Stai conducendo le valutazioni delle prestazioni nel modo giusto?

Quando si tratta di gestire i dipendenti, come si fa a migliorare la loro produttività e a migliorare i loro risultati?

Uno dei modi più efficaci per fare entrambe le cose, avendo anche un quadro chiaro di ciò che sta andando bene per tutti i tuoi dipendenti, è condurre una valutazione delle prestazioni alcune volte all'anno.

Una valutazione delle prestazioni, a volte chiamata anche revisione delle prestazioni o valutazione delle prestazioni, è il modo in cui la prestazione lavorativa di un dipendente viene documentata e valutata rispetto agli obiettivi e ai progetti su cui ha lavorato. Come parte di un piano di sviluppo della carriera, di solito viene condotta da un manager o supervisore come modo per fornire feedback e dare supporto quando necessario.

Le persone spesso confondono una valutazione delle prestazioni con la gestione delle prestazioni. È importante ricordare che mentre la gestione delle prestazioni include tutte le interazioni tra un supervisore e un dipendente, una valutazione delle prestazioni è un incontro regolare in cui un dipendente viene formalmente valutato dal suo supervisore.

Essenzialmente, una valutazione delle prestazioni è una piccola parte del processo di gestione delle prestazioni.

Perché le valutazioni delle prestazioni sono importanti

Le valutazioni delle prestazioni sono utili in vari modi. Per cominciare, aiutano un'organizzazione a determinare il valore e la produttività di ciascun dipendente e ciò che contribuiscono ai loro team. Inoltre, permettono al dipendente di svilupparsi ulteriormente nei propri ruoli, individuando ciò che funziona e ciò che non funziona.

Per l'organizzazione: Le valutazioni delle prestazioni possono fare la differenza nelle prestazioni di un'organizzazione.

Per il dipendente: Una valutazione delle prestazioni non è solo a beneficio dell'azienda, ma può essere vantaggiosa anche per i dipendenti. Possono utilizzare la prossima valutazione delle prestazioni lavorative per evitare di diventare passivi nel loro lavoro, prendere in mano la loro traiettoria di carriera e essere riconosciuti per l'incredibile lavoro che hanno svolto.

Tipi di valutazione delle prestazioni

Una revisione delle prestazioni dei dipendenti può essere valutata utilizzando vari metodi. Dipenderà dal tipo di organizzazione, dal ruolo che il dipendente ricopre e da quanto è coinvolto il tuo dipartimento delle risorse umane.

Tradizionale

Un metodo tradizionale di valutazione delle prestazioni è quando un manager o supervisore si siede con un dipendente per discutere delle loro prestazioni nel periodo precedente, che sia il trimestre, il semestre o l'intero anno fiscale.

La discussione si concentra sulle osservazioni che il manager ha avuto riguardo alle capacità del dipendente e alle loro prestazioni per svolgere compiti all'interno della loro descrizione del lavoro. Le prestazioni vengono valutate e poi eventuali cambiamenti riguardanti la retribuzione o il merito si basano su quella valutazione.

Revisione iniziata dal dipendente

Le revisioni iniziate dal dipendente sono quando un dipendente chiede una revisione al proprio manager. Questo è un tipo di valutazione delle prestazioni su richiesta che non dovrebbe sostituire il processo di revisione convenzionale. Invece, dovrebbe essere utilizzato per promuovere e incoraggiare una comunicazione regolare tra dipendenti e i loro manager.

Come manager, ricorda che a volte i dipendenti con problemi di fiducia o personalità tranquille possono sentirsi scoraggiati dal fare questo tipo di revisione. Dai a questi tipi di dipendenti il supporto di cui hanno bisogno e ricorda loro che le revisioni iniziate dal dipendente sono benvenute ogni volta che lo ritengono opportuno.

Auto-valutazione

Come suggerisce il nome, un'auto-valutazione all'interno del processo di valutazione delle prestazioni è quando i dipendenti in tutti i dipartimenti sono incoraggiati a prendersi la responsabilità delle loro prestazioni e valutare i loro successi, fallimenti e aree di miglioramento. Questo aiuta anche il dipendente a prepararsi a discutere ogni punto con il loro manager poiché le auto-valutazioni vengono utilizzate in combinazione con altri tipi di valutazioni.

Pur aiutando i dipendenti a prepararsi per la loro valutazione delle prestazioni e creando più dialogo nell'intervista ufficiale delle prestazioni, può anche essere piuttosto soggettivo e i dipendenti possono avere difficoltà a valutarsi troppo in alto o troppo in basso.

Feedback a 360 gradi

Il feedback a 360 gradi fa girare il mondo (capisci cosa intendo?).

Questo tipo di feedback nelle valutazioni delle prestazioni si riferisce al feedback dato a un dipendente dal loro manager, dipendenti in diversi dipartimenti, membri del team nello stesso dipartimento e il dipendente stesso.

Il feedback a 360 gradi può essere estremamente utile perché fornisce un quadro più ampio delle prestazioni di un dipendente. Tuttavia, i dipendenti corrono anche il rischio di prendere generalizzazioni ampie da fonti esterne che potrebbero non sapere come fornire feedback costruttivi o sapere tutto ciò che è realmente sul loro piatto.

Valutazione tra pari

Una valutazione tra pari è quando il lavoro e le prestazioni di un dipendente vengono valutati da altre persone all'interno del loro team o dipartimento. I colleghi spesso hanno una prospettiva unica sulle prestazioni del dipendente, rendendo questo tipo di valutazione rilevante nel processo.

Possono anche aiutare a determinare quanto bene il dipendente sia in grado di lavorare con il team e essere un contributore affidabile agli obiettivi del dipartimento. Tuttavia, l'amicizia e qualsiasi animosità tra i membri del team possono distorcere i risultati finali.

Revisione del cliente o del cliente

Questi tipi di valutazioni delle prestazioni sono condotti da un cliente o cliente. Questi possono includere clienti interni, come utenti di un prodotto all'interno di un'azienda, o clienti esterni che non fanno parte dell'azienda ma hanno interazioni regolari con il dipendente.

Valutazione negoziata

Un tipo più recente di revisione delle prestazioni è la valutazione negoziata, che è quando viene utilizzato un mediatore per moderare la valutazione delle prestazioni permettendo al soggetto di presentare per primo.

Questo tipo rende anche possibile che l'attenzione sia su ciò che il dipendente sta facendo bene prima che venga data qualsiasi critica. Una valutazione negoziata viene tipicamente utilizzata quando c'è tensione o conflitto tra un manager e i loro diretti riporti.

Valutazione psicologica

Un altro nuovo tipo di valutazione delle prestazioni e valutazione psicologica viene utilizzato per scoprire il potenziale nascosto di un dipendente. Invece di concentrarsi sul lavoro passato di un dipendente all'interno dell'organizzazione, analizza le loro prestazioni future.

Queste sono condotte da uno psicologo certificato e possono richiedere più tempo affinché il dipendente possa essere valutato in modo efficace e approfondito. Situazioni specifiche vengono valutate durante la valutazione psicologica. Ad esempio, il modo in cui un dipendente gestisce un cliente aggressivo può essere utilizzato per valutare le loro capacità di persuasione, risposta comportamentale, risposta emotiva e altro.

Come condurre una valutazione delle prestazioni

Quando si cerca di condurre una valutazione delle prestazioni nel modo giusto, ci sono alcuni passaggi chiave che puoi seguire. Ricorda che la valutazione dovrebbe essere un evento formale che si svolge ogni sei mesi o ogni anno, ma ci dovrebbero essere diverse conversazioni informali regolari tra manager e dipendente nel frattempo.

Una volta che sei pronto per iniziare il processo di valutazione delle prestazioni, segui questi passaggi.

Sii preparato

È ovvio che non dovresti mai entrare in una valutazione delle prestazioni alla cieca. È cruciale che tu prenda il tempo per valutare le prestazioni del dipendente in anticipo.

Crea un elenco di progetti che pensi siano andati bene, così come un elenco di quelli che potrebbero essere andati meglio. Prepara eventuali domande appropriate e sappi quali preoccupazioni esprimerai. Tieni presente che è normale che sia i manager che i dipendenti si sentano leggermente a disagio, ma entrare con un chiaro schema di ciò che vuoi discutere può aiutare.

Utilizza il software

Quando conduci valutazioni delle prestazioni, assicurati di semplificare il processo utilizzando software di gestione delle prestazioni. Questi strumenti possono aiutare a stabilire standard di prestazione dei dipendenti e valutare le prestazioni lavorative di un singolo dipendente. Possono anche essere utilizzati per facilitare discussioni significative e continue tra manager e diretti riporti.

Crea l'atmosfera giusta

Le valutazioni delle prestazioni possono essere informali, quindi l'atmosfera dovrebbe rifletterlo. Indipendentemente da ciò, assicurati di prenotare una sala conferenze privata o programmare una videochiamata per un orario che funzioni sia nel tuo programma che in quello del dipendente. È anche una buona idea iniziare con una conversazione generale e confortevole prima di entrare nei dettagli.

Inizia con eventuali cattive notizie

Pur potendo sembrare giusto iniziare una valutazione del dipendente con buone notizie per poi dare le cattive notizie e come un dipendente può migliorare, considera di affrontare le cattive notizie all'inizio della valutazione.

In questo modo, le informazioni positive riguardanti le buone prestazioni vengono salvate per la fine e la discussione può quindi concludersi con una nota positiva. Può anche essere confortante sapere che qualsiasi cosa negativa viene detta all'inizio, così è finita e fatta, e sia tu che il tuo dipendente potete rilassarvi andando avanti.

Punta a un feedback regolare

Una volta all'anno non è sufficiente per guidare prestazioni di successo dai tuoi dipendenti. Chiedi al tuo dipendente quanto spesso vorrebbe ricevere feedback da te e in quale tipo di ambiente lo preferisce. Come manager, affidati alla tecnologia per trovare modi diversi per entrare in contatto con i dipendenti.

Quando il feedback sulle prestazioni avviene spesso, puoi davvero martellare esattamente ciò che il dipendente sta facendo bene. Questo rinforzo positivo può fare molta strada. Oppure, se il dipendente sta lottando, individuare esattamente ciò che non funziona in anticipo può fare una grande differenza.

Dai al dipendente il tempo di parlare

La valutazione non dovrebbe mai essere unilaterale, il che significa che non dovrebbe essere solo tu a parlare tutto il tempo. Quando dai la parola al dipendente, gli permetti di togliersi qualsiasi cosa dal petto, oltre ad aiutarlo a sentirsi che i suoi pensieri e opinioni vengono ascoltati.

Dovresti anche usare domande aperte per incoraggiare una conversazione per assicurarti che abbiano il tempo di dire la loro parte delle cose.

Conduci un'auto-valutazione

Alla fine della valutazione delle prestazioni, dai al dipendente il tempo di fornirti anche un feedback. È qui che vedrai come le cose appaiono dal loro punto di vista e dove ti faranno sapere se ci sono aree in cui potresti fornire loro più supporto o fare meglio come loro supervisore. Ricorda di mantenere una mente aperta qui e ascoltare qualsiasi modo in cui potresti mancare il bersaglio.

Concorda un piano d'azione

Una volta che concludi la valutazione delle prestazioni del dipendente con una nota positiva, assicurati di giungere a una conclusione su come procedere. Disegna un piano chiaro per eventuali progetti futuri, obiettivi aziendali complessivi e come il dipendente giocherà un ruolo.

Inoltre, fissa una data per il prossimo check-in, cosa discuterai e gli obiettivi che dovrebbero aver raggiunto entro allora. Ricorda di mantenerli più frequenti rispetto a condurre solo revisioni annuali. Una comunicazione efficace può fare molta strada per supportare sia le prestazioni lavorative del dipendente che gli obiettivi organizzativi.

Documenta i risultati

Infine, vorrai ricordarti di tenere adeguate note mentre documenti i risultati di tutte le valutazioni delle prestazioni che conduci. Queste note aiuteranno sia il valutatore che le risorse umane quando si prendono decisioni riguardo alla definizione degli obiettivi, alla promozione di dipendenti specifici per il loro sviluppo di carriera e ai cambiamenti nella retribuzione.

Inizia a potenziare i tuoi dipendenti

Come supervisore, le valutazioni delle prestazioni sono il metodo collaudato per arrivare al fondo di ciò che funziona, cosa non funziona e capire come puoi supportare meglio i tuoi dipendenti. Lavora con il team delle risorse umane della tua organizzazione per condividere i risultati in modo da poter supportare meglio gli obiettivi a breve e lungo termine dell'azienda.

Oltre al merito, dopo una brillante valutazione delle prestazioni, considera di premiare un compagno di squadra ad alte prestazioni con un bonus per i dipendenti.