Ci sono diversi modi per scrivere e inviare una fattura.

Puoi scrivere una fattura manualmente o utilizzare software di contabilità per crearne una. Tuttavia, indipendentemente da come le crei, è importante assicurarsi che le tue fatture includano tutto il necessario per garantire pagamenti tempestivi.

Sebbene le aziende inviino e ricevano molte fatture ogni giorno, c'è un problema importante con le fatture che vengono pagate in tempo. Un rapporto del settore del 2013 ha mostrato che nell'industria della pubblicità digitale:

• Il 6 percento delle fatture viene pagato in meno di 30 giorni.

• Il 94 percento delle fatture impiega più di 30 giorni per essere pagato.

• Il 62 percento delle fatture impiega più di 60 giorni per essere pagato.

Scoprire perché queste fatture non vengono pagate in tempo non è difficile. In un altro studio condotto dalla fondazione di ricerca sul credito, è stato dimostrato che il 61 percento dei pagamenti in ritardo è dovuto a problemi di conformità o amministrativi come fatture errate o tardive.

I dati sono chiari: sempre più aziende non riescono a inviare fatture accurate. Per migliorare la salute finanziaria della tua azienda, è importante stabilire pratiche di contabilità accurate. Un vantaggio immediato di stabilire tali pratiche è scoprire come inviare fatture accurate.

Cos'è una fattura?

Sotto molti aspetti, una fattura è come una bolletta. La differenza è che una fattura può fornire informazioni aggiuntive come il nome dell'emittente, l'indirizzo, i termini di pagamento, la descrizione degli articoli fatturabili e un numero di conto.

Una volta che una fattura viene inviata al destinatario, diventa un credito da ricevere. Questo è l'importo di denaro che devi per i servizi o beni ricevuti e mostra un accordo che pagherai l'altra azienda entro una certa data.

È importante per un'azienda tenere traccia delle fatture perché fornisce alla loro attività una storia di tutte le transazioni di vendita. Le fatture aiutano le aziende a mantenere libri contabili accurati, il che aiuta con le tasse aziendali alla fine dell'anno.

Esempio di fattura

Di seguito è riportato un esempio di fattura e una guida su come scrivere una fattura. Include tutte le parti comunemente presenti su un foglio di fattura. Questo è un buon formato da seguire quando inizi a inviare le tue fatture.

1.) Nome e indirizzo dell'azienda:

La parte superiore di una fattura dovrebbe sempre includere il nome e l'indirizzo dell'azienda. Che tu stia inviando una fattura o ricevendone una, è importante identificare il nome e l'indirizzo fisico del fornitore se hai bisogno di contattarlo.

2.) Numero e data della fattura:

Sotto il nome e l'indirizzo dell'azienda, la fattura dovrebbe includere il numero della fattura e la data in cui è stata inviata. Il numero della fattura è un codice univoco assegnato a ciascuna fattura. Se una fattura non ha un numero di fattura, non è considerata un documento legale. I contabili usano questi numeri per assicurarsi che la fattura sia correttamente documentata per scopi fiscali. Inoltre, rende più facile tracciare i pagamenti in ritardo.

Includere la data su una fattura è altrettanto importante. La data di emissione avvia il conto alla rovescia per il pagamento per il destinatario. Alcune aziende includono anche una data di scadenza per il pagamento. Questo assicura che i pagamenti vengano effettuati in modo tempestivo e che l'intero processo di fatturazione funzioni senza intoppi.

3.) Nome del cliente, indirizzo e saldo dovuto:

Sotto il numero della fattura e la data di emissione, è importante elencare il nome e l'indirizzo del cliente. La ragione è semplice: assicurarsi che la fattura arrivi al destinatario. Gli utenti spesso integrano il software di fatturazione e fatturazione con il software CRM per memorizzare informazioni sui clienti, servizi e transazioni. Il numero del saldo dovrebbe essere chiaramente etichettato in alto in modo che non ci siano discrepanze.

4.) Articoli acquistati e descrizioni degli articoli:

Sotto il nome e l'indirizzo del cliente, dovrebbe esserci un elenco degli articoli acquistati e una descrizione di quegli articoli. Assicurati che ogni addebito sia dettagliato. La descrizione non deve essere lunga; una semplice spiegazione dovrebbe essere sufficiente.

Se vedi un problema di prezzo che potrebbe sorgere, potrebbe essere utile includere note che aggiungono alle descrizioni degli articoli e ai dettagli degli addebiti.

5.) Importo finale dovuto con tasse:

L'ultima cosa da includere su una fattura dovrebbe essere il totale parziale insieme alle tasse o altre commissioni. Specificare tutti gli addebiti assicura che le transazioni siano chiare e dirette.

Conclusioni:

Stabilire un buon processo di fatturazione è il primo passo per garantire pagamenti più accurati e tempestivi dai tuoi clienti.

È anche il modo migliore per registrare le transazioni di vendita e può aiutare il tuo team contabile quando gestisce le tasse alla fine dell'anno.

Per iniziare a inviare fatture oggi, assicurati di controllare il nostro software di contabilità e software di fatturazione per trovare soluzioni che possano automatizzare il processo manuale.

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