Documenti e consigli per la contabilità delle piccole imprese

In questa guida alla contabilità per piccole imprese, esamineremo i tre documenti finanziari più importanti, oltre a fornire alcuni consigli per i contabili alle prime armi.

Documenti di contabilità per piccole imprese

Per mantenere in ordine le finanze della tua piccola impresa, ci sono tre documenti contabili che devi tenere aggiornati: conto economico, bilancio e rendiconto finanziario.

Vediamo come lavorare con ciascuno di essi e i concetti che devi conoscere prima di iniziare.

Conto economico

Bene, hai concluso il tuo primo periodo contabile. È ora di mettersi sui libri, e il tuo conto economico è un buon punto di partenza.

Cos'è un conto economico?

Un conto economico mostra i ricavi e le spese che la tua azienda ha sostenuto durante un determinato periodo contabile. In sostanza, espone quanto denaro hai guadagnato e quanto hai speso, mostrando infine la redditività della tua azienda.

Di seguito è riportato un esempio di come potrebbe apparire un tipico conto economico:

Come puoi vedere, ci sono molte parti diverse in un conto economico. Definiamo rapidamente cosa significa ciascun termine nel conto economico per ottenere una migliore comprensione.

Vuoi ulteriori dettagli su questi concetti? Dai un'occhiata alla nostra risorsa sui termini contabili per ottenere una migliore comprensione del loro impatto su un'azienda.

È importante notare che non tutti avranno le stesse spese elencate nel loro conto economico. Forse una certa piccola impresa non ha investitori, quindi non deve pagare dividendi. Un'altra piccola impresa potrebbe non avere prestiti al momento, quindi non c'è bisogno di tenere conto degli interessi. Finché tieni conto di tutte le spese sostenute dalla tua azienda, il tuo conto economico dovrebbe essere accurato.

Se hai seguito, potresti aver notato che il conto economico sopra ha sottratto molte spese una alla volta. È esattamente corretto.

Sono sicuro che ti stai chiedendo perché qualcuno dovrebbe complicare qualcosa a quel livello. Molti imprenditori separeranno le loro spese in diverse categorie in modo da poter individuare aree specifiche in cui devono essere più attenti quando spendono. Separare le spese non è necessario, ma può essere utile quando si cerca di comprendere meglio la propria attività.

Bilancio

Ora che hai il conto economico sotto controllo, fai una pausa, prendi uno spuntino e magari una tazza di caffè. È ora di affrontare il bilancio.

Cos'è un bilancio?

Un bilancio è uno dei principali documenti finanziari che riporta le attività, le passività e il patrimonio netto di un'azienda. Mostra quanto possiede un'azienda, quanto deve e l'importo che è stato investito dagli azionisti.

La parola bilancio non è usata per caso qui. Il bilancio è organizzato in due sezioni: una con le attività, l'altra con le passività e il patrimonio netto degli azionisti. Queste parti sono inserite in un'equazione.

Quando calcolato correttamente, entrambi i lati dell'equazione del bilancio saranno uguali tra loro. Da qui, la parola bilancio.

Di seguito è riportato un esempio di come potrebbe apparire l'organizzazione delle diverse parti di un bilancio:

Accidenti. Sono molti termini. Passiamo in rassegna e definiamoli tutti, così saprai esattamente cosa quantificare quando crei un bilancio.

Quindi, tutto ciò che devi fare è trovare il tuo totale delle attività, il totale delle passività e il patrimonio netto degli azionisti, utilizzare l'equazione sopra e assicurarti che entrambi i lati siano uguali tra loro.

Mentre è più facile tenere traccia dei prestiti e di quanto denaro è stato investito nella tua azienda, gestire le attività è un'altra storia. Considera l'uso di software di gestione delle attività per tenere traccia di ciò che la tua azienda possiede. Questo renderà la tua vita molto più facile quando si tratta di mettere insieme un bilancio.

Due giù, uno da fare. È ora di dare un'occhiata al rendiconto finanziario.

Cos'è un rendiconto finanziario?

Un rendiconto finanziario è un documento finanziario che mostra quanto denaro si muove dentro e fuori da un'azienda. Mostra come un'azienda gestisce il denaro, cioè quanto bene paga i suoi debiti e finanzia le sue operazioni.

Fondamentalmente, preparare un rendiconto finanziario significa semplicemente farsi due domande sul denaro:

“Da dove è venuto?”

“Dove è andato?”

Ci sono tre componenti principali in un rendiconto finanziario.

Denaro da attività operative

Il denaro da attività operative è qualsiasi denaro relativo alle attività aziendali, cioè qualsiasi denaro associato alla produzione e vendita del prodotto o servizio di un'azienda. Quando prepari questo rendiconto, dovrai tenere conto di vari flussi di cassa in entrata e in uscita dalle attività operative.

Denaro da attività di investimento

Il denaro da attività di investimento è qualsiasi denaro relativo all'acquisto o alla vendita di attività. Questo è diverso dalle attività operative perché si occupa più di investimenti a lungo termine. Ecco alcune entrate e uscite di denaro da attività di investimento.

Denaro da attività di finanziamento

Il denaro da attività di finanziamento è qualsiasi denaro associato al prestito o al rimborso di denaro e all'emissione di azioni.

Ecco una versione semplificata di come potrebbe apparire un rendiconto finanziario.

Quel saldo di cassa finale, o flusso di cassa netto, è l'aumento o la diminuzione di denaro che la tua azienda ha sperimentato in quel periodo contabile. Che tu abbia o meno un flusso di cassa positivo mostrerà alle entità esterne come la tua azienda è cresciuta finanziariamente.

Revisione rapida del rendiconto finanziario

• Un rendiconto finanziario mostra come il denaro si muove dentro e fuori da un'azienda.
• Ci sono tre principali attività di cassa: operative, finanziarie e di investimento.
• Il risultato finale mostra quanto la tua azienda è cresciuta finanziariamente.

Consigli per la contabilità delle piccole imprese

Quando metti insieme tutti quei documenti finanziari, può essere facile perdersi, frustrarsi e scoraggiarsi. Segui questi consigli per evitare un calo e rimanere al passo con i libri contabili.

Conosci il gergo

Ci sono molti termini diversi che vengono utilizzati quando si gestiscono le finanze. Se non li capisci, torna a Contabilità 101 e studia quei termini finanziari. Avere una chiara comprensione di cosa significa tutto aiuterà a evitare confusione ed errori nei tuoi documenti finanziari.

Separa le spese personali e aziendali

Non importa quale dei tipi di proprietà aziendale la tua azienda sia strutturata. Quando gestisci la contabilità per piccole imprese, è meglio separare completamente le tue finanze personali e professionali. In questo modo, puoi avere un'immagine chiara di come la tua azienda sta performando finanziariamente.

Tieni tutto aggiornato

Non rimanere indietro con la tua contabilità. Le spese possono accumularsi e può essere facile perdere traccia delle cose nel tempo. Tieni traccia di ogni spesa e aggiorna i tuoi documenti finanziari il prima possibile. Se stai lottando per tenere traccia delle tue finanze ma non vuoi spendere soldi extra per i consigli che danno i contabili, dai un'occhiata ad alcuni servizi di contabilità.

Perfetta un metodo contabile

Il metodo contabile che utilizzi influenzerà come prepari tutti i tuoi documenti finanziari. Hai due opzioni.

Contabilità per cassa: Registri i tuoi ricavi e le tue spese quando il denaro viene raccolto. Questa è una buona opzione per le aziende che vogliono vedere il loro flusso di cassa in tempo reale.

Contabilità per competenza: Registri i tuoi ricavi e le tue spese quando vengono sostenuti, indipendentemente da quando il denaro è stato scambiato. Questa è una buona opzione per le aziende con un lungo ciclo contabile.

Metti mano ai libri

Molto entra nella contabilità delle piccole imprese. Tre documenti finanziari, un bel po' di tempo e quello che sembra un milione di termini diversi che suonano tutti uguali. È travolgente. Tuttavia, padroneggiare la contabilità delle piccole imprese è un ottimo modo per essere intelligenti con il denaro, prendere decisioni strategiche e comprendere la tua attività.

Ora che hai appreso le basi, dai un'occhiata ad altri tre rapporti per piccole imprese che vorrai produrre per aiutarti a prendere decisioni migliori come proprietario.