Hai mai organizzato una festa solo per scoprire che nessuno verrà?

Quella scena è l'incubo peggiore di un professionista delle pubbliche relazioni. Oltre alla preparazione immensa, il successo di una conferenza stampa si basa sulla partecipazione e sulla qualità della copertura.

Sicuramente hai seguito conferenze stampa per annunci sportivi e spiegazioni su tragedie. Poiché le informazioni viaggiano così rapidamente, è spesso necessario anticipare le notizie con la tua storia invece di aspettare che le persone creino le proprie narrazioni.

Tuttavia, non sempre hai bisogno di una conferenza stampa. L'uso eccessivo delle conferenze stampa porterà a un pubblico più piccolo e a una minore affidabilità tra i giornalisti e il tuo pubblico, proprio come il ragazzo che gridava "al lupo".

Impara tutto ciò che devi sapere sulle conferenze stampa per avere la migliore possibilità di successo. Tuttavia, se sei qui per i dettagli, sentiti libero di andare avanti utilizzando i link qui sotto:

• Importanza di una conferenza stampa
• Come tenere una conferenza stampa di successo
• Prima di una conferenza stampa
• Durante una conferenza stampa
• Dopo una conferenza stampa

Importanza di una conferenza stampa

Una conferenza stampa è uno dei modi più efficaci per comunicare con i media e attirare la loro attenzione.

Altri materiali PR come comunicati stampa, boilerplate e kit media sono tutti ottimi modi per far sentire i tuoi messaggi, ma quando si tratta di un'occasione speciale o di una questione urgente, le conferenze stampa sono la strada da percorrere.

Il relatore di una conferenza stampa è solitamente un politico, una celebrità, un avvocato, un atleta o un capo della polizia, e viene utilizzato come un'opportunità per far raccontare la loro versione della storia attraverso più mezzi. La persona che pianifica questo evento è più spesso un professionista delle pubbliche relazioni.

Sapere quando tenere una conferenza stampa richiede pratica. Se la situazione in questione rientra in uno o più dei seguenti casi, allora è il momento di iniziare a pianificare la tua conferenza stampa:

Come tenere una conferenza stampa di successo

Ormai sai che una conferenza stampa è un evento mediatico in cui i giornalisti circondano un relatore facendo domande sulla loro dichiarazione. Ma come si arriva a questo punto?

Quando fai il tuo piano d'attacco per tenere una conferenza stampa, inizia stilando un elenco e dividilo in tre sezioni: prima, durante e dopo la conferenza stampa.

Prima di una conferenza stampa

Il tempo ideale per iniziare a prepararsi per una conferenza stampa è di due settimane, ma a volte è necessario agire prima. Prepararsi per una conferenza stampa richiede molto più tempo della conferenza stampa stessa.

Programma una data, un'ora e un luogo che non si sovrappongano ad altri eventi più grandi. Assicurati di prenotare una location che sia rilevante per gli argomenti trattati.

Dopo aver determinato gli aspetti logistici, devi allinearti con il tuo cliente sul messaggio e assicurarti che si allinei con il loro obiettivo finale. Scrivi chiaramente questi messaggi e punti chiave per garantire che il tuo relatore copra le informazioni in modo efficace. Definire il messaggio può essere la parte più difficile, quindi fallo per primo in modo da conoscere i tuoi obiettivi mentre organizzi il resto della conferenza.

Quindi devi preparare il tuo relatore o i tuoi relatori. Fagli imparare i punti chiave e dì al relatore o ai relatori di ripetere i punti durante la conferenza stampa. La persona che parlerà a nome del tuo cliente o della tua azienda deve essere consapevole del potenziale scrutinio e ostilità da parte dei giornalisti quando si tratta di un argomento delicato.

Consiglio: Preparati per una crisi PR prima che accada, in modo che pianificare la tua conferenza stampa sia più facile.

Ora per la parte più importante: contattare i media. Se segui e comprendi le informazioni già trattate, sarai in una buona posizione per iniziare a contattare i partecipanti desiderati. Contatta i giornalisti con cui hai un rapporto personale, nonché le stazioni TV, i giornali e qualsiasi altra organizzazione mediatica che desideri partecipare al tuo evento.

Quando contatti, assicurati di evidenziare l'argomento principale e i dettagli sul relatore. Se stai invitando i media con una settimana o più di anticipo, crea un promemoria per un follow-up il giorno prima.

Consiglio: Se il pitching ai media non è il tuo punto forte, impara come scrivere un pitch che non verrà ignorato.

Se il tuo budget lo consente, crea un kit stampa o un comunicato stampa che contenga una panoramica dell'evento e informazioni che potrebbero essere utili al giornalista. Puoi anche utilizzare software di distribuzione di comunicati stampa per rilasciare in massa le tue notizie ai giornalisti.

Il giorno della conferenza stampa inizia preparando la stanza. Testa tutta la tecnologia che utilizzerai, prepara i cartellini con i nomi, prepara posti a sedere extra e fornisci bevande come acqua e caffè.

Queste erano molte informazioni, quindi ho suddiviso le informazioni in passaggi facili da seguire:

Durante una conferenza stampa

Il giorno è arrivato e hai fatto tutto il possibile per prepararti. Quando i media iniziano ad arrivare, accoglili e fai in modo che si registrino con le loro informazioni di contatto. Mostra loro i loro posti e poi inizia l'evento in orario.

Nessuno ama perdere tempo, quindi iniziare in orario è cruciale per il successo del tuo evento ed è imperativo per far sì che i giornalisti vogliano venire alla tua prossima conferenza stampa.

Una volta iniziata la conferenza stampa, il relatore dovrebbe esporre i suoi punti principali per i primi 15 minuti. Poi, dovrebbe aprire il pavimento per le domande. Non permettere che le domande durino più di 45 minuti, poiché vuoi occupare solo un'ora di tempo. È sempre una buona idea avere un moderatore che tenga traccia del tempo e chiami i giornalisti, questo aiuta soprattutto a togliere un po' di pressione al relatore in modo che possa concentrarsi nel rispondere alle domande in modo calmo e raccolto.

Dopo una conferenza stampa

Congratulazioni! La parte più stressante è finita, e se hai seguito questi passaggi lungo tutto il percorso, sono disposto a scommettere che la tua conferenza stampa è stata un grande successo.

Assicurati di stabilire contatti personali con i giornalisti, perché queste connessioni ti accompagneranno durante la tua carriera nelle pubbliche relazioni.

Preparati al peggio, spera per il meglio

Le conferenze stampa sono pensate per migliorare la tua immagine pubblica, non per danneggiarla. La preparazione è fondamentale per garantire che il tuo relatore rappresenti bene la tua azienda o il tuo cliente. Separando la preparazione per la conferenza stampa in tre fasi, sarai sicuro di tenere un evento ampiamente partecipato.