6 Passi Vitali del Processo di Gestione dell'Ambito del Progetto

Quando un project manager inizia a lavorare, vuole assicurarsi che tutti i passaggi del processo siano presi in considerazione.

Ciò comporta la creazione di elenchi dettagliati, il passaggio attraverso il ciclo di vita del progetto e l'assicurarsi che tutto il lavoro necessario sia incluso in documenti come il project charter.

Ma hai considerato che è anche compito di un project manager assicurarsi che il lavoro extra non sia incluso in un determinato progetto?

Pensala come se stessi facendo una torta. Controlli l'elenco degli ingredienti nella tua ricetta per assicurarti di avere tutto ciò di cui hai bisogno. Ma se vedi che la ricetta elenca i sottaceti come ingrediente nella tua torta al cioccolato, dovrai fare una valutazione.

Questa è una semplificazione eccessiva del processo di gestione dell'ambito del progetto. I project manager che gestiscono l'ambito di un progetto esaminano i passaggi coinvolti non solo per assicurarsi di aver incluso tutti i passaggi, ma anche per confermare di aver escluso eventuali passaggi non necessari.

Come con la maggior parte dei processi di gestione del progetto, la gestione dell'ambito del progetto può essere suddivisa in passaggi semplici e digeribili. Cosa posso dire? I project manager amano compartimentare i processi.

Passiamo attraverso i sei passaggi uno alla volta per aiutarti a capire come una pianificazione adeguata può salvarti e il tuo team di progetto dall'eseguire lavori ridondanti o irrilevanti.

1. Pianifica il processo di gestione dell'ambito

L'obiettivo principale del processo di gestione dell'ambito è sviluppare un piano di gestione dell'ambito alla fine. Se lo hai già fatto per altri progetti, scoprirai che un piano di gestione dell'ambito può servire come una sorta di modello per altri progetti. Non ci sarà molta variazione, quindi guarda ai piani passati come guida.

Se non lo hai mai fatto prima, questo passaggio è relativamente semplice. Sei responsabile di parlare con tutti gli stakeholder del progetto e i dirigenti per sviluppare una comprensione coesa dell'ambito del progetto. Stai raccogliendo queste informazioni per informare te e il tuo team su come dovresti definire, gestire, convalidare e controllare l'ambito del progetto.

Questo piano dovrebbe anche includere informazioni su come risponderai agli ostacoli e ai vincoli, come determinerai il successo del progetto e come elaborerai altri elementi vitali del piano.

2. Raccogli i requisiti

Ora che comprendi il tuo processo di gestione dell'ambito, è il momento di raccogliere tutti gli altri requisiti per questo progetto. Quali sono i tuoi deliverable concreti? Quali scadenze devono essere rispettate per avere successo?

Dovresti guardare sia ai tuoi stakeholder che ai consumatori per questa risposta. Considera l'invio di sondaggi o l'invito di persone per un focus group. Occhi esterni su un progetto o iniziativa possono fornire intuizioni utili che il tuo team non ha considerato.

3. Definisci l'ambito

I project manager amano mettere le cose per iscritto. In questo passaggio, definirai chiaramente l'ambito per iscritto per una chiarezza complessiva del progetto. Questo include dichiarare cosa è dentro e fuori dall'ambito per il tuo progetto. La tua dichiarazione dell'ambito del progetto è un punto di riferimento vitale durante la durata del progetto.

Perché è importante includere ciò che non è incluso nell'ambito di un progetto? Perché non vuoi che i tuoi dipendenti facciano lavori ridondanti o irrilevanti. Se a qualcuno viene chiesto di eseguire un compito che è fuori dall'ambito, hai per iscritto che non dovrebbero conformarsi.

Essenzialmente, stai creando un punto di riferimento autorevole per il tuo team e chiunque sia coinvolto nel progetto. Se qualcosa non è coinvolto nell'ambito definito, non deve essere completato in associazione con questo particolare progetto.

4. Crea una struttura di suddivisione del lavoro (WBS)

Una struttura di suddivisione del lavoro è un documento che suddivide il lavoro e assegna compiti alle parti responsabili. Questo documento o grafico dice ai team e agli individui quali deliverable sono responsabili in quale lasso di tempo.

Per questa parte del processo di gestione dell'ambito del progetto, potresti voler passare al digitale e utilizzare uno strumento di gestione del lavoro per assegnare compiti, chiarire la loro importanza e assegnare scadenze. In questo modo, puoi facilmente accedere allo strumento e guardarti intorno per vedere cosa ha realizzato tutto il tuo team in qualsiasi momento.

Questo ti aiuta a gestire i problemi man mano che si presentano, invece di dover correggere la rotta dopo un lungo periodo di errori.

5. Convalida il tuo ambito

Il passo successivo nel processo è ottenere l'approvazione di tutto il tuo lavoro. I deliverable e l'ambito che hai registrato devono essere presentati agli stakeholder e ai dirigenti del progetto, che possono quindi darti il via libera o chiedere modifiche.

È importante avere il tuo ambito convalidato perché, se le cose vanno male, tu, come project manager, non sei l'unico responsabile. Avere i superiori che esaminano e approvano il tuo lavoro significa che un paio di occhi esperti ti hanno dato il via libera, e qualsiasi fallimento è condiviso.

Puoi anche scegliere di far convalidare l'ambito digitalmente con una soluzione di gestione del lavoro. Alcuni strumenti ti permettono di inviare i tuoi deliverable per l'approvazione individualmente, il che significa che possono essere approvati in tempo reale e non settimane dopo il fatto.

Durante questo passaggio, tu e i tuoi stakeholder avete concordato su cosa rende un deliverable un successo. Una volta che tutto è approvato, tu, come project manager, sei incaricato di accettare eventuali modifiche e applicarle alla dichiarazione dell'ambito del progetto.

6. Controlla l'ambito

Una volta eseguito il progetto, è dovere del project manager — tra le altre cose — assicurarsi che il progetto rimanga entro l'ambito definito.

Se le cose cambiano, come spesso accade, spetta anche al project manager conferire con gli stakeholder e regolare l'ambito di conseguenza. Un modo semplice per controllare l'ambito è guardare i rapporti sulle prestazioni settimanali o bisettimanali per assicurarsi che tutti i team stiano seguendo il percorso per avere successo.

Parte del controllo dell'ambito del progetto significa essere pronti a fare cambiamenti quando necessario e non esitare a intervenire quando gli obiettivi non sono allineati.

L'ambito delle cose

Può essere un processo lungo, ma ne vale la pena, alla fine, per assicurarsi che vengano completati solo i passaggi necessari. Nella gestione del progetto, il tempo è denaro, e esagerare con i progetti ti costerà letteralmente.

Evita tutto il fastidio passando attraverso il processo di gestione dell'ambito del progetto per creare un piano di gestione dell'ambito del progetto efficace.

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