi tipi di sistemi di gestione della qualità tra cui scegliere. Ogni settore ha il proprio set di standard; a seconda della tua organizzazione, gli standard del QMS variano di conseguenza. Il sistema di gestione della qualità più comunemente riconosciuto e implementato a livello internazionale è l'ISO 9001. L'organizzazione internazionale per la standardizzazione (ISO) ha pubblicato per la prima volta l'ISO 9001 nel 1987 ed è ampiamente utilizzato in vari settori per migliorare la comunicazione a ogni livello della catena di approvvigionamento, garantendo la soddisfazione del cliente.

L'ISO 9001 ha servito come modello per altri standard ISO che si rivolgono a un settore specifico, inclusa la serie ISO, come l'ISO 13485 per i produttori di dispositivi medici, l'ISO 4000 per i sistemi di gestione ambientale, l'ISO 19011 per i sistemi di gestione degli audit e l'IATF 16949 per i prodotti legati all'automotive.

Alcuni degli altri esempi comuni di sistemi di gestione della qualità sono:

• FDA 21 CFR Part 820 (dispositivi medici)
• ISO 17025
• ICH Q10
• GxP (dispositivi medici)
• EU MDR & EU IVDR (dispositivi medici)

Esistono alcuni approcci non standardizzati al QMS. Essi sono:

• Miglioramento continuo della qualità (CQI): Si concentra sul miglioramento continuo.
• Gestione totale della qualità (TQM): Si concentra sulla gestione della qualità in tutta l'organizzazione.
• Six Sigma: Si concentra sul miglioramento della qualità minimizzando i difetti.

Benefici del sistema di gestione della qualità

L'implementazione del QMS influenza ogni aspetto delle prestazioni di un'organizzazione. Senza monitorare la soddisfazione del cliente, è difficile sapere quale area della catena di approvvigionamento migliorare o quali aree richiedono semplificazione.

I sistemi di gestione della qualità hanno diversi benefici; migliorano il processo di documentazione complessivo, garantiscono una procedura unificata e migliorano la qualità dei prodotti e servizi di un'azienda.

Esaminiamo alcuni benefici.

• Conformità agli standard di qualità
• Qualità migliorata
• Aumento della soddisfazione del cliente
• Efficienza migliorata
• Riduzione dei costi
• Collaborazione e comunicazione migliorate
• Politiche standardizzate coerenti
• Facilità nella formazione dei futuri dipendenti
• Prevenzione dei rischi
• Documentazione migliorata
• Mantenere forti relazioni con i clienti
• Gestione dei fornitori

QMS per settore

L'Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione (ISO) stabilisce i parametri per i sistemi di gestione della qualità in vari settori. Questi sistemi di gestione della qualità mantengono un alto livello di regolamentazione e l'integrità dei beni e servizi. Esploreremo come i settori utilizzano i sistemi di gestione della qualità nelle loro operazioni quotidiane e garantiscono la gestione degli asset.

Alimentare

Un QMS alimentare efficace consente alle aziende alimentari e delle bevande di comunicare ai loro clienti che forniscono un prodotto di alta qualità e mantengono la conformità. Un modo in cui lo fa è attraverso la documentazione dei requisiti dei fornitori. All'interno di un QMS, gli utenti possono mantenere un documento contenente un elenco completo di cosa cercare quando si valuta il rischio di un nuovo fornitore. Un processo passo-passo per l'audit di un nuovo fornitore consente alle aziende di evitare di perdere potenziali problemi.

Il QMS aiuta anche l'industria alimentare aiutando a ispezionare i materiali in arrivo. Questo consente alle aziende di sviluppare un sistema di registrazione delle ispezioni e tenere traccia di informazioni come la data di ricezione e la quantità di beni. All'interno del QMS, le aziende possono tracciare la qualità dei beni dei fornitori. Questi rapporti aiutano le aziende a vedere come migliorare la sicurezza alimentare.

Industria automobilistica

La gestione delle garanzie e la riduzione degli sprechi di materiali automobilistici sono solo alcuni dei modi in cui un QMS può aiutare l'industria automobilistica. Queste esigenze stanno evolvendo man mano che i produttori di automobili si concentrano sulla responsabilità sociale d'impresa e su come le loro pratiche di produzione influenzano l'ambiente.

Oltre a questo, la sicurezza delle auto è la richiesta più importante dei clienti dai produttori automobilistici. Un QMS può aiutare i produttori di auto a migliorare questo fornendo un processo standardizzato passo-passo per i test di sicurezza. Un QMS ha funzionalità di audit integrate che consentono agli utenti di programmare audit di sicurezza e avvisare i lavoratori appropriati. Quindi memorizza questi moduli di audit e crea rapporti per analizzare i dati. Questo garantisce che vengano condotti test di sicurezza adeguati, con documentazione a dimostrarlo. Questo instilla maggiore fiducia nei clienti e si traduce in migliori valutazioni di sicurezza e meno incidenti automobilistici mortali.

Sanità

L'ISO 13485 è il QMS standardizzato per i dispositivi medici. Dimostra che tutti i dispositivi medici soddisfano costantemente i requisiti dei clienti e delle normative. Essere certificati con ISO 13485 consente ai fornitori di assistenza sanitaria di migliorare le operazioni chirurgiche e comunicare un livello di impegno sia ai loro clienti che ai regolatori.

Punta alle stelle (5/5)

Un miglioramento complessivo dei processi della catena di approvvigionamento, dei prodotti e dei servizi, chi non lo vorrebbe? Optare per il giusto software per il sistema di gestione della qualità può ridurre sostanzialmente i costi, aumentare l'efficienza e aumentare la soddisfazione del cliente. Puntare a ottenere quelle recensioni a 5 stelle è la strada da seguire.

Puoi anche migliorare l'efficienza operativa scegliendo il giusto layout del magazzino che funziona per la tua azienda.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2019. È stato aggiornato con nuove informazioni.