Guida all'acquisto del software LIMS 2024 | G2

Che cos'è il software LIMS? 

Un sistema di gestione delle informazioni di laboratorio (LIMS), noto anche come LMS (sistema di gestione del laboratorio) o LIS (sistema di informazione di laboratorio), gestisce i flussi di lavoro, l'amministrazione, le finanze e le operazioni di un laboratorio. A seconda delle esigenze, del focus della ricerca e delle funzionalità del tuo laboratorio, le caratteristiche del LIMS possono variare notevolmente tra le soluzioni dei fornitori. Inoltre, il software LIMS attuale si è evoluto oltre le capacità iniziali di raccolta e tracciamento dei dati dei primi LIMS degli anni '80. Ora, il LIMS consente ai laboratori di standardizzare i flussi di lavoro e il processo di raccolta dati e di garantire la corretta calibrazione e funzionamento delle attrezzature di laboratorio. Con il software LIMS, i ricercatori e gli scienziati non devono registrare manualmente o tenere traccia dei dati per alcun controllo qualità o audit, spostando il loro focus dai compiti amministrativi a lavori più preziosi.

Vantaggi chiave del LIMS: 

• Aumenta la produttività e l'efficienza all'interno di un laboratorio definendo i flussi di lavoro e automatizzando i compiti standard e la registrazione dei dati
• Migliora gli sforzi di conformità e l'integrità dei dati riducendo il margine di errore umano
• Centralizza e standardizza l'archiviazione delle informazioni sui campioni per un facile accesso e un uso efficace
• Interfaccia con attrezzature, strumenti e risorse di laboratorio standard
• Fornisce integrazione diretta o supporta l'integrazione di terze parti con software di fatturazione per consentire una gestione finanziaria accurata ed efficiente

Perché usare il software LIMS?

Molti laboratori si affidano ancora ai fogli di calcolo per organizzare e archiviare i loro dati di ricerca. Sebbene le opzioni (come Excel) possano funzionare per laboratori più piccoli, questo metodo non è scalabile o personalizzabile per le sfumature di specifiche industrie e richiede un enorme sforzo manuale. Le soluzioni LIMS semplificano la registrazione e l'elaborazione dei dati raccolti, archiviati e analizzati da laboratori di ricerca, clinici, industriali o di altro tipo. Gli strumenti LIMS possono gestire abilmente le enormi quantità di dati che entrano ed escono dai laboratori, riducendo significativamente il tempo necessario agli esseri umani per caricare e tracciare qualsiasi dato campione che fluisce dentro e fuori da un laboratorio. Inoltre, i LIMS garantiscono che i laboratori mantengano le loro operazioni efficienti e soddisfino i requisiti normativi come le Buone Pratiche di Fabbricazione (GMP), la Food and Drug Administration (FDA), il 21 CFR (Codice dei Regolamenti Federali) Parte 11 e le Buone Pratiche di Laboratorio (GLP). Con il software LIMS, i laboratori possono tenere traccia delle forniture, delle certificazioni, degli aggiornamenti degli strumenti e dei dati sul campo.

• Precisione - I laboratori si affidano al software LIMS per produrre risultati e processi più accurati che possono essere ripetuti. Un software LIMS può gestire la programmazione dei test, la calibrazione degli strumenti, il monitoraggio e la manutenzione delle attrezzature e lo stock dell'inventario.
• Efficienza - Le soluzioni LIMS aiutano ad automatizzare le operazioni di laboratorio, dalla registrazione dei dati alla manutenzione degli strumenti fino alla semplificazione dei flussi di lavoro. L'automazione del sistema riduce i margini di errore umano, aiuta a creare una traccia di audit e offre una soluzione efficace per la gestione dei dati.
• Gestione del laboratorio - Ogni sistema LIMS ha la capacità di trasformare i processi di gestione dei campioni di un laboratorio. Inoltre, un LIMS organizza le operazioni di laboratorio, inclusi i compiti ripetitivi e regolarmente ricorrenti come il rispetto degli standard di conformità, normativi e di privacy.

Chi usa il software LIMS?

Sebbene esistano alcuni LIMS "taglia unica", sono la minoranza. Oggi, esistono software LIMS specializzati per quasi ogni tipo di laboratorio. Inoltre, la maggior parte delle soluzioni LIMS si integra perfettamente con le attrezzature fisiche di laboratorio, gli strumenti e altre soluzioni specifiche per il laboratorio per servire meglio le esigenze dei laboratori. Questo è utile, considerando che tutti i lavoratori di laboratorio, scienziati, ricercatori e personale di supporto entreranno in contatto con il LIMS, indipendentemente dal loro ruolo. Il personale di controllo qualità e garanzia qualità, i supervisori di laboratorio, i professionisti IT, gli scienziati e i ricercatori beneficiano della precisione, efficienza e trasparenza facilitata dal software LIMS.

Tipi di LIMS

Le differenze tra i LIMS dipendono dalle offerte dei fornitori e dalle esigenze del settore. Ad esempio, il focus di un laboratorio alimentare e delle bevande differisce dal focus di un laboratorio industriale. Ci sono anche differenze tra i laboratori clinici e quelli di ricerca e sviluppo (R&D).

Il modo più semplice per differenziare le app LIMS è per tipo di applicazione e tipo di distribuzione. I LIMS possono essere distribuiti in sede, nel cloud o da remoto.

• In sede - I LIMS in sede vengono acquistati, installati ed eseguiti su server di proprietà e situati nel sito effettivo della struttura del laboratorio. Lo svantaggio del software in sede è che è dispendioso in termini di tempo e costoso da implementare e gestire. Inoltre, le soluzioni in sede mettono a dura prova la condivisione senza soluzione di continuità dei dati o il potenziale di scalabilità.
• Cloud SaaS - Il software cloud come servizio (cloud SaaS) LIMS consente agli utenti di abbonarsi alla soluzione senza dover possedere permanentemente né il sistema né il server per operare il LIMS. Il cloud SaaS LIMS richiede una connessione sicura per far funzionare la licenza del sistema. Un LIMS basato su cloud vive e muore in base al livello di supporto clienti che il fornitore offre ai suoi clienti.
• Ospitato da remoto - Il software LIMS ospitato da remoto vive tra una soluzione in sede e una basata su cloud: mentre il laboratorio possederebbe permanentemente il LIMS acquistato, il software è installato e ospitato in un centro dati remoto, il che allevia qualsiasi esigenza di gestione dell'infrastruttura o IT.

Caratteristiche del software LIMS

Sebbene i LIMS si siano evoluti dalla loro prima iterazione, aggiungendo una vasta gamma di funzionalità, qualsiasi LIMS efficace deve essere in grado di tracciare e gestire i campioni, interrogare e riportare i risultati dei campioni e creare visibilità tra le attrezzature di laboratorio e l'inventario. Qualsiasi altra funzionalità sarà un bonus: pianificazione delle risorse aziendali, analisi avanzata dei dati e qualsiasi funzionalità specifica del settore. Le funzioni di base, quindi, sono le seguenti:

• Gestione dei campioni  - Tutti i LIMS dovrebbero offrire funzionalità di gestione dei campioni, che è il motivo più comune per cui i laboratori si rivolgono ai LIMS. La funzione di gestione dei campioni aiuta i laboratori a mantenere registri accurati di ciascun campione, dall'accettazione alla lavorazione fino all'archiviazione. I LIMS minimizzano il rischio di etichettatura errata, contaminazione, smarrimento o qualsiasi altro errore umano.
• Gestione dei flussi di lavoro - I LIMS semplificano e possono automatizzare i flussi di lavoro di laboratorio. I LIMS possono assegnare compiti e test ai ricercatori, definire e standardizzare i processi di flusso di lavoro e creare punti di test essenziali in qualsiasi fase del flusso di lavoro.
• Gestione dell'inventario - Il personale di laboratorio deve tenere traccia accurata dei campioni, delle attrezzature e degli strumenti utilizzati nei laboratori. È un uso non necessario delle risorse tenere traccia manualmente dell'inventario, e fortunatamente, i LIMS automatizzano completamente quel processo.
• Reportistica - Un vantaggio significativo dei LIMS è la loro capacità di mantenere, automatizzare e distribuire report in modo accurato e tempestivo. Tenere traccia dei campioni, dell'inventario e dei dati di elaborazione è una caratteristica attesa dei LIMS, e i report che possono essere generati con il software sono vitali per ottimizzare le operazioni di laboratorio e fornire una traccia di audit per l'attività di laboratorio.

Caratteristiche aggiuntive del LIMS

• Supporto - Il supporto del fornitore per l'implementazione e la distribuzione di un LIMS è utile per l'adozione a lungo termine senza problemi del sistema in qualsiasi laboratorio. Sebbene i fornitori abbiano capito che il software LIMS moderno deve essere user-friendly e intuitivo, rimane comunque una tecnologia complessa, in particolare se un laboratorio vuole essere in grado di utilizzarlo al massimo delle sue potenzialità.
• ELN - C'era una netta differenza tra LIMS e quaderni di laboratorio elettronici (ELN), ma sempre più spesso, i LIMS vengono forniti con funzionalità ELN integrate. La funzionalità ELN supporta ulteriormente qualsiasi esigenza di documentazione e archiviazione di note di un laboratorio.

Tendenze relative al software LIMS

• Nuove regolamentazioni - I laboratori rientrano nella giurisdizione degli enti regolatori. I laboratori alimentari, delle bevande e farmaceutici devono allinearsi con le normative FDA, e i laboratori clinici e biotecnologici devono allinearsi con i National Institutes of Health (NIH) e i Centers for Disease Control and Prevention (CDC), ad esempio. Le opportunità di finanziamento e le restrizioni influenzano la capacità di un laboratorio di innovare e produrre nuovi prodotti. I LIMS devono evolversi per supportare tali misure di conformità e qualsiasi altra supervisione stretta risultante da questioni normative in evoluzione.
• Prodotti pronti all'uso - I clienti LIMS sono sempre più disposti (e più propensi a voler) adottare software pronti all'uso che non siano altamente personalizzati. In risposta, i fornitori dovrebbero offrire versioni più standardizzate dei loro LIMS che richiedano aggiornamenti ogni volta che nuove tecnologie influenzano le industrie che si affidano ai dati di laboratorio. Un software LIMS più standardizzato offre il potenziale per facilitare tali aggiornamenti così come qualsiasi processo di implementazione e installazione.

Problemi potenziali con il software LIMS

• Troppo personalizzato - I fornitori di LIMS hanno risposto alle esigenze individuali dei loro clienti adattando i loro sistemi a richieste altamente specifiche. Lo svantaggio di tale personalizzazione è che il prodotto base è diventato molto meno sviluppato e carente di funzionalità senza uno strato di personalizzazione. Un altro problema, simile agli EHR, è che un software altamente personalizzato non può scalare o aggiornarsi a nuove versioni senza un significativo esaurimento delle risorse.
• Non esiste una taglia unica per tutti - Sebbene le piattaforme LIMS siano cresciute oltre la loro funzionalità iniziale di registrazione ed elaborazione dei dati campione, poiché specifiche industrie necessitano di cose diverse dai loro LIMS, un LIMS "taglia unica" non è realistico o utile per nessun laboratorio. I laboratori dovrebbero adottare il LIMS che meglio si adatta alle loro esigenze e ha la capacità di crescere con loro. Lo scenario migliore è implementare il LIMS che si allinea con le priorità del tuo laboratorio e può essere configurato per integrarsi con software di laboratorio supplementari.
• Difficoltà di implementazione - I LIMS sono complessi. Dettagli come i tipi di laboratori che il fornitore supporta regolarmente e quanto è personalizzato il LIMS influenzano il processo di implementazione. Qualcosa da considerare è anche coinvolgere i giusti stakeholder prima di acquistare il LIMS e determinare quale tipo di distribuzione richiede il tuo laboratorio. Non considerare questi tipi di dettagli introduce la possibilità molto reale di compromettere il successo dell'implementazione del LIMS.

Software e servizi correlati al software LIMS

• Quaderno di laboratorio elettronico (ELN)  - I quaderni di laboratorio elettronici (ELN) sono versioni digitalizzate dei quaderni cartacei che i ricercatori di laboratorio riempivano precedentemente con dati di laboratorio. Il software ELN aiuta a standardizzare il lavoro di laboratorio, promuove la collaborazione e migliora la qualità dei dati. Alcune soluzioni LIMS offrono funzionalità ELN, e alcune offrono un'integrazione senza soluzione di continuità con ELN rilevanti per l'industria.
• Gestione della qualità (QMS) - Il software di gestione della qualità (QMS) può essere utilizzato in qualsiasi settore che subisce audit regolari. Le industrie manifatturiere, di fornitura, di dispositivi medici e alimentari e delle bevande sfruttano tutte il QMS per tenere meglio traccia, archiviare e mantenere dati auditabili. Alcuni laboratori sono regolarmente sottoposti ad audit, e non tutti i software LIMS sono dotati di funzionalità di reportistica o gestione dei dati abbastanza robuste da gestire compiti di conformità o regolamentazione. È in questi casi che l'integrazione con il QMS sarà utile.