Un portfolio è una raccolta dei tuoi migliori lavori, presentata nella speranza di fare una buona impressione.

I project manager vogliono riempire i loro portfolio con progetti che sono stati o saranno di successo. Questo può significare molte cose: il progetto è rimasto entro il budget, è stato completato in tempo, o ha reso felici gli stakeholder.

Indipendentemente dalla tua definizione di successo del progetto, una cosa rimane la stessa: è nel tuo interesse, nella tua carriera di project management, diventare abile nel determinare la validità di un'impresa prima ancora di iniziare.

La gestione del portafoglio progetti (PPM) ti aiuta a fare proprio questo — guardare una serie di azioni potenziali e fare una scelta critica su quale percorso sarà il più fruttuoso. Quando diventi esperto nella PPM, costruisci una reputazione duratura come project manager che mantiene le sue promesse.

E cos'è un project manager, se non un gestore di promesse?

Cos'è la gestione del portafoglio progetti (PPM)?

Anche se hai il budget per provare e sbagliare, scommetto che preferiresti non perdere tempo con l'"errore". È qui che entra in gioco la PPM.

La PPM è un processo strategico che i project manager utilizzano per determinare il ritorno sull'investimento (ROI) di un progetto proposto. Essenzialmente, la PPM analizza una serie di punti dati per determinare il rischio aziendale di un progetto e aiutare le aziende a decidere se un progetto vale la pena di essere perseguito.

Esempi di tipi di rischio aziendale per gentile concessione di Business Jargons

Il processo di PPM è simile a uno studio di fattibilità. Una differenza principale è che gli studi di fattibilità si concentrano su un progetto specifico alla volta, mentre la PPM analizza il clima aziendale nel suo complesso per aiutare a creare una previsione coerente su quali rischi potrebbero apparire. La PPM si concentra anche su ogni possibile progetto nella lista di un'azienda, anziché su uno solo.

Discutiamo di cosa è in grado di realizzare la gestione del portafoglio progetti.

Mitiga e bilancia il rischio

Abbiamo già discusso l'importanza di una strategia di gestione del rischio di per sé. Ma la PPM è una strategia separata, e una che aiuta a mitigare il rischio. Utilizzando il metodo PPM per analizzare le tendenze e svolgere analisi di mercato, i professionisti aziendali sono in grado di prendere le decisioni più sicure per le loro aziende.

Oppure, se decidono di entrare in qualche affare rischioso, almeno conoscono le probabilità.

Definisce le parti responsabili

Un aspetto importante della PPM è definire i ruoli e le responsabilità di cui saranno incaricati i vari membri del progetto. Questo assicura che, prima di iniziare un progetto, tutte le parti necessarie siano presenti e contate.

Essenzialmente, mette in ordine il tuo team di progetto. Sarebbe davvero un peccato premere "vai" sulla tua decisione di ridisegnare il tuo sito web e poi rendersi conto che nessuno nel tuo team sa come programmare!

Fornisce una panoramica, non un primo piano

La PPM è diversa da altri aspetti del project management, come uno studio di fattibilità, in quanto fornisce una panoramica di molti progetti diversi, anziché un primo piano di uno alla volta.

Più specificamente, consente alle aziende di guardare ai progetti passati, presenti e futuri con una visione dall'alto. Questo è ottimo per le aziende che vogliono pianificare l'intero anno di progetti, anziché concentrarsi su uno alla volta.

Massimizza i benefici

Quando hai il quadro generale, puoi distribuire e utilizzare meglio le risorse. Se conosci tutti i progetti in arrivo entro una finestra di sei mesi, è molto meno probabile che tu finisca i soldi o le forniture necessarie.

Inoltre, puoi gestire i progetti in modo tale da assicurarti di raggiungere tutti i tuoi obiettivi e traguardi per la finestra di sei mesi, o qualunque sia la tua tempistica unica.

Determina il valore previsto

Prima di intraprendere qualsiasi progetto, devi capire l'effetto e il valore che può avere per la tua azienda. La gestione del portafoglio progetti ti aiuta a determinare l'impatto che un progetto avrà complessivamente sulla tua azienda.

Una volta che comprendi il valore del progetto — cioè, farà molti soldi, aumenterà il traffico sul sito web, aumenterà la consapevolezza — puoi determinare quali progetti ha senso perseguire collettivamente.

Problema risolto

C'è molto altro da imparare sulla gestione del portafoglio progetti – non pensare che abbiamo finito qui! Ma spero che tu abbia una buona comprensione di cosa sia un portfolio e di come potrebbe aiutare la tua azienda a prepararsi proattivamente per i progetti.