Come progettare un programma per eventi che gli ospiti apprezzeranno

C'è molto a cui pensare quando si pianifica un evento, che sia per 10 persone o per 1.000 persone. Dalla sede e il catering ai relatori e al programma dell'evento, la tua conferenza, fiera, workshop o gala deve essere ben organizzata.

Un'area importante che non dovresti mai trascurare è il programma dell'evento. Anche nel mondo digitale di oggi, avere un opuscolo fisico con tutte le informazioni importanti che i tuoi ospiti potrebbero aver bisogno di sapere è essenziale. Puoi anche abbinarlo a un'app per i tuoi partecipanti più tecnologici!

L'obiettivo di un programma dell'evento è fornire ai partecipanti una migliore comprensione di cosa aspettarsi dall'evento in modo che possano gestire il loro tempo di conseguenza. Sono una parte essenziale della pianificazione dell'evento e possono essere creati tipicamente in software di pianificazione eventi in anticipo. Questo rende più facile per il team dell'evento rivedere e aggiornare secondo necessità durante il processo di pianificazione e distribuire i programmi dell'evento ai partecipanti prima che l'evento inizi.

Tipi di programmi dell'evento

La maggior parte dei programmi dell'evento sono stati tradizionalmente in formato fisico, come un opuscolo o un volantino. A seconda del tipo di evento, questi opuscoli possono essere utilizzati per rivedere le informazioni sui relatori o sugli sponsor in seguito o come ricordo per i partecipanti. Questo formato è ancora una scelta popolare per molti eventi, ma le opzioni aggiuntive includono:

• Un'app per eventi: Oggigiorno, gli organizzatori di eventi utilizzano un programma dell'evento fisico e digitale per mantenere tutti i dettagli accessibili in qualsiasi momento. Le app sono un ottimo modo per evitare confusione se gli ospiti perdono il loro opuscolo cartaceo o semplicemente preferiscono avere le informazioni sul loro telefono. Molte app per eventi ora offrono agli ospiti la possibilità di selezionare individualmente quali sessioni di relatori seguire se si tratta di una grande conferenza, il che significa che possono costruire un programma personalizzato che si sincronizza con il loro calendario.
• Una pagina web accessibile tramite codice QR: Un codice QR aggiunto all'ID dell'evento può essere una grande alternativa a un'app standalone. Tutte le informazioni elencate in un programma fisico possono essere replicate digitalmente su questa pagina di atterraggio dell'evento e poi accessibili tramite dispositivi intelligenti attraverso il codice QR.
• Cartelli o segnaletica presso la sede: Avere i dettagli del programma dell'evento annotati su cartelli intorno alla tua sede può essere utile per gli ospiti che cercano informazioni rapidamente. Che tu stia cercando di indirizzare le persone alla stanza corretta o di dare loro un'anteprima degli eventi in arrivo quel giorno, questi sono utili in uno spazio grande con più location.

Perché i programmi dell'evento sono importanti

Un programma dell'evento può sembrare superfluo quando sei nel processo di pianificazione, ma è una parte vitale dell'evento. Questi programmi aiutano a strutturare e organizzare il tuo evento, aiutando gli ospiti a orientarsi ed evitare qualsiasi confusione su dove dovrebbero essere.

Aiutano le persone a gestire il loro tempo

Avere tutti i tuoi ospiti nel posto giusto al momento giusto è essenziale, specialmente se hai più opzioni per relatori e workshop o riprendere dopo una lunga pausa come il pranzo. Il tuo programma dell'evento è la risorsa di riferimento per i partecipanti per sapere cosa sta succedendo e cosa possono aspettarsi che la giornata sembri.

Creano entusiasmo

Le persone amano sapere cosa sta per arrivare e iniziare ad aspettarlo con ansia, quindi progetta il tuo programma dell'evento per costruire quell'anticipazione fin dall'inizio. Supponiamo che tu stia rilasciando qualsiasi informazione sul programma in anticipo. In tal caso, questo può anche aumentare la tua partecipazione complessiva se le persone vedono che l'evento è ben organizzato e ha sessioni o attività a cui sono desiderosi di partecipare.

Contengono informazioni importanti

Dettagli come orari, luoghi o informazioni di contatto per gli organizzatori dell'evento dovrebbero essere tutti componenti chiave del tuo programma dell'evento. Includere una sezione FAQ può anche essere utile. Se stai utilizzando un formato digitale, consentire agli ospiti e ai partecipanti di inviare le loro domande in anticipo e durante l'evento può creare un programma dell'evento più efficace.

Costruiscono relazioni con gli sponsor

Il programma dell'evento è il luogo per evidenziare chi sta supportando l'evento e mostrare il tuo apprezzamento. Questa è una forma importante di marketing per molte aziende, specialmente in grandi conferenze, poiché tutti i partecipanti cercheranno informazioni sulla loro azienda. Quindi assicurati di mantenere i tuoi sponsor felici con un programma dell'evento ben progettato che ritengano degno dell'investimento che hanno fatto.

Migliorano l'immagine del tuo marchio

Come organizzatore dell'evento, tutto ciò che fai si riflette sul tuo marchio. Un programma dell'evento pensato e informativo fa sembrare la tua azienda professionale e organizzata e può aiutarti a distinguerti dai concorrenti che potrebbero ospitare eventi simili. Vuoi sempre che i tuoi partecipanti lascino l'evento con una visione positiva della tua azienda, e il programma dell'evento è una piccola ma vitale parte dell'instaurare quell'immagine del marchio per i tuoi ospiti.

Migliori pratiche per progettare un programma dell'evento

Che tu stia lavorando con un designer grafico esterno o stia mettendo insieme il tuo programma dell'evento internamente, ci sono diversi importanti consigli di design che vorrai tenere a mente mentre stai costruendo il tuo programma dell'evento.

Anche se può sembrare semplice, concentrarsi sui piccoli dettagli può portare il tuo programma da buono a eccellente e lasciare i tuoi ospiti con un'impressione eccellente e duratura. Tali dettagli includono:

• Visivi interessanti: Grafica, illustrazioni o anche foto possono rendere il tuo programma dell'evento più che semplicemente informativo. Possono essere un buon punto di discussione tra gli ospiti o i partecipanti e un altro modo per rafforzare la tua identità di marchio visivamente.
• Tipografia: Non c'è niente di peggio che esagerare con il numero di font diversi nel tuo programma dell'evento e renderlo difficile da leggere per i partecipanti. Dopotutto, l'intero punto di un programma dell'evento è aiutarli! Attieniti a 2 o 3 font della stessa o simile famiglia di font per variare il tuo testo ma mantenerlo comunque lineare e visivamente piacevole.
• Liste e testo bloccato: Il tuo programma dell'evento conterrà probabilmente molte informazioni, quindi suddividi grandi sezioni di testo in blocchi o utilizza un formato di lista puntata. Questo rende i dettagli più facili da leggere e comprendere. Non aver paura dello spazio bianco, poiché può essere un buon posto per i partecipanti per annotare appunti o promemoria mentre sono al tuo evento.
• Pieghe e dimensioni sperimentali: Non devi attenerti a un opuscolo standard a metà piega se non funziona bene per il tuo tipo di evento. Prova formati diversi come un opuscolo a tre pieghe o uno stile a fisarmonica per rendere il tuo programma dell'evento veramente unico e distintivo.

Creare un piccolo libro per il tuo grande evento

I programmi dell'evento valgono il tempo e il denaro investiti come elemento aggiuntivo al tuo evento. Non solo sono necessari per fornire ai tuoi ospiti tutte le informazioni di cui hanno bisogno, ma sono un pezzo aggiuntivo al puzzle più grande che rende il tuo evento un successo.

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