La maggior parte dei proprietari di aziende sa che la contabilità è uno degli aspetti più importanti della gestione di un'azienda.

Senza finanze organizzate e bilanci accurati, è impossibile stabilire se l'azienda ha un profitto o una perdita.

Rapporti finanziari di base come bilanci d'esercizio, stati patrimoniali, piani dei conti e altri aiutano i proprietari di aziende, azionisti, investitori e creditori a vedere chiaramente guadagni o perdite finanziarie. Questi rapporti assistono anche i CEO e i responsabili finanziari nel determinare dove ridurre le spese e quali budget aumentare.

È piuttosto ovvio. Se un qualsiasi aspetto di un'azienda richiede software e automazione, è il reparto contabilità.

Che cos'è il software di contabilità?

Prima di approfondire le caratteristiche principali del software di contabilità, definiamo i benefici di base che questo software fornisce.

Poiché ci sono così tante opzioni di software di contabilità disponibili, trovare quello giusto per la tua azienda è imperativo.

Ad esempio, alcuni software sono ottimi per piccole imprese in settori di nicchia, mentre altri sono ottimizzati per organizzazioni a livello aziendale.

Tuttavia, tutti i software di contabilità dovrebbero avere queste caratteristiche chiave elencate di seguito:

1. Funzionalità contabile di base

Tutti i software di contabilità dovrebbero includere funzionalità contabili di base, come libri contabili generali, piano dei conti, fatturazione, riconciliazione dei conti, conti da pagare e rapporti finanziari. Aiutano anche a tenere traccia delle leggi relative alla finanza, come le normative statali su cose come l'imposta sulle vendite online.

2. Gestione stipendi e monitoraggio del tempo

Se l'azienda ha i propri dipendenti – rispetto a dipendenti contrattuali o quelli impiegati con un'agenzia – allora la gestione stipendi è indispensabile.

Quasi tutti i software per la gestione stipendi includono il monitoraggio del tempo, che è utile per i dipendenti orari o le aziende che tengono traccia dei costi di lavoro individuali. Alcuni software per la gestione stipendi includono anche l'integrazione fiscale.

3. Monitoraggio delle spese

Se i dipendenti dell'azienda presentano regolarmente rapporti di spesa per il rimborso, alcuni software di contabilità offrono opzioni per tenere traccia delle spese dei dipendenti.

Caratteristiche specializzate del software di contabilità

Oltre alle caratteristiche contabili chiave elencate sopra, ci sono anche funzioni più complesse e specializzate che il software di contabilità può eseguire.

1. Integrazione

Le aziende di livello medio o più grandi possono fare affidamento su più tipi di software per le operazioni quotidiane, come i sistemi CRM o ERP. Per queste aziende, è importante assicurarsi che il loro software di contabilità si integri facilmente con altri sistemi già in uso.

2. Standard contabili complessi o codici fiscali

Mentre la maggior parte delle aziende trarrà beneficio da un software di contabilità standard, alcune industrie hanno standard contabili più complessi o transazioni che sono influenzate dai codici fiscali.

Inoltre, potrebbero esserci regolamenti locali o statali o codici fiscali che devono essere inclusi nei rapporti finanziari o nelle dichiarazioni fiscali di routine.

3. Facilità d'uso

Per una nuova azienda, qualsiasi software di contabilità dovrebbe essere abbastanza facile da usare una volta che il contabile è stato formato. Tuttavia, molte aziende o dipartimenti contabili hanno già le proprie strategie e processi in atto.

Se possibile, è meglio trovare un software che funzioni bene con queste tecniche in modo che la transizione sia il più fluida possibile.

4. Utilizzo internazionale

Se un'azienda opera al di fuori degli Stati Uniti o lavora regolarmente con clienti di altri paesi, potrebbe essere necessario un software di contabilità internazionalizzato. Non tutti i software includono il supporto per valute straniere, quindi queste aziende potrebbero avere opzioni di software limitate.

Ogni azienda ha bisogno di un software di contabilità

La contabilità non viene più fatta su carta e conservata in grandi raccoglitori ad anelli.

Se la tua azienda prevede di espandersi in futuro, devi digitalizzare i tuoi libri contabili con un software di contabilità. Infatti, investire in un software di contabilità dovrebbe probabilmente essere uno dei primi acquisti che una nuova azienda fa.

Grazie al vasto numero di opzioni software, le aziende possono trovare il software perfetto per le loro esigenze.

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