Come Creare un Piano di Miglioramento delle Prestazioni

Garantire che ogni dipendente soddisfi le proprie aspettative di performance è cruciale per il successo organizzativo.
Tuttavia, molti manager affrontano la sfida scoraggiante di affrontare la costante sotto-performance tra i membri del team. La lotta per bilanciare il morale dei dipendenti mentre si spinge per risultati migliori può sembrare opprimente.

È qui che un Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP) diventa essenziale. Tipicamente implementato dopo una valutazione delle prestazioni, un PIP spesso porta con sé una connotazione negativa ed è erroneamente visto come il "primo passo verso il licenziamento". Tuttavia, questa percezione è fuorviante.

Un PIP è un approccio strutturato che svolge un ruolo importante in qualsiasi strategia di gestione dei talenti all'interno dei sistemi di gestione delle prestazioni. Come professionista delle risorse umane, il tuo compito è aiutare a cambiare la conversazione intorno ai piani di miglioramento delle prestazioni e dare potere ai dipendenti che vi sono inseriti per avere successo.

Creare un piano di miglioramento delle prestazioni può essere difficile, specialmente quando lo si fa per la prima volta. C'è molto da imparare, dal fornire feedback costruttivi al progettare un piano che favorisca una crescita reale.

Il ruolo delle risorse umane nella creazione di un PIP

Il tuo ruolo come professionista delle risorse umane è cruciale nel processo del piano di miglioramento delle prestazioni. Tutto inizia con la definizione di linee guida chiare con tutti i soggetti coinvolti.

Le risorse umane agiscono come amministratore di un piano di miglioramento delle prestazioni. Sarai responsabile della creazione e dell'esecuzione del processo mentre fai da tramite tra il manager e il dipendente. Questo include la creazione e il mantenimento di tutta la documentazione dall'inizio alla fine.

Il ruolo più importante che le risorse umane svolgono nell'implementazione di un PIP è quello di agire come terza parte imparziale. Sei una risorsa sia per il manager che per il dipendente e dovresti rimanere neutrale durante il processo.

Elementi di un PIP

Quando si crea un piano di miglioramento delle prestazioni per un dipendente, è sempre meglio sbagliare per eccesso di cautela e documentare il più possibile.

Tutti questi documenti dovrebbero essere rivisti, datati e firmati dal manager, dal dipendente e dalle risorse umane per garantire una corretta comunicazione da parte di tutti.

È importante ricordare che il tuo processo e la documentazione possono evolversi e cambiare man mano che completi più PIP. È cruciale che tu rimanga aperto e comunicativo con tutti i soggetti coinvolti mentre il processo si sviluppa. Alcuni dei migliori software di gestione delle prestazioni possono svolgere un ruolo fondamentale nel rendere i PIP più trasparenti, basati sui dati e focalizzati sul miglioramento. Se ne usi già uno, continua a documentare le cose lì.

Come inserire un dipendente in un PIP

Creare la documentazione e i documenti per un piano di miglioramento delle prestazioni è solo metà della battaglia: ora devi solidificare il processo stesso. Portare avanti un PIP è un processo lungo e dovrebbe essere trattato con cura ad ogni passo.

Determinare se è necessario un piano di miglioramento delle prestazioni

Il primo passo è raccogliere tutti i fatti della situazione e determinare se un PIP è il corso d'azione corretto. Questo includerà incontri con il dipendente e il manager che ha chiesto di inserire il proprio dipendente in un piano di miglioramento delle prestazioni.

Un piano di miglioramento delle prestazioni dovrebbe essere utilizzato solo per un dipendente che il team delle risorse umane e il manager credono possa beneficiare di un PIP. Non è un modo per un manager frustrato di iniziare il processo di licenziamento di un dipendente.

Potresti avere a che fare con un manager che crede che un dipendente richieda un PIP, ma tu non sei d'accordo. Fidati del tuo istinto e assicurati di spiegare se raccomanderai o meno un piano di miglioramento delle prestazioni.

Spesso scoprirai che la situazione può essere risolta senza un piano di miglioramento delle prestazioni comprendendola appieno sia dalla prospettiva del manager che del dipendente.

Un PIP dovrebbe essere utilizzato per aiutare un dipendente a migliorare un comportamento ripetitivo. Non dovrebbe essere utilizzato come strumento disciplinare o per punire o spaventare un dipendente per un'infrazione isolata.

Sviluppare un piano specifico progettato per aiutare il dipendente a migliorare

Una volta compresa la situazione e deciso di procedere con il PIP, siediti con il manager e crea il piano. Delinea specificamente quali aree il dipendente dovrebbe migliorare e sviluppa parametri realistici per loro da raggiungere.

Concentrati su alcuni elementi specifici che possono essere facilmente misurati in modo che il dipendente possa sforzarsi di migliorare. Questo impedirà al dipendente di sentirsi sopraffatto da troppi obiettivi e renderà molto più facile determinare se hanno avuto successo.

Non utilizzare mai lo stesso piano di miglioramento delle prestazioni due volte. Ogni piano dovrebbe essere progettato per le esigenze del dipendente e la situazione. Sii realistico riguardo alle aspettative del manager sul dipendente. Ricorda, questo piano dovrebbe essere progettato per dare loro ogni opportunità di successo.

Rivedere il piano con il manager e stabilire le aspettative

Ora che hai preparato tutta la documentazione, porta il manager per un incontro finale per rivedere il piano di miglioramento delle prestazioni. Valuta ogni sezione del PIP e sii specifico con il manager sul loro ruolo nel processo e su cosa significhi il completamento con successo del piano di miglioramento delle prestazioni.

Dovresti stabilire aspettative chiare con il manager su come si svolgerà il processo. Se è la tua prima volta che implementi un PIP, presta particolare attenzione a rivedere a fondo i contenuti del piano di miglioramento delle prestazioni con il manager prima di coinvolgere il dipendente.

Incontrare il dipendente e rivedere il piano di miglioramento delle prestazioni

Una volta completati i passaggi precedenti, sei pronto per incontrare il dipendente. L'incontro dovrebbe includere il manager, il dipendente e te stesso. Usa questo incontro per esaminare il loro piano di miglioramento delle prestazioni, rivedere e firmare tutta la documentazione e rispondere a qualsiasi domanda possano avere.

Dovrebbe essere chiaro ai dipendenti che questo processo li aiuterà a riuscire. Dovrebbe anche rassicurarli che sei disponibile a fornire risorse o rispondere a qualsiasi domanda durante la durata del PIP.

Monitorare i progressi del piano di miglioramento delle prestazioni

Solo perché l'incontro è finito non significa che il tuo lavoro sia finito. Non creare un piano per il dipendente e poi scomparire. Monitora da vicino i progressi del dipendente e controlla regolarmente per assicurarti che ricevano il supporto di cui hanno bisogno per avere successo.

Puoi condurre questi incontri con il manager presente o con il dipendente da solo. Discuti con tutti i soggetti coinvolti quale opzione è migliore per la situazione e procedi da lì.

Concludere e valutare l'esito del piano di miglioramento delle prestazioni

Una volta che il piano di miglioramento delle prestazioni ha fatto il suo corso, valuta il suo successo. Innanzitutto, rivedi indipendentemente i progressi del dipendente e confrontali con le aspettative stabilite nel loro PIP.

Dopo aver completato questo, incontra il manager e rivedi i dettagli insieme. Un dipendente non deve necessariamente raggiungere perfettamente ogni traguardo perché il PIP sia considerato un successo. Il manager può decidere che il piano di miglioramento delle prestazioni è stato un successo anche se tutte le aspettative non sono state soddisfatte.

Dopo aver rivisto i dettagli con il manager e deciso come procedere, porta il dipendente per discutere insieme i risultati. Se hanno avuto successo, completa la documentazione che riconosce il completamento con successo del loro piano di miglioramento delle prestazioni. Se non hanno completato il PIP come richiesto, potresti considerare di intraprendere ulteriori azioni come delineato nella documentazione originale.

Modello gratuito di piano di miglioramento delle prestazioni

Pronto a creare il tuo piano di miglioramento delle prestazioni? Può essere confuso sapere da dove iniziare o come formattare un piano d'azione. Fortunatamente, il nostro modello gratuito di PIP rende facile, mettendo tutti sulla strada del successo.

Vantaggi di un PIP

Quando fatto correttamente, l'utilizzo di un piano di miglioramento delle prestazioni all'interno della tua organizzazione porta a determinati vantaggi.

Miglioramento della cultura aziendale

Per cominciare, utilizzare un PIP quando necessario può migliorare la cultura aziendale. Poiché i piani di miglioramento delle prestazioni promuovono un senso di responsabilità, i dipendenti di tutti i dipartimenti sanno che devono soddisfare le aspettative o potenzialmente affrontare azioni disciplinari.

Questo impatta positivamente la cultura aziendale perché i tuoi dipendenti laboriosi si sentono apprezzati e che i loro sforzi sono benignamente notati. Sanno anche che tutti nel loro team sono tenuti a tirare lo stesso peso. Allo stesso modo, i dipendenti in difficoltà sanno che i manager li supporteranno se rimangono indietro su progetti o compiti fornendo loro un piano chiaro e obiettivi attuabili su come migliorare.

Alla fine della giornata, tutti i dipendenti capiranno cosa ci si aspetta da loro.

Risparmio di tempo e denaro

Le organizzazioni di tutte le forme e dimensioni sanno che se vogliono avere successo devono minimizzare i tassi di turnover dei dipendenti , poiché farlo consente di risparmiare denaro e tempo. Aiutare i dipendenti attuali a migliorare nei loro ruoli e raggiungere prestazioni di alto livello ridurrà le spese di licenziamento dei membri del team e il tempo necessario da dedicare al reclutamento dei candidati per riempire i loro ruoli.

Allo stesso tempo, un PIP previene anche la necessità di intervistare potenziali nuovi dipendenti e formarli sugli aspetti e le dinamiche dell'organizzazione e dei ruoli. Anche se un dipendente su un PIP necessita di ulteriore formazione, l'inserimento di un nuovo dipendente richiederà meno tempo ed energia.

Più efficace delle recensioni standard

Le recensioni delle prestazioni sono un passaggio necessario nella maggior parte delle aziende, ma a volte non sono efficaci come vorremmo. Ad esempio, se una recensione delle prestazioni non va necessariamente bene, raramente porta a conseguenze. Poiché non tutti reagiscono bene alle critiche costruttive, i dipendenti probabilmente crederanno che il feedback dato loro sia inaccurato. Per questo motivo, è comune che i dipendenti ignorino il feedback dato nelle recensioni delle prestazioni e continuino a lavorare e a esibirsi esattamente come facevano.

Tuttavia, inserire un dipendente in un PIP dà loro un'idea chiara di dove sono carenti e come sforzarsi di migliorare. Quando fatto correttamente, i PIP incoraggiano i dipendenti a lavorare più duramente e a raggiungere il successo.

C'è sempre spazio per migliorare

Può sembrare scoraggiante all'inizio creare e implementare nuovi processi nella tua azienda, ma una volta che hai preso la mano, sarai un passo più vicino a creare un ambiente in cui i dipendenti prosperano.

Se un dipendente non raggiunge gli obiettivi del PIP, impara come gestire il offboarding dei dipendenti nel modo giusto.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2021. È stato aggiornato con nuove informazioni.