Comunicazione Verbale: Stai Dicendo Più di Quanto Pensi

Le parole sono difficili da ignorare.

È difficile tenere la bocca chiusa quando ci sentiamo fortemente su un argomento ed è impossibile spegnere le orecchie quando sentiamo qualcosa di spiacevole. Per questo motivo, la comunicazione verbale ha il potere di farci arretrare e spingerci avanti negli affari.

Tutti i tipi di comunicazione coinvolgono un messaggio che viaggia da un mittente a un destinatario. Il mittente ha l'informazione e poi, utilizzando un canale di comunicazione, la consegna al destinatario.

La comunicazione verbale può essere complicata poiché il tempo tra mittente e destinatario è quasi nullo. Le forme di comunicazione scritta possono rimanere non lette o essere trascurate per errore, ma la comunicazione verbale lascia tutto sul tavolo.

Comunicazione verbale negli affari

Indipendentemente dal settore in cui lavori o dalla dimensione della tua azienda, la comunicazione verbale è una competenza necessaria. Viene utilizzata ogni giorno con o senza pensiero e se è necessaria una risposta, ci si aspetta che sia immediata.

La comunicazione verbale avviene in una serie di situazioni diverse sul posto di lavoro. Qualsiasi interazione che coinvolga due o più persone, che parlano e ascoltano, è considerata comunicazione verbale. La forte dipendenza da riunioni in persona, telefonate e videoconferenze negli affari richiede quindi il suo uso regolare.

4 tipi di comunicazione verbale

Gli aspetti diversi della comunicazione verbale sono statici, mentre il modo in cui vengono eseguiti è dinamico. Questo rende le combinazioni di tipi di messaggi infinite e l'interpretazione corretta di essi ancora più importante. Fraintendere il messaggio di qualcuno o le parti della comunicazione verbale utilizzate può portare a una risposta sciocca o a fidarsi di informazioni inaffidabili. Di seguito sono elencate le quattro parti della comunicazione verbale e perché sono importanti per comprendere o presentare completamente un messaggio.

1. Preparazione

La preparazione è l'atto di prepararsi per un certo evento. Nella comunicazione verbale, i messaggi condivisi possono essere tanto preparati quanto un discorso di accettazione scritto agli Oscar, o tanto sconsiderati quanto una reazione vocale a una puntura d'ape.

Negli affari, la quantità di preparazione necessaria per un'interazione verbale dipende da alcune cose. Ecco un paio di domande che dovresti porti prima di entrare in una situazione in cui la comunicazione verbale dominerà.

Con chi stai comunicando?

Considera il tuo pubblico. Se stai passando dalla scrivania di un collega per chiarire qualcosa, semplicemente prepara la tua domanda. Se stai parlando a un intero team, potresti voler avere una lista rapida di argomenti pronti. Tuttavia, se stai incontrando il tuo capo e ti stai chiedendo come chiedere un aumento, vorrai prepararti, e magari anche fare delle prove.

Qual è l'argomento della discussione?

Contempla l'argomento in questione. Gli argomenti tipici discussi in una riunione settimanale con il tuo manager potrebbero venire naturalmente e richiedere poca o nessuna preparazione. D'altra parte, argomenti sensibili come salario, promozioni e controversie sul posto di lavoro potrebbero richiedere più tempo di preparazione.

Cosa deve essere realizzato entro la fine della discussione?

Stabilisci un obiettivo per gli argomenti da trattare. La comunicazione verbale non strutturata può portare a distrarsi. Anche se le conversazioni non correlate possono interrompere argomenti più seri e fungere da piacevole pausa, il tempo di tutti è prezioso e non dovrebbe essere sprecato. Un insieme preparato di argomenti aiuterà a mantenere la riunione in carreggiata, e se il tempo lo permette, una breve menzione della nuova macchina per cappuccino in cucina, allora così sia.

Anche se prepararsi può essere una seccatura, è un ottimo modo per essere più efficienti quando si comunica verbalmente.

2. Scelta delle parole

La scelta delle parole è esattamente ciò che sembra: la scelta delle parole. Passare del tempo extra a considerare il processo di comunicazione potrebbe sembrare sciocco. La maggior parte delle volte quando parliamo non pensiamo minimamente alle parole che usiamo. Semplicemente escono. Tuttavia, la teoria della comunicazione ci mostra che il processo di parlare ha in realtà molto da offrire. Negli affari, approfondire un po' di più il processo di comunicazione vale il tuo tempo, specialmente con la scelta delle parole.

Prima di tutto, e più importante, il pubblico deve essere considerato. Se il tuo uso della comunicazione verbale è per integrare dipendenti di livello base, potrebbe essere utile o abbassare i termini complicati del settore o prendere un secondo extra per spiegare cosa significano. D'altra parte, quando si parla con veterani, non c'è bisogno di sprecare il loro tempo con definizioni.

La scelta delle parole è anche situazionale. Quando un certo evento richiede un'interazione utilizzando la comunicazione verbale, le parole scelte daranno ai destinatari del messaggio una comprensione di come dovrebbero interpretare il messaggio. Alcune parole sono più positive e indulgenti mentre altre sono negative e distribuiscono colpa. Questo è noto come la connotazione della parola. Vediamo un esempio.

Supponiamo che tu stia per affrontare il tuo capo riguardo all'ordinazione di una nuova stampante. Lei sostiene continuamente che sono troppo costose e che la stampante attuale funziona perfettamente. Poiché non sei d'accordo, decidi di insistere un po' di più su questo punto questa volta. Considera le seguenti opzioni.

“Sei avara.”

“Apprezzo che tu sia parsimoniosa.”

Le frasi sopra significano tecnicamente la stessa cosa: il tuo capo è economico e attento con i soldi. Tuttavia, parsimoniosa ha una connotazione molto più positiva rispetto a avara, cambiando completamente l'interpretazione. Poiché il tuo obiettivo era di ingraziarti il tuo capo per ottenere una nuova stampante, quest'ultima potrebbe essere la tua migliore opzione.

Anche se le parole tendono a uscire dalla nostra bocca senza molto pensiero, ci sono momenti in cui vale la pena fare lo sforzo extra per scegliere quelle giuste quando si utilizza la comunicazione verbale.

3. Tono

Nella comunicazione verbale, il tono è noto come l'atteggiamento dietro le parole. Interpretare correttamente il tono di qualcuno è altrettanto importante quanto comprendere le parole che dice.

Uno dei fattori più significativi del tono di un messaggio è l'enfasi. Il contenuto di una frase o di un'espressione può rimanere completamente invariato, ma se l'enfasi si sposta da una parola all'altra, qualcosa di diverso può essere implicato. Ecco un rapido esempio di come l'enfasi può modificare il contesto. Considera queste due frasi e poni l'enfasi sulle parole in corsivo.

“Io ho inviato il mio rapporto di vendita in tempo.”

“Io ho inviato il mio rapporto di vendita in tempo.”

Quelle affermazioni hanno esattamente le stesse parole. Tuttavia, quando si enfatizza “Io”, si suggerisce che anche se hai completato il tuo rapporto di vendita in tempo, forse qualcun altro non l'ha fatto. Quando l'enfasi è posta su “rapporto”, implica che anche se il loro rapporto di vendita è stato completato in tempo, forse un altro tipo di rapporto era in ritardo.

Come le altre parti della comunicazione verbale, il tuo pubblico e l'obiettivo determineranno il tuo tono di voce. Parlare a un gruppo di amici del tuo nuovo film preferito avrà un tono molto più rilassato rispetto a presentare i numeri del traffico del tuo sito web al CEO, che sarà più professionale. Ricorda di adottare il tono appropriato in una conversazione.

Non è raro che le persone reagiscano più al tono di un oratore che alle sue parole effettive. Presta attenzione alla situazione e adatta il tuo tono di conseguenza.

4. Ascolto e feedback

Una delle bellezze della comunicazione verbale è la possibilità di feedback. Il destinatario non è lì solo per assorbire il messaggio, ma per arricchire la conversazione con domande, frasi riformulate e talvolta anche critiche.

Per contribuire con un feedback rilevante, è necessario ascoltare. O ancora meglio, ascoltare attivamente. Quando il destinatario considera il tono, l'enfasi e la scelta delle parole nel significato complessivo del messaggio, sta ascoltando attivamente.

Non è divertente per nessuno quando una conversazione è completamente unilaterale, quindi ascolta e contribuisci.

Parla!

La comunicazione verbale è cruciale per il successo di un'azienda. Non solo è uno strumento chiave per presentare informazioni professionali, ma le chiacchiere in ufficio aiutano a creare un ambiente in cui le persone si sentono a proprio agio e felici di lavorare. Migliora le tue abilità di comunicazione verbale per creare un team produttivo e soddisfatto.