I dipartimenti delle risorse umane sono in una posizione unica per supervisionare software di monitoraggio dei dipendenti come strumento per gestire la responsabilità legale, l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti e affrontare le opportunità di sviluppo. Tuttavia, i dipendenti stanno diventando sempre più scettici riguardo al suo utilizzo nella loro vita lavorativa quotidiana e a come i dati vengono interpretati. Il malcontento tra la popolazione lavorativa continua a crescere, e i legislatori statali hanno notato questo e hanno iniziato a emanare leggi per contrastare gli abusi.

Monitorare le prestazioni in mezzo alla diffidenza dei dipendenti

Quando i dipendenti sentono parlare di software di monitoraggio dei dipendenti (EM), molti lo associano immediatamente alla sorveglianza sul posto di lavoro. Un esempio di sorveglianza sul posto di lavoro sarebbe la controversia di Away del 2019, dove The Verge ha riportato una cultura aziendale tossica. L'amministratore delegato dell'epoca ha avuto accesso a una chat privata dei dipendenti su Slack e ha iniziato a licenziare i dipendenti che parlavano negativamente della leadership.

I dipendenti temono regolarmente che i loro commenti possano essere fraintesi da un superiore, il che porterebbe a formulare un'opinione negativa su di loro. Ora, la gamma di giudizio si espande a quasi tutti i comportamenti tracciabili che possono essere misurati utilizzando il software di monitoraggio dei dipendenti. Considerando che la maggior parte dei dipendenti non è a conoscenza di come vengono misurati e quale sia la prestazione di base, un'intensa sospetto è una risposta normale.

La crescente rilevanza del software di monitoraggio dei dipendenti

Il software di monitoraggio dei dipendenti esisteva già prima della pandemia. Tuttavia, l'interesse per il prodotto è aumentato dalla diffusione del lavoro ibrido e remoto causata dalla pandemia. L'implementazione del lavoro remoto come norma ha completamente sconvolto il modo in cui i manager e i leader aziendali interagiscono con le norme d'ufficio (o la loro mancanza). I motivi più comuni per cui i manager adottano questi prodotti sono monitorare la produttività, la gestione della forza lavoro, la sicurezza dei dati, la responsabilità legale, l'engagement dei dipendenti e la cultura del lavoro.

Un recente studio pubblicato il 23 gennaio 2023, ha mostrato che il 60% delle aziende con dipendenti remoti utilizza software di monitoraggio. La maggior parte dei software di monitoraggio dei dipendenti osserva i comportamenti e le azioni dei dipendenti sul loro computer per garantire che non stiano svolgendo attività non pertinenti al lavoro, come scorrere i social media o essere lontani dalla tastiera (AFK) durante l'orario lavorativo. Strumenti di monitoraggio più sofisticati possono includere l'attivazione remota della fotocamera del laptop, il tracciamento GPS e l'analisi del sentiment delle comunicazioni con colleghi o clienti.

Anche i dati di G2 supportano fortemente questa tendenza al rialzo. Come misura dell'interesse per il prodotto, dal 2020, il traffico dei visitatori alla categoria Software di Monitoraggio dei Dipendenti su G2 è aumentato di un incredibile 500%.

Mano guida o Occhio di Sauron? Rischi e sfide

La maggior parte dei dipendenti vede il software di monitoraggio dei dipendenti con sospetto, e a ragione. C'è pochissima trasparenza su come vengono misurati, le capacità del software e come verranno utilizzati i dati. Questo malcontento è stato anche sospettato di essere un fattore che contribuisce al fenomeno delle grandi dimissioni. Tuttavia, è questa la sfiducia nel software o la sfiducia nella gestione?

In alcuni casi, l'uso del software di monitoraggio dei dipendenti è giustificabile. I diversi dipartimenti utilizzeranno strumenti di monitoraggio dei dipendenti a seconda delle loro responsabilità dipartimentali. La maggior parte del personale manageriale nei ricavi vede l'EM come un'opportunità per aumentare la produttività, migliorare il loro margine di profitto, controllare la qualità e ridurre le attività non legate al lavoro.

I dipartimenti delle risorse umane hanno la responsabilità di guidare e mantenere la cultura aziendale. È ben all'interno delle competenze delle risorse umane valutare quanto spesso i dipendenti utilizzano il PTO, fanno pause pranzo e hanno un cattivo equilibrio tra lavoro e vita privata. Le soluzioni di monitoraggio dei dipendenti possono anche essere viste come un'opportunità per migliorare il morale dei dipendenti, la fidelizzazione, la conformità, le iniziative DEI (Diversità, Equità, Inclusione) e la cultura del lavoro. Ad esempio, i dipendenti appartenenti a minoranze cambiano codice con maggiore regolarità con alcuni membri del personale rispetto ad altri?

Queste informazioni possono anche essere utilizzate per limitare l'abuso manageriale e per costruire un ambiente di lavoro più sano. I manager con team ad alte prestazioni possono anche essere controllati per un basso equilibrio tra lavoro e vita privata (non solo auto-segnalato). I manager con team ad alte prestazioni e un buon equilibrio tra lavoro e vita privata possono essere situati per diventare leader aziendali poiché avranno un effetto dall'alto verso il basso nel migliorare la cultura aziendale.

L'utilizzo del software di monitoraggio dei dipendenti dovrebbe essere pianificato e organizzato con cura con l'intento di utilizzare le informazioni in una capacità ufficiale. Anche i dipartimenti legali dovrebbero essere coinvolti in una certa misura. Dovrebbero essere scritti protocolli per considerare le implicazioni di come verranno utilizzati i dati.

Preoccupazioni legali serie all'orizzonte

Questa insoddisfazione per il monitoraggio dei dipendenti è diventata una tale preoccupazione che alcuni legislatori hanno iniziato a definire responsabilità legale per i datori di lavoro che utilizzano software di monitoraggio dei dipendenti.

I legislatori statali hanno già iniziato a imporre limitazioni alle azioni di monitoraggio dei dipendenti eseguite dalle aziende. Le leggi che impongono l'avviso ai dipendenti quando vengono sorvegliati sono già state approvate a New York (S2628), Connecticut (Sezione 31-48d) e Delaware (Titolo 19 § 705). Questo è un'affermazione sorprendentemente forte da parte dei legislatori statali poiché le precedenti leggi sulla privacy dei dati includevano limitazioni di supervisione sulla responsabilità per soddisfare le esigenze aziendali (ad esempio, CCPA, CPRA). Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati dell'Unione Europea (GDPR) protegge già i dipendenti dal software di monitoraggio discreto.

La California, sede della Silicon Valley, ha tentato e fallito di introdurre il Workplace Technology Accountability Act (AB-1651) nell'aprile 2022. Avrebbe richiesto ai dipendenti di essere informati quando vengono monitorati e di consentire ai dipendenti di visualizzare e correggere i propri dati. L'atto era anche tecnologicamente abbastanza completo da vietare il monitoraggio fuori servizio e dei dispositivi personali, la tecnologia di riconoscimento facciale e gli algoritmi di prestazione automatizzati.

I datori di lavoro che intendono implementare software di monitoraggio dei dipendenti sono fortemente consigliati di consultare i loro dipartimenti delle risorse umane e legali prima dell'implementazione. Un'altra considerazione importante è che il linguaggio non specifica come il lavoro remoto influenzerà le giurisdizioni che verranno interpretate quando i dipendenti remoti viaggiano in tutto il paese, o anche nel mondo.

Il futuro del software di monitoraggio dei dipendenti

La crescente popolarità del software di monitoraggio dei dipendenti a causa della normalizzazione del lavoro remoto è vista con sospetto da molti dipendenti a causa della mancanza di trasparenza su come vengono misurati e come le informazioni vengono interpretate. I dipartimenti delle risorse umane possono utilizzare questo software per migliorare la cultura aziendale e limitare l'abuso manageriale. L'opportunità dovrebbe essere implementata con procedure operative standard pianificate come controlli ed equilibri sulle pratiche EM esistenti nei dipartimenti dei ricavi.

I legislatori statali hanno preso nota del malcontento con questo software e hanno iniziato a emanare leggi per limitarne l'uso. I dipendenti europei sono protetti dal GDPR. Andando avanti, le aziende dovrebbero consultarsi con i loro dipartimenti legali e delle risorse umane sulle leggi e i regolamenti che governano l'uso delle soluzioni di monitoraggio dei dipendenti.

Modificato da Jigmee Bhutia